Inhoud


Inleiding


Er zijn 3 manieren waarop een item kan verdwijnen

  • het item zou in de bib moeten staan, maar staat er niet
  • het item was uitgeleend, maar wordt niet terug gebracht
  • variant op nr 2: de lezer beweert dat hij het heeft ingeleverd, maar je kan het niet vinden in de bib.
We beschrijven de procedures voor deze 3 manieren: in Alma krijgt elke manier een andere Item status, zodat wij als bibliotheekmedewerken weten hoe het item zoek is geraakt. In Limo staat er telkens dezelfde status, namelijk Ontbreekt, omdat het voor de lezer niet uitmaakt hoe het item zoek raakte, die wil enkel weten of het er al dan niet is...


Het item verdwijnt uit de bib


Stel dat een item zoek raakt in de bibliotheek, dan kan je de status van dit item op Missing zetten, zodat de gebruiker dit ook kan in in Limo.
Zoek het item op via Physical items



  1. De snelste manier: klik op Items  en selecteer dan via "..." Toggle missing status
  2. Met een tussenstap: klik op de barcode, dan op View all items en selecteer dan via "..." Toggle missing status

Als het item terug opduikt, kan je het item gewoon inleveren, of Scan in doen, en dan wordt de status terug op In place gezet, je krijgt een pop-up die meldt dat het item op Missing stond.


De lezer verliest het item


Indien de lezer een vooraf bepaald aantal dagen te laat is met het inleveren van een item, wordt dit automatisch om Lost gezet, maar je kan dit ook manueel doen vb als de lezer het verloren is en dit komt melden.

Zoek de lezer op via Manage patron services, klik bij het juiste item op "..." en selecteer Lost.

Het item blijft op de kaart van de lezer staan tot er vb een nieuw exemplaar werd aangekocht of dat het alsnog wordt ingeleverd.





De lezer beweert het item te hebben ingeleverd


Soms gaat er al eens iets mis bij het inleveren, of soms denk de lezer gewoon dat het item mee werd ingeleverd...

Hoe dan ook, het item blijft op de kaart van de lezer staan tot het effectief wordt gevonden ingescand. Maar in tussentijd kan je de status van het item wel aanpassen naar Claimed return.



In dit geval, blijft het item dus op de kaart van de lezer staan, maar loopt vb de boete niet verder op of blokkeert deze ontlening de kaart van de lezer niet. Als het item wordt ingeleverd via Return items of via Scan in, wordt de status van het item automatisch omgezet naar In place.


Lijsten trekken van deze items


Het is aangewezen om op regelmatige tijdstippen een lijst te trekken van de items die als status Missing of Lost hebben. Dit kan je doen via Alma Analytics -> Fulfillment DB.

Image Placeholder

Ga vervolgens naar de geweste tab en selecteer je eigen bibliotheek in het pull-down menu. De lijsten kunnen geëxporteerd worden naar Excel, daar kan je ze sorteren vb op plaatsingsnummer en kan je in de zalen gaan zoeken of ze ondertussen toch niet opgedoken zijn. Indien het echt hopeloos blijkt te zijn na X aantal tijd, kan de bibliothecaris beslissen om een nieuw exemplaar aan te kopen (hierbij kan de oude barecode eventueel herbruikt worden) of om het zo te laten (misschien is het werk ondertussen niet meer zo relevant) en het item + holding te verwijderen uit de catalogus. Hiervoor verwijzen we graag door naar Resource management.



Colofon
Laatst gewijzigd op 19-01-2021