Hangende aanvragen beheren


  • Aanvragen in de wachtrij verschijnen niet automatisch in de Pick From Shelf en genereren geen mail/print.
    Daarom heel belangrijk: controleer regelmatig (dagelijks/wekelijks afhankelijk van de hoeveelheid aanvragen in jouw bib) de “monitor requests & item processes” om achterliggende aanvragen op te sporen en af te handelen! Zie punt 3 en 4.
  • Annulaties op items die reeds in behandeling zijn (Scan In/Next Step) maken dat items verkeerdelijk niet beschikbaar zijn (“Item not in place”) en blijven hangen.
  • Sommige aanvragen zijn hierom niet te vinden in de “monitor requests & item processes”. Hiervoor dient eerst een Scan In te gebeuren.
    Daarom heel belangrijk: controleer regelmatig (dagelijks/wekelijks afhankelijk van de hoeveelheid aanvragen in jouw bib) via Advanced Search welke items beschikbaar gemaakt zouden mogen worden! Zie punt 5

Contents

  1. Achtereenvolgende SOD-aanvragen op hetzelfde item
  2. SOD-aanvraag volgend op fysieke aanvraag
  5. Problematische statussen die hangende aanvragen creëren en andere issues

Achtereenvolgende SOD-aanvragen op hetzelfde item

Op sommige titels is een wachtrij van aanvragen voor scans – deze requests worden niet automatisch geactiveerd na behandeling van de eerste aanvraag en verdwijnen dus uit de Pick up from Shelf (want ze werden voor de eerste aanvraag al uit het rek gehaald). Via Fulfillment > Monitor Requests & Item Processes kan je controleren of er achterliggende aanvragen zijn. Je kunt onder meer filteren op
  • Active/All
  • Resource Sharing Requests Yes/No
  • Facets: workflow step/process type; owner; pick up
Klik in de facetten links bij Request/Process Type op Patron digitization request en vervolgens bij Pickup location op je eigen balie.

Image Placeholder

Als het cijfer in de queue 1 of hoger is, is dit een achterliggende aanvraag.

Image Placeholder

Wanneer je op Edit klikt, krijg je de details van de aanvraag te zien. Klik daarna wel steeds op Cancel. Je hoeft deze aanvraag niet per se te activeren (dat bespaart ook papier). Als je de tweede scan gemaakt hebt, kan je die gewoon verwerken via Deliver Digital Documents en het copy-pasten van de Request ID (of eventueel scannen van deze code vanaf het aanvraagformulier indien geprint) of, via de lange route, door nog eens de barcode van het boek in te scannen.

Image Placeholder

Wil je toch een nieuw blad uit de printer laten komen, klik dan op het cijfer in de queue en vervolgens op de 3 puntjes en Activate.

Image Placeholder

Achterliggende aanvragen kan je behalve via de Monitor ook nog via andere wegen ontdekken:
  • Vanuit Pick From Shelf (zie 3.1)
  • Na Scan In (zie 3.2)

SOD-aanvraag volgend op fysieke aanvraag

Een scanaanvraag kan in de wachtrij ook volgen op een actieve physical item request (in status Pick From Shelf/on Hold Shelf/in Transit; niet van een item dat in leen is)! Dit is steeds zichtbaar in de eerste kolom van de request queue: request type:

Image Placeholder

In deze gevallen kunnen scanaanvragen meestal niet direct behandeld worden (bijvoorbeeld in/onderweg van/naar een andere bibliotheek). De aanvragen in de wachtrij direct activeren geeft verwarring: een item dat via IT in een andere bib is wordt bijvoorbeeld ten onrechte ingecheckt in de owning library!

  • Is het item niet in de eigen bibliotheek (IT): volg de wachtrij (dagelijks) op via optie 3.3 hieronder(NB: het is mogelijk dat de SOD-aanvraag automatisch geannuleerd wordt bij aankomst van het item in de pick-up IT-library. Is dat het geval: graag melden aan Libis helpdesk.)
  • Is het item nog in de eigen bib (nog niet verzonden of op de lokale hold shelf):
    • Scans kunnen gemaakt worden en verzonden via Deliver Digital Documents (dus via request ID i.p.v. item barcode). De flow van de voorgaande aanvraag wordt op die manier niet verstoord.
    • Indien je een note zou willen toevoegen: verzend de scans per mail (niet via de Alma-Scan-in-flow!). De slapende scanaanvragen kunnen dan via Cancel > Reason: request switched uit de wachtrij gehaald worden.

