Inhoud
De logica achter Expand from Template
Wanneer je Expand from Template gebruikt om een bepaalde template 'over' een bestaand BIB record, holding of authority record te leggen, zal Alma de structuur van template en record met elkaar vergelijken en beide tot één geheel combineren. De manier waarop dit gebeurt, komt echter niet helemaal overeen met wat de term 'expand' doet vermoeden. 'Expand' betekent 'uitbreiden'. Men zou daarom denken dat het BIB record wordt uitgebreid met de velden en subvelden (en eventueel vooringevulde waardes) die in de template zijn opgenomen.
Eigenlijk zou de term 'Overlap from template' een betere benaming zijn geweest voor deze functionaliteit. De logica die wordt gevolgd is immers een vergelijking tussen BIB record en template waarna de velden en subvelden (ongeacht of ze leeg zijn of vooringevuld) uit de templates die niet voorkomen in het BIB record aan dat BIB record worden toegevoegd. Een en ander wordt duidelijk via onderstaande tabellen.
| TABEL 1. TEMPLATE EN BIB RECORD NAAST ELKAAR | ||
| TEMPLATE | ➤ | RECORD |
| 245 0_ $$a $$b | ➤ | 245 04 $$a Een kwaliteitsproef voor het Vlaamse onderwijs? |
| 650_7 $$2 KUL $$a | ➤ | 650_7 $$2 UDC $$a 371 $$x Onderwijs. Schoolwezen |
| 996 $$a BCOL $$b physical $$c 201903 $$9 local | ➤ |  996 $$a GBIB $$b physical $$c 201705 |
| 700 1_ $$a $$4 | ➤ | 700 1_ $$a Cleutermans, Karel $$4 aut |
| 700 1_ $$a $$4 | ➤ | |
Tabel 1 toont een deel van een template en BIB record zoals ook Expand from Template ze naast elkaar plaatst. Deze template is duidelijk al afgestemd op lokaal gebruik: naast de verplichte tag 245 (titel) met subvelden $$a en $$b voor hoofd- en ondertitel bevat het een tag 650 _7 voor lokale onderwerpen waarbij in $$2 al een lokale filterwaarde is ingevuld. Ook de verplichte lokale tag 996 is in de template aanwezig met vooringevulde waardes. De template voorziet ook in twee lege tags 700 voor het invoeren van auteursnamen. In het BIB record is vanzelfsprekend een tag 245 met de ingevoerde titel aanwezig. Het BIB record bevat ook al een tag 650 _7 met een UDC-trefwoord en een lokale tag 996 van een andere bibliotheek. Ook een tag 700 met auteursnaam zit al in het BIB record.
| TABEL 2. EXPAND FROM TEMPLATE COMBINEERT TEMPLATE EN BIB RECORD | ||
| TEMPLATE | ➤ | RECORD |
| ❌ | 245 04 $$a Een kwaliteitsproef voor het Vlaamse onderwijs? $$b | |
| ❌ | 650_7 $$2 UDC $$a 371 $$x Onderwijs. Schoolwezen | |
| ❌ | 996 $$a GBIB $$b physical $$c 201705 | |
| ❌ | 700 1_ $$a Cleutermans, Karel $$4 aut | |
| 700 1_ $$a $$4 | ✅ | |
Tabel 2 toont hoe via Expand from Template de template en het BIB record tot één geheel gaat maken. Daarbij worden beide vergeleken en enkel de velden en/of subvelden die ontbreken in het BIB record worden van de template overgebracht naar het BIB record. Daarbij wordt niet gekeken naar eventueel al ingevulde waardes in de template. Deze werkwijze heeft positieve en negatieve gevolgen:
- De lege tag 245 'botst' op de al aanwezige ingevulde tag in het BIB record. Daar is echter geen ondertitel ($$b) ingevoerd. Er wordt dus geen tweede tag 245 ingevoerd maar het lege subveld $$b verhuist wel van template naar BIB record.
- De tag 650 _7 en de lokale tag 996, beide met vooringevulde waardes voor een specifieke bibliotheek 'botsen' op diezelfde tags in het BIB record en worden dus niet overgebracht.
- Van de twee lege tags 700 botst de eerste op de al aanwezige auteursnaam. De tweede wordt wel overgebracht naar het uitgebreide BIB record omdat er in het BIB record slechts 1 tag 700 stond.
Positief: nutteloze verdubbeling (een tweede lege tag 245) wordt vermeden. Negatief: tags die wel zouden verdubbeld moeten worden omdat ze per bibliotheek verschillend worden ingevuld (in casu tag 650 _7 voor lokale onderwerpsontsluiting en de lokale tag 996) worden niet overgebracht en de catalograaf zou deze dus zelfs na Expand from template toch nog manueel moeten toevoegen aan het BIB record.
