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Table des matières

Introduction

Au milieu de l'année 2022, nous passerons de Primo à Primo VE. Primo, et dans quelques mois Primo VE, est le logiciel sur lequel est construit notre catalogue public Limo. Sur la page De Primo à Primo VE : de quoi s'agit-il ? vous pouvez lire ce que signifie ce changement, quels sont les avantages et pourquoi nous, catalographes, devrions également agir en Alma.

Cette transition nécessite un certain nombre de changements dans Alma : les modèles de données et les règles de catalogage doivent être adaptés en plusieurs points pour que les notices bibliographiques soient correctement affichées et restent consultables par Primo VE. Ces changements ne peuvent être mis en œuvre qu'en combinant correctement 2 éléments importants :

  • des opérations automatisées dans lesquelles les notices bibliographiques existantes sont modifiées.
  • formation des catalographes, après laquelle de nouvelles notices sont également créées selon les règles et les modèles de données adaptés.
Au cours des sessions de formation (prévues pour la mi-février 2022), nous expliquerons exactement ce qui change et pourquoi. Cette page contient une vue d'ensemble des différentes étapes en mettant l'accent sur les conséquences que les différentes étapes ont sur la pratique quotidienne du catalogage ou, en d'autres termes, sur ce que vous verrez changer dans les notices et ce que vous pouvez faire ou ne pas faire dans les différentes phases dans les notices existantes et nouvelles.

Avez-vous encore des questions après avoir lu ce qui suit ? Veuillez alors contacter :


Avant les vacances de Noël

Important : nous demandons à tous les catalographes de fermer toutes les notices dans l'éditeur de métadonnées avant leurs vacances de Noël bien méritées.

Vacances de Noël : opérations automatisées 1

Nous utilisons la première semaine des vacances de Noël pour effectuer une première série d'opérations sur les notices existantes Il s'agit des deux modifications suivantes :

  • dans les zones 100, 110, mais surtout 700 et 710, la sous-zone 4 (avec le code indiquant la fonction ou rôle de la personne ou corporation) sera remplacée par une sous-zone e. Cette sous-zone ne contiendra pas le code mais le mot anglais équivalent à ce code. Un exemple simple : après cette opération une zone 700 avec $$4 aut contiendra $$e author. La sous-zone $$4 sera éliminée.
  • une zone 902 avec $$m sera ajoutée à chaque notice. Cette sous-zone contient une indication de la "forme matérielle" du document décrit. Exemples : 902 $$m PHYSICAL, 902 $$m ELECTRONIC_DIGITAL, ... Ces valeurs constituent un premier pas vers une nouvelle méthode, plus efficace, pour garantir la saisie correcte des valeurs-clés. Vous apprendrez tout à ce sujet lors des cours de formation en février.

Janvier-25 février 2022

Les catalographes qui reprennent le travail après les vacances de Noël constateront que les notices existantes ont été modifiées sur les deux points ci-dessus. Dans cette période, nous devons tenir compte de la différence entre les notices existantes et les notices nouvelles.

Notices nouvelles

Si vous saisissez une nouvelle notice basée sur un modèle pendant cette période, tout restera comme avant:

  • dans les zones 100/110/700/710, vous ajoutez une sous-zone $$4 avec le code indicant le rôle (aut, edt, ill, ...).
  • il ne faut pas introduire une zone 902 $$m avec l'indication de la forme matérielle.
Les notices copiées à partir de sources externes (copycat) contiennent parfois déjà des $$e. Il n'est pas nécessaire de les convertir en $$4. Il est toutefois possible que le terme ne figure pas dans la liste de sélection. Vous obtiendrez un message d'erreur et devrez le remplacer par le terme le mieux adapté de la liste. Si vous ajoutez des zones 700/710 supplémentaires dans ces notices, vous pouvez également utiliser $$e. Une liste de choix est déjà disponible. Si vous ajoutez quand même une sous-zone $$4 (par habitude), ce n'est pas un problème. Ces notices seront de toute façon traitées par lots.

Notices existantes (modifiées)

Dans les notices existantes qui ont été modifiées dans l'opération automatisée, vous devez respecter les conventions suivantes :

  • vous ne devez pas annuler les modifications : ne remettez pas $$e dans les zones 100/110/700/710 en $$4. Ne supprimez pas non plus les zones 902.
  • la valeur dans 902 $$m ne peut pas être modifiée, même si elle semble incorrecte.
  • toutefois, un terme dans le sous-zone $$e des zone 100/110/700/710 peut être modifié. Une liste dans laquelle vous pouvez choisir un terme plus correcte sera disponible. Dans cette liste, vous pourrez également effectuer une recherche sur la base du code connu.
  • si vous ajoutez de nouvelles zones 100/110/700/710, vous entrerez déjà une sous-zone $$e et non plus une sous-zone $$4.
Important : étant donné que l'enregistrement de rôle/fonction dans les zones 100/110/700/710 se trouve dans $$4 ou dans $$e, selon qu'il s'agit de notices nouvelles ou existantes, nous ne pouvons pas rendre l'une ou l'autre de ces sous-zones obligatoires, de sorte que vous obtiendrez un message d'erreur bloquant lors de la sauvegarde de la notice. Un message d'avertissement s'affiche, mais veillez à ne pas oublier d'ajouter une de ces deux sous-zones pendant ces semaines.

