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Introduction
Avant de créer un nouveau lecteur, il est préférable de vérifier si le lecteur est déjà dans le système. Pour ce faire, cliquez sur Manage patron services dans le menu Alma sous Fulfillment.
Les pièces dont vous avez souvent besoin peuvent être signalées par un astérisque en cliquant juste avant le nom. En cliquant sur l'étoile à droite d'Alma, vous verrez vos favoris et vous devrez chercher et cliquer moins.
Recherche d'un lecteur par son nom
Si vous recherchez un lecteur, par exemple en tapant simplement le nom ou le prénom, vous n'obtiendrez qu'une sélection des lecteurs portant ce nom. Il est donc préférable de faire une recherche par nom et prénom. Attendez ensuite qu'une liste apparaisse et sélectionnez le bon lecteur.
Ici, vous pouvez voir le type de lecteur (personnel, étudiant,...) et le numéro du lecteur. Choisissez toujours un lecteur ayant un Patron status (= étudiant, personnel, externe,...) .
Si vous cliquez sur le symbole de la liste, vous obtiendrez plus d'informations par lecteur, comme le statut, la date d'expiration, s'il y a des blocs...
Recherche d'un lecteur via le numéro du lecteur, de l'étudiant ou du personnel
Via Manage patron services, vous pouvez directement taper ou scanner le numéro du lecteur, de l'étudiant ou du personnel. Ici, vous n'avez pas à attendre la liste, comme c'est le cas lorsque vous faites une recherche par nom : vous pouvez simplement utiliser la touche "Entrée" car il s'agit d'un numéro unique. Vous serez directement dirigé vers l'écran de lecture de ce lecteur. Retour au début de la page.
Créer un nouveau fiche de lecteur
! Cela n'est pas nécessaire pour les institutions où le lecteur doit d'abord s'inscrire via le site web de la bibliothèque, par exemple la KU Leuven !
Allez à Manage patron services. Sur la droite, vous obtenez l'option Register new user.
Le Primary identifier est déjà rempli automatiquement. Le lecteur en a besoin pour se connecter à Limo.
Le patron a un dossier institutionnel que vous devez laisser sur Non, puisque vous enregistrez un nouveau lecteur.
Remplissez les données suivantes (les données entre parenthèses ne sont pas obligatoires) :
- Prénom
- Nom de famille
- (Genre)
- (Campus)
- (Date de naissance)
- User group (par exemple, étudiants, externes, personnel,...)
- Mot de passe : 8 caractères minimum, 1 lettre majuscule, 1 lettre minuscule, 1 chiffre, par exemple Libis123. Le lecteur a besoin de ce mot de passe pour se connecter à Limo
- Adresse électronique
- (Numéro de téléphone)
Une fois que vous avez rempli et enregistré toutes les données, vous serez automatiquement dirigé vers l'écran de prêt de ce lecteur.
Ajustement d'une fiche de lecteur (User details)
Ici, vous pouvez choisir entre deux options : via ID ou via Edit user info
1. Via ID : en cliquant sur ID, vous accédez automatiquement à l'onglet Identifiers. Vous avez ici un aperçu des différents onglets où vous pouvez modifier les informations du lecteur, mais vous pouvez aussi ajouter des notes, placer des blocs, ...
Pour modifier les coordonnées, vous devez d'abord cliquer avec le bouton droit de la souris sur Open for update
2. Via Edit user info: vous accédez ici directement aux informations sur le lecteur, et vous pouvez modifier les coordonnées du lecteur. Si vous souhaitez ajouter des données, vous devez cliquer sur Full information en haut de la page et vous verrez ensuite les différents onglets que vous obtenez lorsque vous cliquez sur ID au lieu de Modifier les informations sur l'utilisateur dans Manage patron services.
N'oubliez pas de cliquer sur Update user si vous modifiez des données dans l'aperçu.
Vous pouvez toujours ajouter une adresse, un numéro de téléphone ou une adresse électronique. Par exemple, si vous ajoutez une deuxième adresse, vous devez indiquer quelle adresse est prioritaire. Selon la configuration, il se peut que vous ne puissiez modifier que les détails de l'adresse préférée.
Pour modifier les données, vous devez d'abord cliquer sur Open for update. L'ajout de données peut se faire via Add...
! Astuce : si vous utilisez le lien ID, vous serez directement dirigé vers la vue d'ensemble de tous les onglets, donc économisez un clic :-) !
Suppression d'une fiche de lecteur
Vous ne pouvez pas supprimer une fiche de lecteur vous-même, mais vous pouvez indiquer quelles fiches doivent être supprimées et ensuite envoyer un e-mail à LIBIS pour demander la suppression des fiches.
Comment faire ? Cela n'est possible que pour les lecteurs que vous avez créés vous-même, et non pour vos propres étudiants et/ou votre personnel. Cherchez le lecteur, allez à la rubrique General information et remplissez la Purge date. Envoyez ensuite (cela ne doit pas être fait immédiatement, vous pouvez aussi attendre d'avoir plusieurs enregistrements) un e-mail à LIBIS avec les informations qui y sont mentionnées :
- Quel type d'enregistrement d'utilisateur doit être supprimé
- Quel groupe d'utilisateurs
- Le seuil de renonciation (par exemple, ne retirer les documents que lorsque l'amende impayée est inférieure à 2 euros).
- Le nombre de jours après la date de purge (par exemple, 1 jour après le 14/5/16)
Attention : la suppression des enregistrements se fait au niveau d'institution! Vous ne pouvez donc pas vous contenter de faire retirer des lecteurs pour votre propre bibliothèque.
Extension d'une fiche de lecteur
Si vous consultez un lecteur et que le dossier est expiré, vous avez immédiatement la possibilité de renouveler la carte. Vous avez trois options :
- Renew: la fiche de lecteur est immédiatement renouvelée, il suffit de la prêter.
- Cancel: à n'utiliser que si vous ne pouvez pas prolonger le dossier vous-même
- Override: vous pouvez prêter, mais la durée du prêt ne sera que d'une minute car la fiche du lecteur est expirée
- OK : vous vous retrouvez dans la fiche du lecteur et vous y étendez manuellement la fiche (via ID ou via Edit).
Si le lecteur doit payer pour cela et que vous voulez enregistrer ce paiement dans le dossier, vous devez encore cliquer sur les détails de l'utilisateur après le renouvellement. Ici, vous pouvez cliquer sur le chiffre à côté de Solde actif (même si c'est 0,00 EUR). Attention : Ne cliquez PAS sur le bouton "Pay" s'il est présent !
Vous accédez alors à l'onglet Fines/fees, où vous pouvez enregistrer un paiement via Add fine or fee.
Colophon
Dernière modification le 29-04-2020
