Kennisdatabase

Inhoud

Toelichting

In de verschillende Leuvense erfgoedcollecties worden aanzienlijke middelen ingezet voor de catalografische verwerking van de grote massa onverwerkte oude drukken, handschriften en ander erfgoedmateriaal. Vele duizenden exemplaren worden jaarlijks uit de magazijnen opgehaald, ontsloten en ter beschikking gesteld van de bibliotheekgebruikers. Een aanzienlijk deel van de ontsloten exemplaren is echter in meer of mindere mate beschadigd. Het is dan ook opportuun om aan de ontsluiting van erfgoedmateriaal een luik te koppelen waarin de bestaande schade aan exemplaren wordt geregistreerd.

De verschillende schadebeelden

Om de schade aan ons erfgoedmateriaal op een zo efficiënte mogelijke manier te beheren is het belangrijk om een aantal schadebeelden te definiëren. Hoewel de Schadeatlas bibliotheken (UPLA-methode) uitgaat van 22 schadebeelden kiezen wij voor een nulwaarde en 10 schadecategorieën. Het gaat hier om zeer algemene categorieën die niet de precieze aard of oorzaak van de schade vastleggen, maar wel de meest zichtbare gevolgen van de schade. Alvorens in te gaan op het datamodel lijsten we ze hieronder, met een korte beschrijving, op.

Geen ernstige schade S00

Elk erfgoedexemplaar moet voorzien worden van een schaderegistratie. Indien een exemplaar geen ernstige schade vertoont moet een nulwaarde worden toegekend. Die voeg je best reeds toe aan het template.

Actieve biologische (micro-)organismen S01

Indien er duidelijke aanwijzingen of sterke vermoedens zijn dat het boek nog ‘leeft’: het papier vertoont schimmelsporen, we vinden levende beestjes, of het exemplaar heeft boorgaatjes waar nog stof uitvalt.

BAND - Losse delen S02

Indien delen van de band (platten, rug, sluitwerk) zijn bewaard maar zich volledig los van de rest van het boekblok bevinden.

BAND – Beschadigde band S03

Indien de band schade vertoont die risico inhoudt op verdere ernstige schade bij raadpleging: delen van de band ontbreken waardoor het exemplaar kwetsbaar wordt, de aansluiting van platten en rug begint los te komen, barsten.

BAND - Ontbreekt volledig S04

Wanneer we vaststellen dat een volume ooit ingebonden is geweest (bv. resten van lijm of bindingen) maar dat de band volledig verdwenen is.

BAND – Probleem rekplaatsing S05

Wanneer het exemplaar niet veilig tussen andere exemplaren op het rek geplaatst kan worden: boekblokken met volledig of gedeeltelijk verloren band, slappe boekblokken en vervormde banden (openstaand door droogte, 'uitgezakt'). Indien het probleem meteen adequaat aangepakt kan worden (door bv. verpakking in zuurvrije omslag of doos) is registratie niet meer nodig.

BOEKBLOK – Ontbrekende bladen S06

Dat er in een boekblok bepaalde bladen ontbreken, kan vaak pas worden vastgesteld wanneer het volledige werk wordt doorgenomen (collationeren). Dat gebeurt slechts voor een minderheid van de verwerkte boeken en de registratie van dit schadebeeld kan dus nooit volledig zijn. Bovendien worden onvolledigheden - wanneer ze toch worden opgemerkt - uitgebreider geregistreerd in holding tag 963. Toch is het in functie van opvolging in dergelijke gevallen ook nuttig/nodig om dit schadebeeld toe te voegen aan de holding.

BOEKBLOK – Losse onderdelen S07

Indien bladen of katernen uit het boekblok loszitten in het boekblok.

BOEKBLOK – Beschadigd boekblok S08

Wanneer het boekblok schade vertoont die risico inhoudt op verdere ernstige schade door raadpleging: loskomende onderdelen, grote scheuren, verkleefde bladen.

PAPIER – Papierschade S09

Als de bladen van een boek ernstig beschadigd zijn door allerlei processen (verzuring, vervilting, inktvraat, plaagdierschade) waardoor bij raadpleging verdere ernstige schade dreigt. Lichte schade zoals kleine scheurtjes of rafeltjes aan de bladranden wordt niet geregistreerd.

PAPIER – Vlekken S10

Indien het papier vlekken vertoont die het gevolg zijn van vochtschade en/of schimmel. Er is geen risico op verdere ernstige beschadiging: het boek is droog en/of de schimmel is dood.

Invoer in holding tag 958

Tag 958 in het holdingrecord laat ons toe om op een efficiënte manier op een basisniveau de schade in onze collecties te beschrijven, te meten en op te volgen. Belangrijk is wel dat we enkel ernstige schade registreren, m.a.w. schade waarvoor opvolging is vereist. Lichte schade (bv. gebruikssporen zoals schrammen op de platten) die geen bedreiging voor het exemplaar vormt, wordt dus niet geregistreerd. De catalograaf beoordeelt dit. Als richtlijn kan de Schadeatlas bibliotheken dienen. In dat model wordt een onderscheid gemaakt tussen lichte, matige en ernstige schade en voor elk schadebeeld wordt dit onderscheid geïllustreerd met verhelderende voorbeelden. Bij ons schademodel richten we ons in de eerste plaats op schade die in de Schadeatlas als 'ernstig' zou worden beoordeeld.

$$a - Registratie van het schadebeeld

In tag 958 $$a registreert de catalograaf de schadebeelden die van toepassing zijn op het exemplaar. Via een keuzelijstje kan gekozen worden voor de nulwaarde, of voor één (of meerdere) van de 10 schadecategorieën.

