Inhoud
Inleiding
Dit deel behandelt de kosten die de lezer moet betalen die aangemaakt werden in Alma: automatisch gegenereerde boetes, kosten voor een jaarkaart of een verloren bibliotheekkaart, kopies,...
Fines
Dit zijn de boetes die automatisch aangerekend worden per item dat te laat is. Je hoeft deze dus niet zelf te berekenen of on te geven, Alma doet dat zelf.
In de configuratie wordt dit alles ingegeven:
- hoeveel boete per item per dag ?
- zijn er Grace days ? d.w.z. dagen waarop er geen boete betaald moet worden, vb 1 dag voor studenten en 2 dagen voor personeel. De boete loopt wel op de achtergrond, maar wordt dan pas op de 2e of 3e dag aangerekend.
- wat is de maximum boete die per item aangerekend wordt ? vb max. €10
Fees
Fees zijn bedragen die je zelf moet ingeven in Alma vb kosten voor een jaarkaart, vervanging van een bibliotheekkaart, voor gemaakte kopies, vervanging van een verloren item...
Ga via Manage patron services naar de Fines/fees tab, door op Active balance te klikken.
Klik vervolgens op Add fine or fee.
Selecteer uit het pull-down menu het juiste type vb Photo copy service voor genomen kopies. Geef bij Fee amount het bedrag in en klik op Add and close.
Betalen
De Fines & fees kunnen enkel via Manage patron services betaald worden.
Opgelet: bij KU Leuven Bibliotheken wordt er betaald via Tracs, zie interne handleiding voor meer informatie.
Zoek de lezer op. Bij Active balance zie je nu het bedrag staan + een Pay knop.
Klik op Pay.
- Als het volledige bedrag betaald moet worden, kan je rechts onderaan gewoon op Send klikken.
- Wil je maar een bepaald deel van de boete laten betalen vb enkel de boete van je eigen bib, klik je op Specific fines. Selecteer de boete van je eigen bib uit het menu bij Fines to pay en vervolgens op Select. Klik op Send.
Waiven
Indien een bedrag foutief werd aangerekend of je een boete om één of andere reden wil kwijtschelden, kan je kiezen voor Waive. Klik op het bedrag bij Active balance, niet op pay ! Dan kom je in de Fines/fees tab.
Selecteer het gewenste bedrag en klik op Waive selected. Je kan op het volgende scherm eventueel een reden mee opgeven. Klik op Waive en op de volgende pop-up op Confirm en het bedrag is kwijtgescholden.
Dispute
Indien een gebruiker een bepaald bedrag ter discutie stelt, vb boete bij ziekte en je dit eerst wil overleggen met je leidinggevende, kan je het bedrag op Dispute zetten en dan later opteren voor Pay of Waive. Bij Dispute blijft het bedrag op de kaart staan, maar is deze niet meer actief, d.w.z. dat ze vb geen block kan creëren.
Rapporten trekken
Er zijn twee manieren om in Alma je kassa-rapport te maken
- Create fines and fees report
- Alma analytics
Create fines and fees report
Ga via het Alma menu naar Create fines and fees report en vul daar de volgende velden in:
- From en To date: dit kan maximaal tot 7 dagen geleden opgevraagd worden
- Received by library: de bibliotheek die het bedrag heeft ontvangen
- Fine owner:
- als je dit blanco laat, krijg je een overzicht van alle bedragen die in de gekozen Received by library ontvangen zijn
- als je hier een bibliotheek invult, krijg je enkel de bedragen te zien die aangemaakt werden door deze bibliotheek en betaald in de ingevulde Received by library locatie.
- Received by circulation desk: enkel in te vullen indien er meerdere balies zijn en hiervoor ook aparte kassa rapporten gemaakt moeten worden
- Transaction type: hier kan je kezen tussen
- Payment: enkel wat effectief betaald is
- Waive: enkel wat gewist is (en dus niet betaald)
- Payment and waive: zowel de betaalde als de gewiste sommen
- Report receiver:
- Printer: het rapport komt uit de printer
- User: het rapport wordt naar de ingestelde mailbox verstuurd in de vorm van een Excel bestand
Alma Analytics
Je kan ook rapporten opvragen via Alma Analytics. Dit heeft als voordeel dat je niet enkel de laatste 7 dagen kan opvragen, maar ook verder terug in de tijd: vanaf de dag dat je instelling begon te werken met Alma ! Het nadeel is, dat je maar cijfers per afgesloten dag kan opvragen, de de meest recente data zijn van gisteren.
Ga via het Alma menu naar Fines and fees DB (DB staat voor dash board).
Daar heb je volgende opties qua rapporten
- Fines and fees report
- Fines and fees report with sorted waive
- Unpaid fines and fees
- Library - type transaction
Bij elk tabblad kan je telkens kiezen welke periode je wil bevragen + de Owning library. Je kan de resultaten ook exporteren naar Excel.
Colofon
Laatst gewijzigd 19-01-2021