Contenu
- Via le lecteur
- Via l'article
- Via Active hold shelf
- Via Expired hold shelf
- Via Monitor requests and item statusses
Introduction
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles un lecteur peut ou veut réserver ou demander un article
- l'objet est prêté
- l'article se trouve dans un entrepôt
- le lecteur veut placer une réservation en rack ouvert
- le lecteur souhaite réserver un article pour une certaine période dans le futur (= Booking request)
Procédure normale
Si la configuration le permet, le lecteur peut faire lui-même toutes ces réservations via Limo. En tant que bibliothécaire, vous n'êtes pas obligé de le faire vous-même dans des circonstances normales. Mais nous savons tous qu'il y a toujours des exceptions...
Faire une réservation pour un lecteur
Trouvez l'article via Physical items via le Persistent search box (voir chapitre Rechercher).
Utilisez le bouton droit de votre souris pour sélectionner Request dans le menu déroulant. Vous pouvez également utiliser la roue dentée de droite pour faire apparaître la demande directement sur votre page si vous avez souvent besoin de ce bouton.
Choisissez Patron physical item request. Localisez le lecteur via le demandeur ou scannez le numéro du lecteur. Indiquez également le lieu de ramassage.
Cliquez ensuite sur Submit pour introduire la demande.
Si un article réservé est soumis, un message apparaît indiquant que l'article doit être mis sur le Hold shelf. Cliquez sur OK et placez l'article réservé avec les réservations à prendre. Si vous recherchez l'article maintenant, Proces type : Hold shelf. Il y aura également un bordereau de demande de l'imprimeur. Insérez la feuille dans l'article. Cette feuille contient le titre et le code à barres de l'article, le nom du lecteur et jusqu'au moment où la réservation prend fin.
Le lecteur est averti par courrier avec une lettre de réservation (Hold shelf letter).
Supprimer une réservation
Il existe plusieurs façons de supprimer une réservation :
Via le lecteur
Via l'article
Trouvez l'article via Physical items et cliquez ensuite sur le numéro sous Requests.
Via Active hold shelf
Cela ne s'applique qu'aux réservations actives, c'est-à-dire que l'article réservé se trouve déjà dans le casier de réservation et que le statut de l'article = Hold shelf.
Allez au Active hold shelf et cherchez la réservation souhaitée. Choisissez ensuite Cancel request.
Via Expired hold shelf
Il s'agit de réservations/demandes pour lesquelles la date de fin de collecte a déjà expiré. Item status = Hold shelf
Rendez-vous sur le Expired hold shelf et cherchez la réservation souhaitée. Cliquez ensuite sur Reshelve. La réserve sera désormais automatiquement supprimée. Le statut de l'article est désormais In place, ce qui ne s'applique qu'aux réservations actives, c'est-à-dire que l'article réservé se trouve déjà dans le casier de réservation et que le Item status = Hold shelf.
Allez au Active hold shelf et cherchez la réservation souhaitée. Choisissez ensuite Cancel request.
Important : le Expired hold shelf doit être vérifiée chaque matin ! Outre l'onglet Reshelve, les trois autres sont également très importants :
- Send to circulation desk: si vous travaillez avec différents bureaux dans une même bibliothèque
- Send to library: si vous travaillez avec In transit et que vous pouvez donc envoyer des documents d'un campus à l'autre. Voici les articles qui doivent être retournés sur un autre campus
- Activate next: il s'agit d'articles qui ont une prochaine réservation, et donc un lecteur attend. Il est particulièrement important de les vérifier chaque matin !
Pourquoi est-il si important que cela soit vérifié ? Avec les 3 derniers onglets, c'est parce que le document doit être envoyé à une autre bibliothèque ou à un autre guichet, ou parce qu'un autre lecteur l'attend. Mais est-ce si grave qu'une réservation expirée reste un peu plus longtemps ? Pas en soi, tant que vous n'oubliez pas de faire Reshelve, si vous remettez effectivement l'objet dans le rayon. Sinon, l'article reste bloqué dans le système : dans Alma, l'article reste en attente, ce qui signifie que s'il s'agit d'un article d'entrepôt, par exemple, il ne peut pas être récupéré par quelqu'un d'autre !
Via Monitor requests and item statusses
Vous obtenez ici une vue d'ensemble de tous les points de votre institution qui doivent être traités. Pour consulter vos réservations, sélectionnez les éléments suivants dans les facettes à gauche :
- Request/Process type = Patron physical item request
- Owner= votre propre bibliothèque
- Facultatif : Request date (si vous connaissez la date et que vous souhaitez par exemple uniquement rechercher la date du jour)
Lorsque vous avez trouvé l'article que vous souhaitez, cliquez sur Cancel.
Il s'agit de demandes d'entrepôt et de demandes d'articles qui n'ont pas été prêtés.
Pick from shelf
Une demande (Request) ne doit pas toujours porter sur une œuvre prêtée, vous pouvez par exemple aussi faire une demande de dépôt ou certaines bibliothèques offrent également la possibilité de réserver des œuvres qui n'ont pas été prêtées : celles-ci sont alors retirées des rayons par le personnel de la bibliothèque et préparées pour le lecteur, contre paiement ou non.
Comment savoir quels articles retirer des rayons ? Normalement, vous recevrez un courriel pour chaque demande d'entrepôt ou d'étagère ouverte et/ou une feuille sort de l'imprimante. Mais vous pouvez également assurer vous-même le suivi.
Aller à la rubrique Pick from shelf.
Chercher
Vous pouvez également rechercher des réservations. Sélectionnez Requests dans le Persistant search box. Via le menu déroulant, vous pouvez indiquer la subdivision correcte, par exemple Requester (= le lecteur qui l'a demandé). L'avantage ici est que vous n'avez pas à faire de recherche sur le nom complet. Supposons qu'un Erwin vienne à la réception pour demander sa réservation et que vous vouliez voir comment c'est plus tard dans la journée, mais que vous ne vous souvenez pas de son nom de famille... Via Requests - Requester, vous pouvez toujours trouver la réservation. Pareil pour un titre dont on ne se souvient qu'à moitié. Malheureusement, nous ne pouvons pas encore sélectionner par la couleur de la couverture :-)