Mi-février : Formation pour les catalographes

Vers la mi-février, nous organiserons des sessions de formation où tous les catalographes au sein de LIBISnet pourront se familiariser avec les changements. La formation sera organisée comme suit :

  • 2 sessions en ligne de 2-3 heures chacune, réparties sur deux semaines consécutives.
  • chaque session sera organisée 2 fois en néerlandais (à des jours différents) et 1 fois en français.
  • chaque session sera également enregistrée et sera disponible sur libis.helpdocs par la suite.
Dans la première semaine après les vacances de Noël, tous les catalographes recevront un courriel avec le planning exact des sessions et les informations sur la manière de s'inscrire.

28 février 2022

Lorsque les cours de formation seront terminés, les catalographes feront la transition vers la nouvelle méthode de travail. Pour que ce changement soit bien visible dans le catalogue, nous marquerons ce changement le lundi 28 février. Jusqu'au vendredi 25 février, vous travaillerez selon les modalités énumérées ci-dessus. A partir du 28 février, les accords suivants s'appliquent.

Notices nouvelles

Les notices seront dorénavant saisies selon les règles et modèles de données adaptés. Au cours du week-end du 26-27 février, tous les modèles 'NZ' partagés dans le réseau seront mis à jour afin de fournir une base fiable pour la création de nouvelles notices et pour la création ou la modification de modèles privés.

Dans la configuration d'Alma, beaucoup de choses sont également modifiées pour aider les catalographes:

  • La sous-zone $$e devient obligatoire dans les zones 100/110/700/710 afin que vous ne puissiez pas oublier de saisir un rôle/fonction. La liste de sélection est déjà disponible.
  • La zone 902 devient obligatoire avec les deux sous-zones $$r et $$m pour la saisie des clés maîtresses pour le type de document et le type de matériel. Vous ne pouvez donc pas l'oublier non plus.
  • Le processus automatique qui fixe les valeurs clés dans la notice sur la base de ces clés maîtresses sera activé.

Notices existantes

Dans cette phase, les notices bibliographiques existantes sont 'en retard' pendant un certain temps. Ce n'est que pendant les vacances de Pâques qu'une deuxième série d'opérations automatisées peut être effectuée. Dans la perspective de ces opérations, il est peu judicieux de consacrer beaucoup de temps à la mise à jour manuelle de ces notices.

Cependant, cela est nécessaire à un égard : la plupart des notices existantes contiennent déjà une zone 902 avec $$m. Mais la sous-zone $$r avec le type de document est toujours manquante. Si vous allez modifier une notice existante à partir du 28 février, vous devrez donc ajouter une sous-zone 902$$$r avec la clé maîtresse du type de document. Si vous l'oubliez, vous recevrez un message d'erreur rouge et la notice ne pourra pas être sauvegardée.

Vacances de Pâques (4-17 avril 2022) : opérations automatisées 2

Pendant les vacances de Pâques, un deuxième lot d'opérations automatisées est effectué sur toutes les notices existantes. Lorsque cette opération sera terminée, toutes les notices du catalogue auront été mises à jour dans la mesure du possible. Pour un certain nombre de ces opérations, cependant, il n'est pas possible de faire en sorte que l'opération soit si fine que tous les notices puissent être modifiées. Par conséquent, même après, il y aura des notices qui ne correspondent pas encore (complètement) à la nouvelle réglementation et qui nécessitent donc un suivi.

A partir des vacances de Pâques

Après les vacances de Pâques, le processus de changement dans Alma sera terminé : toutes les opérations automatisées possibles ont été effectuées, les catalographes ont été formés et appliquent les changements dans leur travail.

Nouvelles notices

Plus de changement. Nous appliquons les règles et les modèles de données adaptés.

Notices existantes

Toutes les notices ne pourront pas être entièrement adaptées par les opérations automatisées. Nous sommes toujours en train d'étudier la manière dont les lacunes peuvent être comblées:

  • pour les imperfections qui entraînent des problèmes (sérieux) en termes de facilité de recherche et/ou d'affichage des notices concernées dans Primo VE, des listes de travail seront établies si possible, sur la base desquelles les notices pourront ensuite être adaptées manuellement à un rythme accéléré.
  • en tout cas, nous invitons tous les catalographes - lorsqu'ils ouvrent une notice existante dans le cadre de leur travail de catalogage - à la vérifier et à l'améliorer le cas échéant. Une documentation contenant des conseils et des astuces sur ce qu'il faut faire et comment le faire rapidement et efficacement sera disponible.

Été ou début septembre

L'objectif est d'avoir une période de test après les vacances de Pâques, au cours de laquelle nous pourrons vérifier que Primo VE fonctionne bien et s'affiche correctement. En été ou début septembre au plus tard, le STP ou passage à la production suivrait, les utilisateurs n'utilisant plus Limo mais Primo VE. Cependant, ce changement n'aura plus d'effet sur le travail à Alma car tout y a déjà été fait.


Colophon

Dernière modification: 21.12.2021