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Introduction
Procédure normale
Comme nous l'avons déjà mentionné, la
procédure normale pour prêter un objet
à Alma est très simple. Vous cherchez
le bon lecteur (voir chapitre
Lecteurs) et votre curseur est alors
automatiquement correct pour utiliser
un lecteur de codes-barres pour prêter
le code-barres de l'article en
question. Si vous ne disposez pas d'un
lecteur de codes-barres, vous pouvez
également saisir le code-barres
manuellement. Attention : si le
copier/coller est effectué à partir
d'un autre écran, aucun espace inutile
ne doit apparaître avec celui-ci, car
vous obtiendrez un message d'erreur
!
Vous pouvez également envoyer un e-mail
à partir de cet écran au lecteur avec
un aperçu de toutes les articles que
le lecteur a empruntées à ce moment :
cliquez sur Send activity
report.
Que faire si un code à barres n'est
pas lisible ?
Avec un enregistrement
on-the-fly
Supposons que l'article que vous
souhaitez prêter n'ait pas encore de
code barre, par exemple parce qu'il
s'agit d'un magazine relié ou d'un
article très récent qui n'a pas encore
été traité, mais qui a été demandé en
urgence. Vous pouvez ensuite créer un on-the-fly record . Vous pouvez
le faire en cliquant sur Create
item. Choisissez ensuite les
bonnes options :
- Holdings type: Existing of New
- Citation Type: Book of Article
Remplissez ensuite les champs
obligatoires Title, Publication
date en Location.
Une fois ces champs remplis, vous
pouvez créer un code barre (à créer
vous-même, par exemple abréviation bib
abréviation+date) et choisir également
la politique de l'article. Cliquez sur Save et le livre sera
immédiatement prêté au lecteur.
Le statut de l'article est
automatiquement défini sur Recalled. Vous obtiendrez un
pop-up lorsque cet article sera remis
: The item's destination is
[location] Aquisition Department -
Item is requested. Le Proces type sera réglé sur Transit. De cette façon, la
personne qui soumet ce point sait que
quelque chose doit être fait avec ce
point.
N'oubliez pas de compléter le
dossier par la suite selon les
règles standard des cata
!
Qu'en est-il du message d'erreur :
Loan blocked ?
Il existe plusieurs raisons pour
lesquelles un message de Loan
blocked peut apparaître.
- Il arrive qu'un lecteur se présente à
son bureau avec un livre qui a été
prêté par quelqu'un d'autre. Vous
obtiendrez alors une fenêtre
contextuelle lorsque l'article est
actuellement prêté par un autre client
(Item is currently on loan by another
patron). Vous disposez ici d'une
option "Override" (selon les
paramètres de configuration) : vous
pouvez ainsi prêter le livre
directement au lecteur qui est nouveau
pour vous et vous n'avez pas à
remettre le livre d'abord, à
rechercher le lecteur présent et à ne
prêter le livre qu'ensuite.
- Si un lecteur a déjà emprunté le
nombre maximum de livres, vous
recevrez un bloc. Selon la
configuration, ce bloc peut être
écrasé via l'option Override.
- Un livre qui a été réservé pour un
autre lecteur ne peut pas être
emprunté.
- Un livre qui ne peut pas être
emprunté, donne également ce message
d'erreur. Selon la configuration, ce
bloc peut être écrasé par le bouton
"Override".
- Certains membres du personnel de la
bibliothèque sont actifs à plusieurs
endroits. Comme Alma est basé sur le
Web, vous devez vous assurer que vous
êtes connecté au bon bureau, sinon le
message d'erreur "Item cannot be
loaned from this circulation desk"
apparaîtra. C'est également le cas si
vous essayez d'emprunter des livres à
un autre bureau ou à une autre
bibliothèque.
Que faire si la date de retour tombe
un jour de clôture ?
Ceci a déjà été mis en place, mais peut
toujours être modifié en créant un
message dans le Helpdesk de Libis.
Voici les options
- Alma prend le dernier jour avant
le jour de clôture comme date de
remise, avec l'heure de clôture
comme heure de remise. Cela est
utile pour les bibliothèques qui
ferment un mois en été et qui
souhaitent récupérer tous leurs
documents prêtés avant cette
date.
- La date est retenue, mais les
lecteurs seront de toute façon mis
à l'amende, car ils ne pourront
pas revenir ce jour-là.
- Alma prend le jour d'ouverture
suivant. Ici, vous pouvez choisir
l'heure de fermeture ou l'heure
d'ouverture. Fermer le temps nous
semble l'option la plus logique,
sinon le lecteur sera de toute
façon condamné à une amende pour
une journée...