Hoe SOD-aanvragen in de wachtrij opsporen?

Checken/activeren van direct te behandelen wachtrij-aanvragen kan gebeuren op 3 momenten/3 manieren:

Vanuit Pick from Shelf

(vóór afhaling uit rek/scannen)

Klik steeds op het getal ‘1’ bij Requests – er kunnen meerdere aanvragen op dit item zijn, ook bij N=1!

Image Placeholder

Kies voor ‘Activate’: het aanvraagformulier wordt geprint en gemaild

Image Placeholder

Na Scan In

(vóór terugplaatsing in het rek; er kunnen na de check via optie 3.1/pick up/scan nieuwe aanvragen zijn geplaatst)

Bekijk ‘Place in Queue’ en klik op het cijfer van de wachtrij

Image Placeholder
Kies via de puntjes voor Activate:

Image Placeholder

Via Fulfilment > Monitor Requests and Item Processes

Filter binnen ‘Active’ aanvragen op je eigen Pickup Location (Balie [bib]) en Workflow Step ‘Undefined’

Image Placeholder
Als je dan klikt op wachtrij, zie je de aanvragen in de wachtrij. Opgelet! Een scanaanvraag kan in de wachtrij ook volgen op een actieve physical item request (in status Pick From Shelf/on Hold Shelf/in Transit; niet van een item dat in leen is)! Dit is steeds zichtbaar in de eerste kolom van de request queue: request type.

Kun je de aanvraag behandelen (aanvraag volgend op scanaanvraag), dan kun je via de puntjes kiezen voor Activate:

Image Placeholder

De Workflow Step Status wordt dan Pick From Shelf.

Via deze optie komen o.a. ook wachtrij-aanvragen in beeld die volgen op een physical item request die in eigen/andere IT-bib reeds in behandeling is (en die je in veel gevallen niet via optie 3.1 of 3.2 krijgt te zien wegens latere plaatsing). Check dit dus regelmatig.

Let op! Als je vanuit Monitor Requests aanvragen wil opzoeken in de Pick From Shelf-fase moet gezocht worden op titel en niet op barcode.

Oude aanvragen in de wachtrij opvolgen

Grote opruimoperatie

Het is nuttig om eenmalig een grote opruimoperatie van de wachtrij te doen, zodat je een beter overzicht hebt van de actuele situatie en van (hangende) aanvragen die al lang actief zijn.

Ga hiervoor via Fulfilment > Monitor Requests and Item Processes: Filter binnen ‘Active’ aanvragen op Owner (eigen bib) en trek een excel. Bekijk alle (hangende) aanvragen en Item Processes en sorteer bijvoorbeeld op Request Date.

Regelmatig onderhoud

Bijkomend controleer je best af en toe of er geen (achterliggende) aanvragen onopgemerkt zijn gebleven, bv items die al sinds lange tijd gereserveerd zijn (items in depot/aanwinstenrek bijvoorbeeld, of onverklaarbaar lang onderweg zijn (zoekgeraakt in de post, niet verzonden/teruggeplaatst in rek)), zodat eventuele probleemsituaties niet eindeloos blijven hangen en aanvragers gecontacteerd kunnen worden over de voortgang.

Dit doe je door volgende stappen te ondernemen:

Voor SOD:

FF > Monitor Requests and Item Processes > Pickup Location balie [bib] > workflow step ‘Undefined’.
Klik op Activate indien de aanvraag geactiveerd mag worden. De Workflow Step Status wordt dan Pick From Shelf.

Voor (IT)-reservaties:

Twee zoekopdrachten
  1. FF > Monitor Requests and Item Processes > Pickup Location KU Leuven Libraries [bib] > workflow step Undefined én
  2. FF > Monitor Requests and Item Processes > Owner KU Leuven Libraries [bib] > workflow step Undefined
→ Aanvragen met Workflow Step ‘Undefined’ met Request/Process Type ‘Patron physical item request’ zijn reservaties die mogelijk lange tijd niet beschikbaar zijn. (items in depot/aanwinstenrek bijvoorbeeld: zijn deze reservaties nog actueel? Kunnen zij op korte termijn geleverd worden?
→ Items in bovenstaande categorieën zijn hangende op een of andere manier: annuleer of activeer of behoud deze (bij gewenste reservatie), afhankelijk van de situatie.

