Holdings en beschrijvingen zonder items

Als het enige (of laatste) item van een holding geschrapt wordt (withdrawn) in Alma, dient eveneens de holding gewist te worden. Als er geen holdings/items meer zien in een bibliotheek dient het bezit van de bibliotheek bovendien in de beschrijving (veld 996) geschrapt te worden.

Holdings opsporen zonder item

De lijst is te verkrijgen via Alma Analytics Object > 'Actieve holdings zonder items per bibliotheek'. Kies via de prompt de juiste bibliotheek. In dit overzicht zie je alle actieve ‘(= niet verwijderde) holdings zonder item. In de kolom ervoor zie je ook of er ooit een item aan gehangen heeft.

Er dient zeker nog een check te gebeuren alvorens te wissen. Opgelet! Bij convoluten wordt bijvoorbeeld enkel voor het eerste onderdeel een item aangemaakt. Van de andere convoluutonderdelen wordt enkel een beschrijving en holding aangemaakt. Deze onderdelen zijn hierdoor gekend:
  • 866 $$a Title # of composite volume
  • 949 $$a LBS convoluut (deze info wordt ook weergegeven in het Object/export) en dien je dus buiten beschouwing te laten bij een verwijderoperatie. De effectief lege holdings worden best verwijderd door een catalograaf.
  • A: MMS ID van het bib record waaraan de holding is gekoppeld
  • B: titel van het bib record
  • C: Holding lifecycle (waar je dus het verschil ziet, kan filteren op nog bestaande of verwijderde holdings
  • D: Holding ID
  • E: Permanent call number
  • F: Library code
  • G: Location code
  • I: BELANGRIJK: het aantal nog bestaande items dat aan de holding is gekoppeld
  • J: BELANGRIJK: het totaal aantal items dat aan de holding gekoppeld was/is (dus zowel de nog bestaande als de verwijderde
Met wat filterwerk kun je je een aantal zaken bekijken:

1. Holdings die nooit een item hebben gehad (en dan kan het gaan om zogenaamde dummy holdings waar dat met opzet is of holdings die om een of andere reden nooit gebruikt werden): Filter C op Active (geen zin om te zoeken naar verwijderde holdings) en I en J op 0
2. Holdings die al hun items verloren hebben: Filter C op Active, I op 0 en J > 0

Beschrijvingen opsporen zonder holding/item

Dit overzicht is te verkrijgen via Advanced Search > Physical Titles in Alma. De set die dit genereert kan meteen aangepakt worden (manueel of per job).

1. Maak een set physical titles die alle records verzameld met in 996 het sigel van de bibliotheek. Dat kan met een query als hieronder (voor BIBK)

Image Placeholder
Sla het resultaat als set op.

2. Maak een set physical titles waarbij gezocht wordt naar ofwel physical titles met holdings in BIBK (in deze set zullen ook de titels zitten met enkel een of meerdere holdings zonder items) ofwel naar physical items met library BIBK (in deze set zullen de records met lege holdings dus niet inzitten). Query voor eerste versie is

Image Placeholder

en voor de tweede

Image Placeholder

Sla het resultaat op als tweede set
3. Ga naar manage sets > zoek de eerste set > kies voor Combine sets en combineer met Not-operator met tweede set

=> Resulterende set is een set met:
1. Een 996 die het bibliotheeksigel bevat
2. Zonder holding(s) van die bibliotheek resp. item(s) van die bibliotheek

=> Records waar die 996 met sigel niet meer thuishoort.

De 996 velden worden vervolgens best aangepakt, manueel door een catalograaf of in set via een verzoek aan de Libis Helpdesk met de MMS ID’s en parameters die verwijderd dienen te worden.

Colofon

Laatst gewijzigd op 29.05.2024