Inhoud


Resource request slip

On hold shelf letter

Cancellation letter

Change due date


Inleiding


Er zijn verschillende brieven en prints in Alma. Sommigen worden automatisch verstuurd, anderen kan/moet je zelf versturen. De inhoud van de brieven en prints kan per instelling opgezet worden.

De mails die vanuit Alma verstuurd werden, kan je altijd terugvinden in het lezersrecord: ga naar User details en klik daar op de tab Attachments. Daar vind je alle mails terug die verstuurd werden sinds je instelling gebruik maakt van Alma. Hier kan je een bericht altijd gaan opzoeken indien een lezer beweert dat hij/zij een mail niet gehad heeft, mogelijks kwam de mail bij de lezer in de spam folder terecht.


Uitleenoverzicht

Er zijn verschillende soorten uitleenoverzichten in Alma


Activity report

Deze kan je manueel versturen vanuit Manage patron services. Klik op de link na het uitlenen van de items en de lezer ontvangt dan een mail met hierin een overzicht van alle items die op dat ogenblik in het record geregistreerd staan.

Loan receipt

Ook deze kan je manueel versturen vanuit Manage patron services. Klik op de link na het uitlenen van de items en de lezer ontvangt dan een mail met hierin een overzicht van alle items die gedurende die sessie werden ontleend. Items die er voordien reeds opstonden, worden dus niet mee opgenomen.

Attendering


Enkele dagen voor het verstrijken van de uitleentermijn, wordt er automatisch een attenderingsmail verstuurd. Wanneer precies ? Dat hangt af van de configuratie.

Terug te brengen items


Op de dag van het verstrijken van de uitleentermijn, wordt er automatisch een "terug te brengen items" mail verstuurd.

Overdue items

Dit is in te stellen via de configuratie vb na 3 dagen wordt er een eerste rappel verstuurd, na 7 dagen een tweede en na 14 dagen een derde. De lezer krijgt dan een overzicht met de items die te laat zijn.

Lost loan letter

Ook dit is in te stellen via de configuratie: wanneer wordt het item automatisch op Lost gezet ? Deze Lost loan letter wordt niet naar de lezer verzonden, maar wel naar de mailbox en/of de printer van de bibliotheek, zodat er vb telefonisch contact kan gemaakt kan worden met de lezer in kwestie of andere stappen ondernomen kunnen worden. De boete wordt bevroren als de Item status wordt omgezet naar Lost.


Cash receipt

Als een lezer een in Alma ingegeven bedrag betaalt, krijgt deze automatisch een mail met hierin de gegevens van het net betaalde bedrag. Indien er een nota werd ingegeven bij Comment wordt deze ook meegegeven in deze mail.


Resource request slip

Deze brief wordt gegenereerd bij
  • een magazijnaanvraag
  • indien er een gereserveerd item ingeleverd wordt
Er komt een blad uit de printer dat je in het item steekt en klaar zet bij de op te halen reservaties.

On hold shelf letter

Dit is de mail die de lezer krijgt als het item dat gereserveerd werd, toegekomen is.

Cancellation letter

Indien er een aanvraag werd geannuleerd, heb je altijd de optie om de lezer hiervan op de hoogte te brengen:



Als Notify user aangevinkt was, krijgt de lezer hier dus bericht van.

Change due date

Indien een item gereserveerd wordt, krijgt de ontlener een Change due date Letter, waarin staat dat het item dat ontleend werd, gereserveerd werd en dus niet meer verlengd kan worden.


Colofon
Laatst gewijzigd op 14-04-2020