Kennisdatabase

• Een lezer krijgt verschillende attenderingen via mail wanneer een item de inleverdatum nadert / overschreden heeft.
  
• Een aantal dagen vóór de inleverdatum krijgt de lezer een mail (FulUserLoansCourtesyLetter)
  
• Op de inleverdatum krijgt de lezer een mail (FulUserOverdueNoticeLetter)
  
• X, Y en Z dagen na de inleverdatum krijgt de lezer een mail (FulOverdueAndLostLoanNotificationLetter)
  
• De vierde – de final reminder – wordt een aantal dagen na de inleverdatum naar het mailadres van de van de bibliotheek gestuurd en niet naar de lezer. Op aanvraag kan deze mail ook afgeprint worden; dit kan per bibliotheek ingesteld worden. Tegelijkertijd springt de status van het item ook op ‘lost’. De boete wordt dan afgesloten en de lezer wordt dan uitgesloten van verdere dienstverlening totdat dit opgelost is.
  
• Alvorens de lezer persoonlijk te contacteren, doe je best nog eerst een rekcontrole. De kans bestaat immers dat het item toch werd ingeleverd, maar dat dit niet correct geregistreerd werd.
  
• Het is aan te raden om voor de opvolging een excel-document bij te houden van alle ‘lost cases’ waar je oplijst welke contactpogingen je wanneer hebt ondernomen. Je zou bijvoorbeeld kunnen werken met een tabblad ‘op te volgen’ en een tabblad ‘afgesloten’ items (waarnaar je opgeloste cases kan slepen).
  
• Mogelijke contactpogingen zijn:
  
• Persoonlijke mail naar de lezer waar je met aandrang vraagt om achtergebleven ontleningen in te leveren. De contactgegevens van de lezer vind je via Alma FF > manage patron services > doorklikken op ID > tabblad ‘contact info'
  
• Lezer telefonisch contacteren en eventueel een voicemailbericht inspreken
  
• Contacteer ICTS om (indien gekend) het privé-mailadres van de lezer op te vragen.
  
• Het sturen van een aangetekende brief naar de lezer. Hiervoor worden kosten aangerekend.
  
• In uitzonderlijke gevallen en indien relevant kan je iemand contacteren die dichter bij de lezer staat: ombuds, studiebaanbegeleider, de promotor, het afdelingshoofd van een onderzoekseenheid, een collega/kantoorgenoot of zelfs de decaan.
  
• Wanneer de contactpogingen zonder resultaat blijven, is het zaak om kosten te verhalen op de lezer, bestaande uit kostprijs van het boek (in afstemming met de collectieverantwoordelijke voor aanschaf vervangexemplaar of voor andere collectievorming; fee type: Lost item replacement fee) boete, de kost voor de aangetekende brief (fee type: Notification fee) en administratieve kost (fee type: Lost item processing fee) te factureren aan de lezer (zie ook: Afspraken verloren boeken).
  
  Het item kan dan van het lezersrecord gehaald worden en op ‘missing’ gezet worden. In het lezersrecord kan een ‘note’ toegevoegd worden dat er een factuur is opgemaakt voor het ‘lost’ item, zodat er een spoor in Alma zichtbaar blijft. In je exceldocument kan je een afzonderlijk tabblad maken van alle ‘lost’ items waarvoor je een factuur hebt opgemaakt.
  
• Aandachtspunten en tips:
  
• Een ‘lost’ item kan je niet meer verlengen. Je dient het item eerst te ‘vinden’ via ‘Find item’.
  
• Aanvragen in de wachtrij worden geannuleerd als een item op ‘lost’ springt. De aanvrager krijgt hiervan een mail.
  
• Wanneer je in het uitleenoverzicht merkt dat de lezer ook nog van andere bibliotheken ‘lost items’ in leen heeft, is een gezamenlijke aanpak aan te raden (bv. één aangetekende brief).
  
• De opvolging van de ‘lost items’ doe je best op regelmatige basis. De ervaring leert dat je best kort op de bal speelt en niet wacht tot bv. studenten afstuderen of dat Erasmusstudenten terug naar hun thuisland zijn.
  
• Via Alma > Analytics > Fulfillment DB (NZ) > tabblad ‘lost loans’ kan je de volledige lijst van ‘lost’ items opvragen of via ‘Advanced search Physical Items’ > ‘Process Type’.
  

1. Alma Analytics > Fulfillment DB > tabblad ‘missing items’. Je ziet de Processing date (kolom H) waarop item op Missing werd gezet. Als dit veld leeg is, was het item al vermist ten tijde van Aleph (vóór 23/7/2014).
   

OF


2. ‘Advanced search Physical Items’ > ‘Process Type’. In dat laatste geval zie je de ‘Advanced search Physical Items’ > ‘Process Type’. In dat laatste geval zie je de laatste modification date (kolom J). Een item is zeker zo lang missing als die datum. Let op, van zodra je Edit item opent, is die actie de meest recente Modification Date. Via Edit item > History zie je de datum waarop het item Missing werd gezet in Alma. Als je daar geen info terugvindt, was het item al vermist ten tijde van Aleph (vóór 23/7/2014). Via Edit item > Notes is Internal Note 3 dan “MI”.
   

Colofon

Laatst gewijzigd op 02.10.2024