Hoe users uit alma verwijderen?

Contents

  1. Voor je begint

1. Voor je begint

1.1 Autorisatie

Behalve Libis hebben slechts enkele collega’s hier de nodige rechten voor.

Andere collega’s mogen hun vraag tot verwijderen van users aan deze personen stellen. Geef daarbij wel de nodige context en motivatie. Indien nodig schakelen zij toch Libis in bij complexe gevallen.

1.2 Criteria

Nog op te stellen: criteria voor accounts die in bulk verwijderd mogen worden

  • Langer dan x tijd vervallen
  • Associatie personeel: jaarlijks uit Alma verwijderen, zodat steeds up-to-date record wordt binnengehaald?

Nog aan te vullen:

  • hoe lijst trekken van users die (al dan niet) verwijderd mogen worden
  • hoe back-up file maken
  • met het oog hierop is een dashboard in Alma Analytics in opmaak

1.3 Back-up maken van de lezersgegevens

Zorg ervoor dat je een back-upbestand maakt met de gegevens van de gebruikers om menselijke fouten te voorkomen. Dat kan in een Excel of CSV-formaat zijn, zolang het maar alle nodige gegevens bevat om de gebruikers opnieuw te laden.

1.4 Statistieken

Houd er rekening mee dat zodra Alma-gebruikers worden verwijderd, hun gegevens worden geanonimiseerd als gevolg van Alma's privacybeleid. Ze worden wel nog meegeteld in Alma Analytics, maar zonder persoonsgegevens.

2 Methode 1: voor het verwijderen van 1 user

Deze methode is heel eenvoudig.

Zoek de lezer op via de zoekbalk “Users”. Klik op de 3 puntjes en vervolgens “delete”.


3 Methode 2: voor het verwijderen van meerdere users

Deze methode is via de cloud app ‘Alma CSV User Load’.

Korte samenvatting:

3.1 Activering van Alma Cloud Apps &

  1. Alma Cloud Apps is geactiveerd

3.2 Installatie & Toegang

Activeer de ‘Alma CSV User Load’ in het Cloud App Center (of open de ‘Alma CSV User Load’ in het Cloud App Center indien reeds geactiveerd).

3.3 Settings: configureer Profile

Maak een profiel voor elke afzonderlijke actie (in dit geval: 1 profiel voor het verwijderen van users). Dit hoef je maar 1 keer te doen; een reeds aangemaakt profiel kan je vervolgens gebruiken om de actie uit te voeren.

3.4 Maak een CSV file

Gebruik daarvoor het datamodel voor het verwijderen van external users (voor een sjabloon: zie link naar tutorial onderaan de documentatie van Libis).

3.5 Upload CSV file (Load Users)

Selecteer het juiste profiel (delete users), upload het CSV file, klik op de knop ‘Load Users’ en bevestig met ‘OK’

4 Jaarlijkse opkuisoperatie

Sinds 2023 worden in januari accounts verwijderd die langer dan twee jaar vervallen zijn en waar geen boetes, ontleningen, blocks meer op staan. Van de bibliotheken met accounts met actieve transacties vraagt dit actie.

