Inhoud
Inleiding
In dit hoofdstuk leer je alles over het
uitlenen van een item. De normale procedure is
erg eenvoudig, maar er zijn uiteraard altijd
uitzonderingen, en deze worden hier ook
beschreven:
- wat als een barcode niet leesbaar is of
verdwenen is ?
- hoe maak je een on-the-fly record ?
- wat doe je bij de foutmelding Loan blocked
?
- wat als de inleverdatum valt op een
sluitingsdag ?
Normale procedure
Zoals reeds vermeld werd, is de normale
procedure om een item uit te lenen in Alma
erg eenvoudig. Je zoekt de juiste lezer op
(zie hoofdstuk Lezers) en dan staat je
cursor automatisch juist om met een
barcodescanner de barcode van het item in
kwestie uit te lenen. Indien je niet
beschikt over een barcodescanner, kan je
de barcode ook handmatig invoeren. Opgelet: indien je copy/paste zou
doen vanuit een ander scherm, mogen er
geen onnodige spaties mee overkomen, want
dan krijg je een foutmelding !
Je kan vanuit dit scherm ook een mail
versturen naar de lezer met hierin een
overzicht van alle werken die de lezer op
dat moment heeft uitgeleend: klik hiervoor
op Send activity report.
Wat als de barcode niet leesbaar
is/verdwenen is ?
Stel dat je dit pas merkt bij het uitlenen, dan
kan je het item opzoeken via het lijsticoon.
Selecteer het gewenste werk en dan kom je
automatisch terug in het lezersrecord terecht
en de barcode van het item is reeds ingevuld
op de juiste plaats, je moet enkel nog op Enter of op OK klikken.
Met
een on-the-fly record
Stel dat het item dat je wenst uit te
lenen, nog geen barcode heeft vb omdat het
om een ingebonden tijdschrift gaat of om
een erg nieuw item dat nog niet verwerkt
is, maar dringend gevraagd werd. Dan kan
je een on-the-fly record aanmaken om het
item uit te lenen. Dit doe je door op Create item te klikken. Kies
vervolgens de juiste opties:
Holdings type: Existing of New
Citation Type: Book of Article
Vul vervolgens de verplichte velden Title, Publication date en Location in.
Als deze velden zijn ingevuld, kan je een Barcode aanmaken (zelf te creëren
vb bib afkorting+datum) en ook de Item
policy kiezen. Klik op Save en het item wordt onmiddellijk
uitgeleend aan de lezer.
De Item status staat
automatisch op Recalled. Je krijgt
een pop-up als dit item wordt ingeleverd: The item's destination is [location]
Aquisition Department - Item is
requested. De Process Type komt dat op Transit te staan. Zo
weet diegene die dit item inlevert, dat er
nog iets met dit item moet gebeuren.
Vergeet niet om het record nadien
volgens de geijkte cata-regels te
vervolledigen !
Wat bij de foutmelding Loan blocked ?
- Soms komt een lezer met een boek naar de
balie dat nog uitgeleend is door iemand
anders. Dan krijg je een pop-up bij het
uitlenen Item is currently on loan by
another patron. Je hebt hier
(afhankelijk van de configuratie
instelling) een Override optie: zo
kan je het boek toch direct uitelenen aan
de lezer die voor je staat en moet
je het boek niet eerst inleveren, de
aanwezige lezer terug opzoeken en dan pas
het boek uitlenen.
- Als een lezer al het maximale aantal
items heeft ontleend, krijg je een block.
Afhankelijk van de configuratie is deze
block overschijfbaar via de optie Override.
- Een item dat gereserveerd werd voor een
andere lezer, kan niet ontleend worden.
- Een item dat niet uitleenbaar is, geeft
ook deze foutmelding. Afhankelijk van de
configuratie is deze overschrijfbaar via
de knop Override.
- Sommige bibliotheekmedewerkers zijn actief
om meerdere locaties. Omdat Alma webbased
is, moet je er goed op letten dat je
ingelogd bent aan de juiste balie, anders
kan je de foutmelding Item cannot be
loaned from this circulation desk te zien krijgen. Dit krijg je ook indien
je items van een andere balie of
bibliotheek probeert uit te lenen.
Wat als de inleverdatum valt op een
sluitingsdag ?
Dit werd al ingesteld, maar kan altijd
aangepast worden door een melding aan te
maken in de Libis Helpdesk. Dit zijn de
opties
- Alma neemt de laatste dag voor de
sluitingsdag als inleverdatum, met als
inleveruur het sluitingsuur. Dit is handig
voor vb bibliotheken die in de zomer een
maand sluiten en graag vóór die datum al
hun uitgeleende items terug hebben.
- De datum wordt behouden, maar dan hebben
de lezers sowieso een boete, omdat ze op
die dag niet kunnen inleveren.
- Alma neemt de eerst volgende openingsdag.
Hier kan je kiezen voor het sluitingsuur
of het openingsuur. Het sluitingsuur lijkt
ons de meest logische optie, anders heeft
de lezer sowieso alsnog een dag boete...