Inhoud

Over Alma CSV User Load

Alma CSV User Load stelt LIBISNet partners in staat om gebruikers in Alma add, update or delete via het gebruik van een CSV-bestand. Het is een Alma Cloud App, wat betekent dat het kan worden geïnstalleerd en direct kan worden gebruikt in uw Alma-omgeving.

 

Alle beschikbare Alma Cloud Apps zijn toegankelijk in het Cloud App Center dat zich in de rechterbovenhoek van het menu bevindt Image Placeholder.

Voor een succesvolle implementatie van de Alma CSV gebruikerslading worden de volgende stappen aanbevolen.

Getting Started

Activering van Alma Cloud Apps & Autorisatie

  1. Als eerste stap vraagt u LIBIS om Alma Cloud Apps voor uw instelling te activeren.
  2. Vraag LIBIS om u een Alma 'User Manager' rol te bezorgen.
*Note: Aangezien uitgebreide autorisatie nodig is om de handelingen van deze cloud app uit te voeren (d.w.z. add, add/update or delete van Alma gebruikers) is het nodig om de Alma 'User Manager' rol aan te vragen bij LIBIS. Vanwege de uitgebreide rechten kan deze echter slechts aan een beperkt aantal professionals binnen uw instelling worden verstrekt.

Installatie & Toegang

  1. Open het Cloud App Center en zoek naar de 'Alma CSV User Load' in de Available Apps.
  2. Klik op de knop ‘Activate’.
  3. Klik op de knop ‘Open’.
Image Placeholder

*Note: Als Alma CSV User Load al geinstallerd is, kunt u de app opnen via het gedeelte Cloud App Center > Activated Apps sectie.

Toegang tot de Settings

De Home pagina is de eerste pagina die u opent wanneer u de app opent. Op deze pagina kunt u uw gebruikers toevoegen, bijwerken of verwijderen door een CSV-bestand (Comma Separated Values) naar Excel te laden.

U zult echter eerst uw instellingen moeten bepalen:

1. Klik op het menu met de drie puntjes Image Placeholder in de rechterbovenhoek van de Home page.

2. Klik op het tandwielpictogram Image Placeholder om naar de Instellingenpagina te gaan.


Image Placeholder

Configuuer uw Profile

De eerste keer dat u de app opent, komt u in het scherm Settings. In de Profiles sectie kunt u uw: Profile, User Type and Profile Type (Operations).

Navigeer naar de Settings page (klik op het Image Placeholder iicoontje rechtsboven in de Home page pagina en klik dan op het tandwiel icoontje Image Placeholder om naar de Settings page te gaan).


1. ‘Select your Profile’. Het kan zijn dat u twee profielen moet aanmaken: één voor 'Internal' gebruikers en één voor 'External' gebruikers.

2. Controleer het User Type (Internal of External).

3. Vink het Profile Type aan (Add, Add/Update, Delete).

4. Scroll naar beneden naar de sectie ‘Field Mapping’.

Image Placeholder
   Image Placeholder
Image Placeholder
Ga voor meer informatie naar Alma CSV User Load: Profiles.
 

Maak een CSV file

Elke bewerking (add, add/update of delete) vereist een ander CSV data model. Bovendien kan uw CSV file verschillen naargelang het type gebruiker (internal vs. external). De onderstaande voorbeelden zijn gebaseerd op deze veronderstelling.


Aanmaken van een CSV file Alma CSV User Load: How to save a CSV file. 

Add:



  1. Maak een Excel file. Open een nieuw Excel-bestand en maak de kolommen (kopteksten) uit de onderstaande tabel.
  2. Vul de velden in de kolommen van Excel met de waarden van uw gebruikers (bijv. First Name: Chris, Last Name: Doe, Primary ID: IU000001 enz.)
  3. Sla uw bestand op in een CSV-formaat.

Excel Kolommen (Headers)

Internal Users

External Users

First Name, Last Name, Primary Identifier, User Group, Preferred Language, Expiration Date, Address, Address Type, Email, Email Type and Password.

First Name, Last Name, Primary Identifier, User Group, Preferred Language, Expiration Date, Address, Address Type, Email, Email Type, ID Type, ID Value and External System Code.


Add Internal Users Excel voorbeeld:
Image Placeholder

Add External Users Excel voorbeeld:
Image Placeholder

Add/Update:

Alleen Update

  1.  Maak een Excel file met een kolom ‘Primary Identifier’.
  1.  Voer de ‘Primary ID’ waarden in van de gebruikers die u wilt updaten.
  2.  Voeg de kolom(men) toe die u wenst bij te werken (bv. Preferred Language).
  3.  Vul de velden in de kolommen van Excel in met de waarden van uw gebruikers (bijv. Preferred Language: 'nl' voor Nederlands).
  4.  Sla uw bestand op in CSV-formaat.
Update Internal Users Excel voorbeeld:
Image Placeholder

Add & Update

  1.  Add: Volg de stappen van de sectie Add om nieuwe Alma-gebruikers toe te voegen.
  2.  Update: Vul alleen de ‘Primary ID’ in en de velden die u in Alma wilt bijwerken.
  1.  Sla uw bestand op in CSV-formaat.
Update External Users Excel voorbeeld:
Image Placeholder 

Delete:


*Belangrijk: Zorg ervoor dat u een back-upbestand maakt met de gegevens van uw gebruikers om menselijke fouten te voorkomen. Het kan in een Excel of CSV-formaat zijn, zolang het maar alle nodige gegevens bevat om uw gebruikers opnieuw te laden.

Houd er rekening mee dat zodra Alma-gebruikers worden verwijderd, hun gegevens worden geanonimiseerd als gevolg van Alma's privacybeleid. Daarom zullen ze niet langer worden opgenomen in Alma Analytics.

  1.  Maak een Excel file met een kolom ‘Primary Identifier’.
  1.  Voer de 'Primary ID' waarden in van de gebruikers die u wenst te verwijderen.
  2.  Sla uw bestand op in CSV-formaat.
Delete Users Excel voorbeeld:
Image Placeholder

Implement de Field Mapping

In de sectie Field Mapping moeten de CSV User Load-gebruikers overeenkomen met de gegevens van Excel (CSV) met de velden van Alma. Dit gebeurt zodat de cloud-app de Alma-velden overeenstemt met de gebruikers die u via uw CSV file wilt add of update.

Als u gebruikers delete, zal de cloud-app automatisch de gegevens van de Alma-gebruikers die u wenst te delete, gewoon door hun Primary ID te vergelijken.

U vindt alle ondersteunde velden op de volgende pagina: Alma CSV User Load: Supported Fields.

De Field Mapping sectie van de Settings page heeft 3 kolommen:

  • Header: de naam van de kolom in het CSV file.
  • Default: de waarde die moet worden gebruikt als geen waarde wordt opgegeven.
  • Name: de naam van het veld in Alma waarnaar de waarde moet worden toegewezen.

  1.  Klik op het Image Placeholder icoon om nieuwe rijen te maken.
  2.  In de ‘Header’ sectie, copy & paste de naam van uw Excel / CSV kolommen.
  3.  Laat het gedeelte ‘Default’ leeg.
  4.  Klik in de rubriek ‘Name’ op de ‘Field Name’ en kies het Alma-veld dat overeenstemt met de naam  van uw CSV-kolom (b.v. Header: Primary Identifier – Name: Primary ID).
  1.  Ga door tot al uw ‘Headers’ (CSV kolomnamen) overeenkomen met de ‘Names’(Alma Fields).
  2.  Klik op ‘Save’ in de rechterbovenhoek van uw Settings page.
  3.  Ga naar Stap 7: Upload uw CSV file (Load Users).

Image Placeholder

Upload uw CSV file (Load Users)

De laatste stap in elke bewerking (add, add/update or delete) is het laden van de gebruikers. Om dit te doen: 

1. Klik op ‘Home’om terug te keren naar de Home / Load pagina.

2. Controleer of het juiste profiel is geselecteerd in het gedeelte ‘Select a Profile’. Zo niet, klik dan op het drop-down menu.

3. Klik op het CSV-gebied om uw CSV file te laden. U kunt ook de drag & drop functie gebruiken.

4. Selecteer het CSV file.

5. Klik op de knop ‘Load Users’om het laden te beginnen.

6. Bevestig door op ‘OK’ te klikken en de app zal beginnen met het laden van de gebruikers.


Image Placeholder


De voortgang wordt getoond in het resultatenpaneel onderaan. Bijvoorbeeld:

Image Placeholder


Indien het laadproces niet succesvol is, wordt een foutbericht weergegeven (in het bovenstaande voorbeeld is het laden van CSV User Load mislukt omdat de Primary ID's in het CSV file niet overeenkwamen met een Alma-gebruiker).
U kunt de optie ‘Show Log’ gebruiken om de details van de fout weer te geven.

Om het proces opnieuw te beginnen, klikt u op de knop OK aan het einde van het resultatenpaneel en begint u opnieuw.

Als er geen fout is opgetreden, kunt u in Alma een gebruikersopzoeking uitvoeren op basis van de gebruikers die u hebt toegevoegd, bijgewerkt of verwijderd. Als alles is veranderd volgens de geïmporteerde gegevens... Gefeliciteerd! Uw operatie is geslaagd.

Tutorials

Als u audiovisuele inhoud intuïtiever vindt, zijn de volgende door LIBIS aangeboden tutorials misschien interessant voor u:




Alma CSV User Load v1.6.4.

Laatst gewijzigd op 09.06.2022