4.1 Expired records


Er zijn 2 manieren om lijst te trekken:
  • Via Alma Analytics: user dashboard, zoeken op expiry date (+ last activity date)
  • Op basis van dit rapport via job user group Purge maken
    • Via Alma-> users advanced search -> user group “Purge” -> export Excel-> extended
• Controlesheet maken
  • Username vooraan plaatsen
  • Exporteren via CVS en openen in Excel zodat elke lezer eigen rij krijgt (geen merge)
  • Dubbels verwijderen in Excel op basis van primary ID
  • Eerste controle: indien op eerste zicht records zonder boetes/boetes/blocks niet verwijderd mogen worden (aan de hand van huidige opkuisoefening): deze een block (kan daarmee niet verwijderd worden) + note (reden voor behoud direct zichtbaar in export) geven.
  • Maak op basis van Alma Analytics User dashboard alle expired accounts die je wil wissen User group Purge.
  • 1 csv voor externe lezers/1 voor interne. 1 kolom met Primary Identifier; Name = Primary ID (zie 3.4)
• Eerste verwijderoperatie via Alma CSV User load (zie ook 3.1-3.5)
  • profiel maken/gebruiken: naam geven, internal/external/
    • External/delete/ header Primary Identifier/Name Primary ID
    • Internal/delete/ header Primary Identifier/ Name Primary ID
  • Bestand met max 10 000 accounts – let op dat external / internal accounts niet samen in bestand zitten > opslaan als csv
    • 1 kolom met enkel primary ID, titel A1: Primary ID
  • Job laten lopen en geen andere acties uitvoeren in deze Alma-omgeving
  • Logs van beide bekijken op errors nadien en ergens opslaan indien errors!
• Eerste controle (door purgeteam): records die niet verwijderd werden omwille van block/boete/ontlening:
  • Via Alma Analytics: user dashboard, zoeken op expiry date (+ last activity date)
  • Username vooraan plaatsen en vanuit daar kiezen voor volgende twee drill down opties (blovks/notes zitten reeds in eerdere export): users with Active Loans / Users with actives fines or fees
  • Per bestand:
    • Exporteren via CVS en openen in excel zodat elke lezer eigen rij krijgt (geen merge)
    • Bij dubbels verwijderen in excel > info voor boetes/ontleningen samenvoegen
  • Bibliotheek is steeds vermeld als boetehouder/Owning Library)
  • Enkel boete en in totaal <€5: deleten
• Tweede controle (door bib)
  • Rondsturen voor 2 herzieningen nagaan of voor betrokken bib (E) account behouden moet blijven (kolom: ja/nee) > indien meerdere bibs, volgende bib in kolom E plaatsen en verwittigen
    • bij behoud: block en note plaatsen indien nog ontbrekend – markeren indien gedaan in kolom: ok
    • bij delete: fees/blocks/loans verwijderen – markeren indien gedaan in kolom O: ok
  • Aandachtspunt: deze herzieningen kosten tijd – mogelijk zijn er ondertussen weer accounts actief geworden.
  • Per bestand:
  • Na eerste herziening bekijkt purgeteam wat nog niet werd behandeld voor tweede oproep
VOORALEER TE DELETEN: kijken wie weer actief zijn geworden:
  • Zoek via Users Advanced Search - user group Purge,
  • export extended (dan worden de user nummers meegenomen)
  • Per bestand:
  • user numbers plakken onder de nummers uit het wissen-bestand dat werd nagezien door collega's omwille van blocks, leningen, boetes.
  • in Excel, ga naar Start, voorwaardelijke opmaak, nieuwe regel, unieke waarden. Geef unieke waarde een kleur. Sorteer vervolgens op die kleur
  • Controleer de unieke waarden
  • Maak aparte bestanden internal en external users
    • Unieke waarden zijn niet langer purge en zijn dus weer actief > haal deze uit de te wissen set → bekijk hier om een boete alsnog te vereffenen
Indien deze stap vergeten werd: check vanuit IAM met export voor actieve jaarkaarten op dubbels met de set – accounts die onterecht verwijderd werden omdat zij weer actief werden: deze zijn niet langer vervallen en hadden niet verwijderd moeten worden

  • Op basis van export IAM nieuw faciliteitenpakket toekennen via IAM
  • Via job “Update user information job” in Alma local note toevoegen "Contactgegevens aanpassen"
• Tweede verwijderoperatie via Alma CSV User Load (zie ook 3.1-3.5)
  • profiel maken/gebruiken: naam geven, internal/external/
    • External/delete/ header Primary Identifier/Name Primary ID
    • Internal/delete/ header Primary Identifier/ Name Primary ID
  • Bestand met max 10 000 accounts – let op dat external / internal accounts niet samen in bestand zitten > opslaan als csv (zie 3.4)
    • 1 kolom met enkel primary ID, titel A1: Primary ID
  • Job laten lopen en geen andere acties uitvoeren in deze Alma-omgeving
  • Logs van beide bekijken op errors nadien en ergens opslaan indien errors!

4.2 Linked users (KU Leuven en Associatie)

  • Alma analytics -> user dashboard -> Is Linked From Other Institution? YES/
  • User group
    • Associatie KU Leuven -> personeel Associatie
    • User group BA/Ma -> moeten apart doorgegeven worden -> verwijderd en daarna weer in Alma opladen, zodat ze niet meer linked zijn, maar KU Leuven. Zo’n volledige import moet aangevraagd worden. Dagelijks worden enkel nieuwe records geïmporteerd vanuit SAP (updates).

4.3 Records ophalen (KU Leuven)

  • Opzoeken via account.kuleuven.be
  • Toekennen van een jaarkaart via IAM
  • Deze records hebben een Global block met een local note, "Contactgegevens aanpassen" (Created by Update user information job)

Colofon

Laatst gewijzigd op 05.04.2024