Opschoning verouderde temporary location-informatie


Veel bibliotheken werken in Alma met Temporary Item Information en kennen dus tijdelijk info (location/callnumber/item policy) toe aan items, bijvoorbeeld in functie van een leesplank, aanwinsten, een tentoonstelling (en voorheen voor IBL Alma to Alma). Onder meer via “Restore” kun je deze items weer herstellen naar de eigenlijke “Permanent” locatie/callnumber/item policy. De temporary information blijft echter wel in Alma bewaard waardoor items onterecht kunnen opduiken in zoekresultaten. Als je als bib bijvoorbeeld werkt met temporary callnumber NEW BOOKS krijg je dus niet enkel het actuele overzicht (tenzij je nog een additionele filter gebruikt: in temporary location: NO). Onderstaand item duikt bij een zoekopdracht naar NEW BOOKS bijvoorbeeld op, terwijl het vermoedelijk in 2016 een “new book” was:

Image Placeholder

Deze verouderde informatie is verwarrend en kan in Alma problemen/ruis veroorzaken bij Analytics, Beheer van Sets en bij toekomstige tijdelijke aanpassingen van het item…De info is overigens niet te zien in Limo voor de eindgebruiker (enkel als temporary information actief is).


Ex Libris werkt aan een aanpassing waardoor je via Restore in één beweging de temporary information wist!


Voorlopige aanpak tot opsporing: Je kunt nu op verschillende temporary indices zoeken in Alma én via Alma Analytics een rapport krijgen via ‘Temporary Location Report’. Er is een pre-filter ingebouwd waar je zelf kan kiezen of je het rapport wil beperken tot de items uit één of meer permanente en/of temporary libraries (om bv. alle items uit je eigen bib te zoeken).
Image Placeholder
Export:
  • Titel (kolom A)
  • Barcode (kolom B)
  • Item modification date (last) (kolom I)
  • Permanent library, location, call number en item policy (kolom C-D-J-L)
  • Temporary library, location en item policy (callnumber is hier helaas niet genereerbaar) (kolom E-F-K)
  • of temporary location is ingeschakeld of niet (in eerste tab niet, tweede tab wel) (kolom G)
  • item lifecycle (enkel active) (kolom H)

Ga steeds na voor welke items de temporary item information gewist kan worden.

Wissen kan je eenvoudig zelf doen, op 2 manieren
1. Manueel, item per item

Zoek item op via Physical Item > Edit en ga naar Temporary Location Information Kies een leeg veld (bij Temporary location/Temporary Item Policy) en/of maak Temporary call number leeg
Image Placeholder

2. In Batch via excel

  1. Plaats de barcodes die een aanpassing nodig hebben in kolom A met Header “Barcode”
  2. Alma > Admin > Manage Sets > Create Itimized Set
    • Set Name : geef naam in
    • Set Content Type: Physical Items
    • Add items to set: laad excel op
  3. Alma > Admin > Run a Job > Change Physical items information (mogelijk op pagina 2) > vink aan > klik rechtsboven op Next
    1. Selecteer het bestand van je set > klik rechtsboven op Next
    2. Bij Change temporary location information
      1. Vink eerst aan Set item temporary indication to No
      2. Selecteer Clear all temporary information (of indien gewenst, temporary location and callnumber)
        3. Image Placeholder
      3. Klik rechtsboven Next > controleer > Submit

Colofon

Laatst gewijzigd op 13.05.2024