Kennisdatabase

Klik op Add vendor. Je krijgt een invulformulier te zien bestaande uit een aantal tabbladen. De velden gemerkt met een rood sterretje zijn verplicht in te vullen. De rest is optioneel. Hierna volgen de paar belangrijkste tabbladen en invulvelden.

1. Summary

Naam en code: de officiële en volledige naam van de leverancier kan integraal worden overgenomen in het invulveld maar voor de code heb je slechts een beperkt aantal tekens.;Net zoals voor Funds en Ledgers kies je voor de codes een logische set met acroniemen of cijfercodes :

• Status = active. