Contenu
- Activity report
- Loan receipt letter
- Attention
- Articles à retourner
- Overdue letter
- Lost loan letter
- Cash receipt
Introduction
Il y a plusieurs lettres et imprimés à Alma. Certains sont envoyés automatiquement, d'autres vous pouvez/doivent être envoyés vous-même. Le contenu des lettres et des impressions peut être défini par paramètre.
Les courriers envoyés par Alma se trouvent toujours dans la fiche du lecteur : allez dans la rubrique User details et cliquez sur l'onglet Attachments. Vous y trouverez tous les courriers envoyés depuis que votre institution utilise Alma. Ici, vous pouvez toujours rechercher un message si un lecteur prétend qu'il n'a pas de courrier, le courrier s'est peut-être retrouvé dans le dossier spam du lecteur.
Aperçu des prêts
Il existe différents types d'aperçus de prêts à Alma
Activity report
Vous pouvez l'envoyer manuellement à partir de Manage patron services. Cliquez sur le lien après que les objets aient été prêtés et le lecteur recevra un e-mail avec un aperçu de tous les objets qui sont actuellement enregistrés dans le dossier.
Loan receipt letter
Vous pouvez également les envoyer manuellement à Manage patron services. Cliquez sur le lien après que les articles aient été empruntés et le lecteur recevra un courriel avec un aperçu de tous les articles empruntés pendant cette session. Les éléments qui étaient déjà là avant ne seront pas inclus.
Attention
Quelques jours avant l'expiration de la période de prêt, un courriel d'alerte est automatiquement envoyé. Quand exactement ? Cela dépend de la configuration.
Articles à retourner
Le jour de l'expiration de la période de prêt, un courrier "d'objets consignés" est automatiquement envoyé.
Overdue letter
Cela peut être réglé via la configuration, par exemple après 3 jours, un premier rappel sera envoyé, après 7 jours, un deuxième rappel et après 14 jours, un troisième rappel. Le lecteur obtient alors une vue d'ensemble avec les éléments qui sont trop tard.
Lost loan letter
Cela peut également être réglé via la configuration : quand l'article est-il automatiquement réglé sur Lost? Cette lettre de prêt perdu n'est pas envoyée au lecteur, mais elle est envoyée à la boîte aux lettres et/ou à l'imprimante de la bibliothèque, de sorte que vous pouvez par exemple contacter le lecteur par téléphone ou prendre d'autres mesures. L'amende sera gelée si le statut de l'article est converti en Lost.
Cash receipt
Si un lecteur paie un montant saisi dans Alma, il reçoit automatiquement un e-mail contenant les détails du montant qui vient d'être payé. Si une facture a été saisie dans la rubrique Comment, elle sera également incluse dans ce courrier.
Resource request slip
Cette lettre est générée à
- une demande d'entrepôt
- si un article réservé est remis
Une feuille sort de l'imprimante et vous l'insérez dans l'article et le préparez pour la prise des réservations.
On hold shelf letter
Il s'agit du courrier que le lecteur reçoit lorsque l'article qui a été réservé est arrivé.
Cancellation letter
Si une demande a été annulée, vous avez toujours la possibilité d'en informer le lecteur :
Si la case Notify user a été cochée, le lecteur en sera informé.
Change due date
Si un article est réservé, l'emprunteur reçoit une Change due date Letter, qui indique que l'article qui a été emprunté a été réservé et ne peut donc plus être renouvelé.
Colophon
Dernière modification le 23-04-2020