Lang openstaande schuld

Opvolgen van fines en fees

Vooraf

We innen boetes en kosten. (Zie tarieven ENKEL KU LEUVEN).
Klik op PAY > ALL FINES, of SPECIFIC FINES voor een overzicht van alle boetes/kosten.
Het is mogelijk om per bib een maandelijkse mail te sturen op eerste dag van de maand (FulFinesFeesNotificationLetter); parameters af te stemmen met Libis.
Kosten kunnen betaald worden

via betaalterminal (eventueel via Tracs)
via Limo (ook studenten en personeel van de Associatie via KU Leuven Limo, zie documentatie): via My account > Costs --> https://services.libis.be/pay_my_fines. opgelet: dit kan enkel bij lezers met een actief account. Lezers van wie het account vervallen is, of van wie faciliteitenpakket werd afgenomen wegens uitblijven van betaling hebben deze optie niet.
Cash
Lokaal is het eventueel mogelijk om een betaling via overschrijving aan te bieden. Bekijk dit met je financiële antenne

De lezer krijgt automatisch een betalingsbewijs in zijn mailbox (na te gaan via 'attachments').
Boete/kost aanmaken via Manage Patron Services > User Details > Fines/Fees > Add Fine or Fee > selecteer Fee type

Licht kost toe bij Comments. Gaat het om een kost gerelateerd aan een item, geef dan de barcode in bij Item Barcode. Let op: als je de barcode inscant, zorg dan dat het Comments veld al is ingevuld want de kost is na een scan direct aangemaakt.
Bij het ingeven van een bedrag steeds . gebruiken en niet ,
We maken enkel kosten aan voor onze eigen bibliotheek (Owner)
Verkeerde feetype gekozen? Als een kost nog openstaat, kun je de fee waiven (licht reden toe) en de fee opnieuw aanmaken onder de juiste type. Aan reeds betaalde fees kan niets meer gewijzigd worden.
Bij een openstaande kost vanaf een bepaald bedrag wordt een automatische block geplaatst door Alma. Het blijft daarmee voor de lezer nog mogelijk om de bibliotheken te betreden en om aanvragen te plaatsen. Deze worden echter standaard afgewezen totdat de boete betaald werd.

Fee types

Alma gebruikt in elk geval onderstaande types (met lokaal bijkomende fee types):

Bij gebruik van Change Due Date verdwijnt deze fee
N.B. boetes van een bepaald bedrag kunnen kwijt gescholden worden: waiven met optie 'Waived by registrar'; geef in: 'Grace day'
Indien zelf aangemaakt (bijvoorbeeld bij Change Due Date terwijl boete diende te blijven): geef barcode in van item zodat boete aan item gekoppeld wordt in kostenoverzicht (meer info)

Verloren/beschadigde boeken
- Lost item process fee: kostprijs voor verwerking van lost boeken
- Lost item replacement fee: kostprijs van boek voor vervanging/collectievorming van verloren boek
- Damaged item fee: kost voor beschadigd item
- Notification fee: kostprijs aangetekende zending na derde aanmaning
Dag/jaarkaarten
- Patron registration fee: lidgeld (zowel nieuwe lezers als hernieuwing)
- Library Card Replacement: vervangen van verloren kaart
Documentlevering

Resource sharing request fee:: IBL-aanvragen studenten (buiten KUL) en externen

Geef barcode in van item voor meer info in kostenoverzicht (indien bedrag niet via Borrowing Requests > Receive werd ingegeven)

Geef barcode in van item voor meer info in kostenoverzicht (enkel mogelijk als aanvraag nog actief is)

Bij problemen/documentatie

Betaling werd niet geregistreerd in Alma (Limo of Bancontact)
Problemen Tracs
Problemen Alma: helpdesk@libisnet.be
Documentatie online betalen via Limo
Tarieven KU Leuven Bibliotheken
Verkeerde feetype gekozen? Als een kost nog openstaat, kun je de fee waiven (licht reden toe) en de fee opnieuw aanmaken onder de juiste type. Aan reeds betaalde fees kan niets meer gewijzigd worden.
Betaalde boete was onterecht? Terugbetaling verloopt via financiële antenne

Overzicht boetes

Via Alma Analytics > Fines and Fees DB >Unpaid Fines and Fess > Selecteer bibliotheek, data en exporteer

Advanced Search > Users > Fine/Fee total sum > 0

Beoordeel boetes:

Opvolging boetes

De opvolging van boetes doe je, buiten een eventuele automatische FulFinesFeesNotificationLetter, per bib best ook zelf op regelmatige basis. De ervaring leert dat je kort op de bal moet spelen en, zeker bij hoge boetes, niet moet wachten tot bv. studenten afstuderen of dat Erasmusstudenten terug naar hun thuisland zijn.
Beoordeel boetes: waive de boete vanuit het lezersrecord met toelichting (bijvoorbeeld €0.50 overdue fines; bedragen onder €10 bij reeds enige tijd vervallen accounts (controleer hierbij of de lezer op een ander account in Alma zit en zet dan over) of contacteer de lezer (zie hieronder).
Het is aan te raden om voor de opvolging een excel-document bij te houden van boetes waar je oplijst welke contactpogingen je wanneer hebt ondernomen. Je zou bijvoorbeeld kunnen werken met een tabblad ‘op te volgen’ en een tabblad ‘afgesloten’ items (waarnaar je opgeloste cases kan slepen).
Mogelijke contactpogingen zijn:

Persoonlijke mail naar de lezer waar je met aandrang vraagt om openstaande boetes te betalen. De contactgegevens van de lezer vind je via Alma FF > manage patron services > doorklikken op ID > tabblad ‘contact info’
Lezer telefonisch contacteren en eventueel een voicemailbericht inspreken.
Contacteer ICTS om (indien gekend) het privé-mailadres van de lezer op te vragen.
In uitzonderlijke gevallen en indien relevant kan je, na afstemming met je diensthoofd, iemand contacteren die dichter bij de lezer staat: ombuds, studiebaanbegeleider, de promotor, het afdelingshoofd van een onderzoekseenheid, een collega/kantoorgenoot of zelfs de decaan.

Wanneer de contactpogingen zonder resultaat blijven kan bij een dusdanige boete de vervolgstap zijn om de Financiële Dienst in te schakelen en via die weg de boete te vorderen. Als een boete gefactureerd werd, dient nadien de kost in Alma gewaived te worden met toelichting. Het is te adviseren ook een note in het lezersrecord te plaatsen voor deze stap, te verwijderen na de betaling van de boete via factuur.

Laatst gewijzigd op 13.05.2024

Kennisdatabase