Contenu



Introduction

Cette partie traite des coûts que le lecteur doit payer et qui ont été créés à Alma : amendes générées automatiquement, coûts pour une carte annuelle ou une carte de bibliothèque perdue, copies, ...


Amendes

Ce sont les amendes qui sont automatiquement facturées par article en retard. Vous n'avez donc pas besoin de les calculer ou de les donner vous-même, Alma le fait elle-même.


Tout cela est entré dans la configuration :

  • combien d'amende par article et par jour ?
  • Y a-t-il des jours de grâce ? c'est-à-dire des jours où il n'y a pas d'amende à payer, par exemple 1 jour pour les étudiants et 2 jours pour le personnel. L'amende sera appliquée en arrière-plan, mais ne sera facturée que le deuxième ou le troisième jour.
  • quelle est l'amende maximale par objet ? par exemple, 10 € maximum


Frais

Les frais (Fees) sont les montants que vous devez inscrire vous-même à Alma, par exemple les frais pour une carte d'un an, le remplacement d'une carte de bibliothèque, pour des copies faites, le remplacement d'un objet perdu...

Passez par Manage patron services  dans l'onglet Fines/fees , en cliquant sur Active balance.



Cliquez ensuite sur Add fine or fee

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Dans le menu déroulant, sélectionnez le type par exemple Photo copy service pour les copies prises. Entrez au Fee amount des frais et cliquez sur Add and close

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Payer

Les amendes et frais ne peuvent être payées que via Manage patron services

Attention : aux bibliothèques de la KU Leuven, le paiement s'effectue par Tracs, voir le manuel interne pour plus d'informations.

Cherchez le lecteur. A la rubrique Active balance, vous voyez maintenant le montant + un bouton Pay.

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Cliquez sur Pay.

Si le montant total doit être payé, vous pouvez simplement cliquer sur Send en bas à droite.

Si vous ne souhaitez payer qu'une partie de l'amende, par exemple uniquement l'amende de votre propre bibliothèque, cliquez sur Specific fines. Sélectionnez l'amende de votre propre bibliothèque dans le menu sous Fines to pay, puis sélectionnez Select. Cliquez sur Send.


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Waive

Si un montant a été facturé à tort ou si vous souhaitez annuler une amende pour une raison quelconque, vous pouvez choisir l'exonération (waive). Cliquez sur le montant à Active balance, pas sur pay ! Ensuite, vous arrivez à l'onglet Fines/fees.


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Sélectionnez le montant désiré et cliquez sur Waive selected. Vous pouvez saisir un motif sur l'écran suivant. Cliquez sur Waive et dans la fenêtre suivante sur Confirm et le montant est renoncé.

Dispute

Si un utilisateur fixe un certain montant à discuter, par exemple une amende en cas de maladie, et que vous souhaitez d'abord en discuter avec votre supérieur, vous pouvez mettre le montant en Dispute et ensuite opter pour le paiement ou la dispense. Dans le cas d'un litige, le montant reste sur la carte, mais celle-ci n'est plus active, c'est-à-dire qu'elle ne peut pas créer de blocage.


Etablir des rapports

Il y a deux façons de faire votre rapport de caisse à Alma

  • Create fines and fees report
  • Alma analytics

Fines & fees rapport



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Passez par le menu Alma pour créer un rapport sur les amendes et les frais et remplissez les champs suivants :

  • From et To date : peut être demandé jusqu'à il y a 7 jours
  • Received by library : la bibliothèque qui a reçu le montant
  • Fine owner:
    • Si vous laissez ce champ vide, vous obtiendrez un aperçu de tous les montants reçus dans la bibliothèque choisie.
    • Si vous entrez une bibliothèque ici, vous ne verrez que les montants créés par cette bibliothèque et payés dans la rubrique Recettes par emplacement de la bibliothèque.
  • Received by circulation desk: ne peut être rempli que s'il y a plusieurs guichets et des rapports de caisse séparés doivent être établis à cet effet.
  • Transaction type : ici vous pouvez choisir entre
    • Payment : uniquement ce qui a été effectivement payé
    • Waive: uniquement ce qui a été effacé (et non payé)
  • Payment and waive : tant les montants payés que les montants supprimés
  • Rapport receiver:
    • Printer: le rapport provient de l'imprimeur
    • User: le rapport est envoyé à la boîte aux lettres électronique définie sous la forme d'un fichier Excel

Alma analytics

Vous pouvez également demander des rapports via Alma Analytics. Cela présente l'avantage de pouvoir non seulement retrouver les 7 derniers jours, mais aussi de remonter plus loin dans le temps : à partir du jour où votre institution a commencé à travailler avec Alma ! L'inconvénient est que vous ne pouvez récupérer que les chiffres par jour de fermeture, les données les plus récentes datant d'hier.

Dans le menu Alma, allez à Amendes et frais DB (DB signifie Dash board).


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En matière de rapports, vous disposez des options suivantes

  • Fines and fees report
  • Fines and fees report with sorted waive
  • Unpaid fines and fees
  • Library - type transaction
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Avec chaque onglet, vous pouvez choisir la période que vous souhaitez interroger + la bibliothèque propriétaire (Owning library). Vous pouvez également exporter les résultats vers Excel.


Colophon
Dernière modification le 24-04-2020