Voor reeds (deels) behandelde aanvragen:

Bekijk voor jouw bib als Pickup Location en als Owner:
  • Digitize/Document Delivery: Zijn er aanvragen niet juist afgerond (bv. scan wel opgeladen, maar niet op ‘Done’ geklikt)?
  • Transit: items die onverklaarbaar lang onderweg zijn (zoekgeraakt in de post, niet verzonden/teruggeplaatst in rek, niet juist verwerkt bij de Pick Up bib)
  • Resource Sharing request: IBL-aanvragen die niet juist zijn afgesloten
  • ...
Dit veroorzaakt niet altijd een wachtrij, maar wel ruis in de Monitor.

! Aanvragen met creator System of eindgebruiker zijn niet te vinden via Owner bib > KU Leuven Libraries [bib] > Undefined. Via Pick Up bib > KU Leuven Libraries [bib] > Undefined zijn ze wel allemaal te vinden

! Als je (enkel) zoekt op Owner Bib ga je niet alle aanvragen terugvinden van items van jouw bib. Veel aanvragen hebben in de eerste fase (nog niet in behandeling) Owner ‘Undefined’ (ook al is de aanvraag managed by [bib]):

  • Bij scanaanvragen die nog niet in behandeling zijn (Pick From Shelf/wachtrij) is de Pick Up Location balie [bib] en is de Owner ‘Undefined’
  • Bij IT die nog niet in behandeling zijn (Pick From Shelf) is de Pick Up Location [instelling] [gekozen afhaallocatie] en is de Owner ‘Undefined’
  • Bij een actieve reservatie op een uitgeleend item is de Pick Up Location [instelling] [gekozen afhaallocatie] en is de Owner ‘instelling [bib]’ of ‘Undefined’
  • Bij lokale magazijnaanvragen die nog niet in behandeling zijn (Pick From Shelf) is de Pick Up Location én Owner [instelling [bib]]

Problematische statussen die hangende aanvragen creëren en andere issues


Volgende statussen zorgen ervoor dat een (volgende) aanvraag blijft vasthangen:

  • Hold shelf processing. Gijs Noels heeft deze setting gedeactiveerd voor alle circulation desks op 19/04/2021. Er zouden nu geen nieuwe gevallen meer mogen opduiken. Stoot je toch nog op een dergelijke casus, meld dit dan aan de Libis Helpdesk helpdesk@libisnet.be.
  • Patron digitization request (IN_PROCESS) en Patron digitization request (NEW). Deze status verschijnt terwijl een aanvraag via de lange route wordt afgehandeld. Deze status is dan zeer tijdelijk. De status wordt ook toegekend wanneer een aanvraag geannuleerd wordt na Scan In of na klikken op Next Step door aanvrager of bibliotheekmedewerker.
    * Annuleren door bibliotheekmedewerker enkel in de “pick from shelf”, de “monitor requests” of via het “request”-tabblad van het lezersrecord.
    * Oplossing: Na scan-in zijn deze items terug “in place” en kan een eventuele achterliggende aanvraag verwerkt worden of krijgt het item de juiste (=beschikbare) status. * Regelmatige controle via Advanced search physical items:
    • Selecteer eigen bibliotheek
    • Process type equals “in process” (opgelet: hier zitten ook items bij Acquisition technical services (BIND)/No Display in OPAC/Work_order_department/Temporary Unavailable due to Consultation → trek excel en filter op Process Type (kolom K)
      • Patron digitization request (IN_PROCESS) en Patron digitization request (NEW).
  • Restore item: deze status verschijnt wanneer er aan het item een temporary location werd toegekend met een “due back date”. Wanneer deze datum verstreken is, dien je scan-in te doen om het item terug beschikbaar te maken op de permanent location. Doe je dit niet, dan blijft het item hangen in de status “restore item”. Wanneer je geen “due back date” hebt ingesteld, maar zelf de temporary location terug verwijdert op de gewenste datum, dan stelt dit probleem zich niet en hoef je ook geen scan-in te doen. Let op! De temporary information blijft wel bewaard.
  • Monitor requests zoeken: In de pick from shelf-fase moet gezocht worden op titel en niet op barcode!
  • Issue: indien er meerdere SOD-aanvragen zijn voor hetzelfde item en je handelt deze af via DDD, kan het gebeuren dat het aanvraagformulier van (één van) deze aanvragen opnieuw geprint wordt op het moment dat je de aanvraag afhandelt. Dit is gemeld bij Libis en doorgegeven aan ExLibris (8/4/2022).
  • Issue: op dit moment heeft het request slip de melding van auteursrechtelijke voorwaarden. Dit is gemeld bij Libis en doorgegeven aan ExLibris (20/9/2022). barcode!

Colofon

Laatst gewijzigd op 25.03.2024