De logica toepassen in 'slimme' templates
Nu we beter begrijpen hoe Expand from Template eigenlijk werkt, kunnen we deze inzichten ook gebruiken om onze templates zo vorm te geven dat ze afgestemd zijn op deze logica. De volgende tabellen illustreren dit.
| TABEL 3. EEN 'SLIMME' TEMPLATE EN BIB RECORD NAAST ELKAAR | ||
| TEMPLATE | ➤ | RECORD |
| 245 0_ $$a $$b | ➤ | 245 0_ $$a Een kwaliteitsproef voor het Vlaamse onderwijs? |
| 650_7 $$a | ➤ | 650_7 $$2 UDC $$a 371 $$x Onderwijs. Schoolwezen |
| 650_7 $$a | ➤ | |
| 650_7 $$2 KUL $$a | ➤ | |
| 996 $$a | ➤ | 996 $$a GBIB $$b physical $$c 201705 |
| 996 $$a | ➤ | |
| 996 $$a BCOL $$b physical $$c 201903 $$9 local | ➤ | |
| 700 1_ $$a $$4 | ➤ | 700 1_ $$a Cleutermans, Karel $$4 aut |
| 700 1_ $$a $$4 | ➤ | |
Tabel 3 toont een 'slimme' template. Wat de algemene tags betreft die over heel LIBISnet op dezelfde wijze (zouden) moeten worden ingevoerd, is er niets gewijzigd: er is nog steeds 1 tag 245 en er worden 2 tags 700 voorzien voor auteursnamen. Voor de lokaal variërende en lokale tags is er wel een belangrijk verschil: de tag 650 _7 mét vooringevulde filterwaarde in subveld $$2 wordt nu voorafgegaan door twee tags 650 _7 met enkel een leeg subveld $$a. Hetzelfde werd gedaan voor de lokale tag 996 waar de tag met vooringevulde waardes wordt voorafgegaan door twee tags 996 met enkel een leeg subveld $$a.
| TABEL 4. EXPAND FROM TEMPLATE COMBINEERT EEN 'SLIMME' TEMPLATE EN BIB RECORD | ||
| TEMPLATE | ➤ | RECORD |
| ❌ | 245 0_ $$a Een kwaliteitsproef voor het Vlaamse onderwijs? $$b | |
| ❌ | 650_7 $$2 UDC $$a 371 $$x Onderwijs. Schoolwezen | |
| 650_7 $$a | ✅ | |
| 650_7 $$2 KUL $$a | ✅ | 650_7 $$2 KUL $$a |
| ❌ | 996 $$a GBIB $$b physical $$c 201705 | |
| 996 $$a | ✅ | |
| 996 $$a BCOL $$b physical $$c 201903 $$9 local | ✅ | 996 $$a BCOL $$b physical $$c 201903 |
| ❌ | 700 1_ $$a Cleutermans, Karel $$4 aut | |
| 700 1_ $$a $$4 | ✅ | 700 1_ $$a $$4 |
Tabel 4 toont hoe een 'slimme template' de positieve werking van Expand from Template behoudt en de negatieve gevolgen doet verdwijnen:
- Voor algemene velden is het in deze context dubbele velden aan te brengen. Je zal altijd maar 1 tag 245 nodig hebben.
- Voor velden die lokaal anders worden ingevuld en de lokale tag 996 en die mogelijk al vooringevulde waardes bevatten, is de oplossing dus eenvoudig. Voer in je template voor de tag met vooringevulde waardes een aantal dezelfde tags in met slechts een leeg subveld $$a.Bij Expand from template zullen deze lege tags ofwel botsen op al aanwezige tags in het BIB record of overgebracht worden vanuit de template. Bij opslaan van het BIB record worden ze dan automatisch verwijderd. De tags mét vooringevulde waardes zullen correct overgebracht worden vanuit de template: je kan ze dan vervolledigen in het BIB record door bv. toepasselijke trefwoorden te zoeken en in te voeren.
Hoeveel lege tags je moet voorzien, is sterk afhankelijk van het type collectie en het soort van materiaal waarmee je werkt. Bibliotheken met een heel apart collectieprofiel binnen LIBISnet zullen vaak met bibliografische beschrijvingen werken die alleen door hen of slechts door enkele bibliotheken gebruikt worden. Het aantal al aanwezige tags met lokale trefwoorden of lokale tags 996 zal dan redelijk beperkt zijn. Maar medewerkers van bibliotheken met een meer algemeen profiel zullen vaker geconfronteerd worden met BIB records die door velen gedeeld worden. Een voorbeeld zijn bibliotheken met collecties schoolboeken: deze bevatten vaak lange lijsten van lokale onderwerpen. Voor dergelijke templates voorzie je dus best een groter aantal lege 'voorloper'-velden.
Dezelfde techniek pas je best ook toe in al je holding templates. Wanneer je een nieuwe holding aanmaakt, bevat deze immers al een tag 852 met enkele lege subvelden ($$abchi). In je holding templates wil je waarschijnlijk een tag 852 (plaatskenmerk) voorzien waarbij de subvelden $$b voor de bibliotheek, $$c voor de collectie en eventueel zelfs een (aanzet van) een plaatskenmerk al zijn ingevuld. Als je holding template slechts 1 tag 852 bevat met vooringevulde waardes, zal deze botsen op de 852 tag in de holding. De tabel hieronder toont hoe het dus wel moet.
| TABEL 5. EEN 'SLIMME' HOLDING TEMPLATE | ||
| TEMPLATE | ➤ | RECORD |
| ❌ | ||
| 852 $$b BIBC $$c BRES $$h | ✅ | 852 $$b BIBC $$c BRES $$h |
Colofon
Laatst gewijzigd op 05.04.2019