Indien er geen sprake is van schade voeg je dus de nulwaarde én datum ($$c) toe.

$$b – Schadebeeld opvolgen/actie ondernemen

Op basis van de schaderegistratie geeft de collectie-expert in $$b de noodzakelijke opvolging aan. Wanneer in een latere fase ook effectief actie wordt ondernomen worden de waarden aangepast zodat duidelijk is dat de opvolging gebeurd is. De keuzelijst bestaat dus uit koppeltjes waarbij de ene waarde de andere zal vervangen.

• Doos bestellen > Verpakt in doos
  
• indien middelen voorhanden zijn kan catalograaf zelf ingrijpen (bv. pamfletjes verpakken in zuurvrije omslag)
  
• Opvolging door expert > Exemplaar beoordeeld
  
• zuinig mee omspringen: enkel gebruiken wanneer er sprake is van omkeerbare schade
  
• dwingend indien vermoeden van actieve organismen: exemplaar onmiddellijk in quarantaine plaatsen en taggen met ‘Opvolging door expert’
  
• Te vervangen > Vervangexemplaar
  
• via tag kunnen te vervangen exemplaren in set worden samengebracht waarna via een job een aanwijzing in LIMO public note kan worden opgenomen
  

$$c – Datum van registratie/actie

In dit subveld wordt de datum (jaar en maand) van registratie (R) of van opvolging/actie (A) opgenomen. De datum wordt in vaste vorm opgenomen, nl. een prefix gevolgd door YYYYMM

• RYYYYMM (bv. R201605) = datering van de registratie van de schade door catalograaf
  
• AYYYYMM (bv. A201608) = datering van de als opvolging ondernomen actie
  

$$d - UPLA-schadebeeld

Dit subveld is bedoeld om via een keuzelijst het overeenkomende schadebeeld volgens de methode van de Schadeatlas (UPLA) in te voeren. Het wordt echter niet gebruikt in de standaardprocedure voor schaderegistratie.

$$e – Vrije tekst

In dit subveld kan in vrije tekst verduidelijking worden gegeven, hetzij bij het schadebeeld, hetzij bij de opvolging en ondernomen acties. Ook indien sprake is van meerdelige werken of convoluten (zie verder) kan in subveld $$e gespecificeerd worden welke specifieke delen beschadigd zijn. Enkele voorbeelden:

• $$a BAND – Beschadigde band $$c R201902 $$e lederen bekleding hangt in losse flarden
  
• $$a BOEKBLOK – Losse onderdelen S07 $$c R202004 $$e losse katern C in V. 4
  

Specifiek: convoluten

Het hierboven beschreven datamodel gaat uit van het principe dat er enkel schade wordt geregistreerd in holdings met een item, dit in functie van een betere opzoekbaarheid. Voor convoluten moet daarom een specifieke regeling worden vastgelegd:

• In de holding van het eerste convoluutonderdeel komt 1 tag 958 met alle schadebeelden die voorkomen in het volledige convoluut in opeenvolgende subvelden $$a.
  
• In de descriptive holdings zonder item van de volgende convoluutonderdelen wordt een tag 958 aangebracht met in subveld $$a het schadebeeld dat in dat onderdeel voorkomt en indien nodig een specificatie in $$e.
  

De onderstaande tabel toont een voorbeeld van deze werkwijze.

Voorbeeldworkflow

Een catalograaf beschrijft op 2 augustus 2018 een incunabel uit collectie X. Het boek zit nog in zijn oorspronkelijke band maar het voorplat hangt los en de eerste bladen zijn aan het vervilten waardoor de randen in rafels losscheuren.

• Twee tags met schadebeelden en R-datum:
  
• 958 $$a BAND – Losse delen S02 $$c R201808
  
• 958 $$a PAPIER – Papierschade S09 $$c R201808
  

De collectie-expert bekijkt het boek 2 maanden later en oordeelt dat een doos nodig is en dat een conservatie-expert het boek moet bekijken.

• De te ondernemen acties worden aangevuld in $$b en de datum van actie wordt aangepast:
  
• 958 $$a BAND – Losse delen S02 $$b Doos bestellen A01 $$c A201808
  
• 958 $$a PAPIER – Papierschade S09 $$b Opvolging door expert A03 $$c A201810
  

Er is op het einde van het jaar nog wat budget over. Op basis van de 958 tag wordt een lijst getrokken van alle exemplaren in collectie X die een doos moeten krijgen. De exemplaren worden gemeten, dozen besteld en geleverd.

• Het exemplaar wordt in zijn doos verpakt en deze actie wordt geregistreerd en gedateerd in de relevante 958 tag:
  
• 958 $$a BAND – Losse delen S02 $$b Verpakt in doos A02 $$c A201812
  
• 958 $$a PAPIER – Papierschade S09 $$b Opvolging door expert A03 $$c A201810
  

Het boek in kwestie zal worden tentoongesteld en wordt als voorbereiding naar het restauratie-atelier gestuurd waar de band wordt hersteld en de vervilte bladen worden gefixeerd.

• Deze acties worden geregistreerd in de relevante 958 tag. Als de geregistreerde schade door een restauratie volledig ongedaan is gemaakt, mag het schadebeeld verwijderd worden:
  
• 958 $$a PAPIER – Papierschade S09 $$b Exemplaar beoordeeld A04 $$c A202005 $$e band gerestaureerd, voorplat aan rest van de band bevestigd, vervilte bladen in de eerste katern gefixeerd
  

Colofon

Laatst gewijzigd op01.04.2025