Inhoud
Inleiding
Normale procedure
Voor een lezer een reservatie plaatsen
Reservaties wissen
Geplaatste reservaties en magazijnaanvragen nakijken en opzoeken
Inleiding
Er zijn verschillende redenen waarom een lezer een item kan of wil reserveren of aanvragen
- het item is uitgeleend
- het item zit in een magazijn
- de lezer wil een open rek reservatie plaatsen
- de lezer wil een item reserveren voor een bepaalde periode in de toekomst (= Booking request)
Normale procedure
Indien de configuratie dit toelaat, kan de lezer al deze manieren van reserveren gewoon zelf doen via Limo. Als bibliotheekmedewerker hoef je dit dus onder gewone omstandigheden niet zelf te doen. Maar we weten allemaal dat er altijd uitzonderingen zijn...
Voor een lezer een reservatie plaatsen
Zoek het item op via Physical items via de Persistent search box (zie hoofdstuk Zoeken).
Kies via je rechter muisknop Request uit het pull-down menu. Of je kan via het tandwieltje rechts Request direct op je scherm laten verschijnen indien je deze knop vaak nodig hebt.
Kies voor Patron physical item request. Zoek de lezer op via requester of scan het lezersnummer in.
Vul ook de afhaallocatie in.
Klik vervolgens op Submit om de aanvraag te plaatsen.
Als een gereserveerd item wordt ingeleverd, verschijnt er een boodschap dat het item naar de Hold shelf moet. Klik op OK en plaats het gereserveerde item bij de af te halen reservaties. Als je het item nu opzoekt, staat er bij Process type: hold shelf. Er komt ook een Request slip uit de printer. Steek het blad in het item. Hierop staat o.a. de titel en de barcode van het item, de naam van de lezer en tot wanneer de reservatie loopt.
De lezer wordt via mail op de hoogte gebracht met een reservatiebrief (Hold shelf letter).
Reservaties wissen
Er zijn verschillende manieren om een reservatie te wissen :
Via de lezer
Zoek de lezer op via Manage patron services en ga naar de 3e tab Requests. Klik op "..." en kies voor Cancel.
Via het item
Zoek het item op via Physical items en klik vervolgens op het cijfer bij Requests.
Kies vervolgens voor Cancel
Via de Active hold shelf
Dit geldt enkel voor actieve reservaties, d.w.z. dat het gereserveerde item reeds op het reservatie rek staat en de Item status = Hold shelf.
Ga naar de Active hold shelf en zoek de gewenste reservatie. Kies vervolgens voor Cancel request.
Via de Expired hold shelf
Hier gaat het om reservaties/aanvragen waarvan de einddatum van de ophaling reeds vervallen is. Item status = Hold shelf
Ga naar de Expired hold shelf en zoek de gewenste reservatie. Klik vervolgens op Reshelve. De reservatie wordt nu automatisch gewist. De Item status is nu veranderd naar In place.
Belangrijk: de Expired hold shelf moet elke ochtend nagekeken worden ! Naast de Reshelve tab, zijn ook de andere 3 erg belangrijk:
- Send to circulation desk: indien je met verschillende balies in één bibliotheek werkt
- Send to library: indien je werkt met In transit en je dus items van de ene campus naar de andere kan sturen. Hier staan de items die terug moeten naar een andere campus
- Activate next: dit zijn items waar een volgende reservatie aan hangt, en waar er dus een lezer op zit te wachten. Het is vooral erg belangrijk dat deze elke ochtend nagekeken wordt !
Waarom is het zo belangrijk dat dit nagekeken wordt ? Bij de laatste 3 tabs is het omdat het item naar een andere bib of balie moet gestuurd worden, of omdat er een andere lezer op zit te wachten. Maar is het nu zo erg dat een vervallen reservatie wat langer blijft staan ? Op zich niet, zolang je niet vergeet om Reshelve te doen, als je het item effectief terug in het rek zet. Zo niet, blijft het item vast zitten in het systeem: in Alma blijft het item op Hold shelf staan, d.w.z. dat indien het vb een magazijn item is, het door niemand anders opgevraagd kan worden !
Via Monitor requests and item processes
Hier krijg je een overzicht van alle items uit heel je instelling, waar iets mee moet gebeuren. Om je reservaties op te zoeken, selecteer je links in de facets het volgende:
- Request/Process type = Patron physical item request
- Owner = je eigen bib
- Optioneel: Request date (indien je de datum weet en vb enkel deze van vandaag wil zoeken)
Als je het gewenste item gevonden hebt, klik je op Cancel.
Geplaatste reservaties en magazijnaanvragen nakijken en opzoeken
Het gaat hier om magazijnaanvragen en aanvragen voor niet uitgeleende items.
Pick from shelf
Een aanvraag (Request) hoeft niet altijd op een uitgeleend werk te gaan, je kan vb ook een magazijnaavraag plaatsen of sommige bibliotheken bieden ook de mogelijkheid om niet uitgeleende werken te reserveren: deze worden dan door het bibliotheekpersoneel uit de rekken gehaald en klaar gelegd voor de lezer, al dan niet tegen betaling.
Hoe weet je welke items je uit de rekken moet halen ? Normaal krijg je voor elke magazijn of open rek aanvraag een mailtje en/of komt er een blad uit de printer. Maar je kan dit ook zelf opvolgen.
Ga naar Pick from shelf
Indien gewenst, kan je ze van hieruit ook printen. Maak dan wel goede afspraken maken met je collega's indien deze ook automatische uit de printer komen, zodat je niet met twee mensen naar het zelfde item op zoek gaat ! Om ze te printen, kies je Select all of vink je aan wat je wil printen, en klik vervolgens op Print slip.
Doe Scan in als je het item naar de balie hebt gebracht en zet het bij de reservaties: de lezer die het aanvroeg, krijgt dan een mail dat het opgehaald kan worden aan de balie. De Item status wordt Hold shelf en het item komt in de Active hold shelf te staan.
Opgelet: Let bij het inscannen altijd goed op de Destination ! Soms komt hier Reshelve te staan i.p.v. Hold shelf , vb als de lezer ondertussen de aanvraag annuleerde.
Zoeken
Je kan ook zoeken naar reservaties. Selecteer in de Persistent search box Requests. Via het pull down menu, kan je de juiste onderverdeling aanduiden vb Requester (= de lezer die het aanvroeg). Het voordeel hier is, dat je niet op de volledige naam moet zoeken. Stel dat er een Pepijn aan de balie kwam vragen naar zijn reservaties en je later op de dag wil kijken hoe het nu is, maar je herinnert je zijn familienaam niet meer... Via Requests - Requester kan je de reservatie alsnog terug vinden. Idem voor een titel die je je maar half herinnert. Jammer genoeg kunnen we nog niet selecteren op kleur van de kaft :-)
Colofon
Laatst gewijzigd op 19-01-2021
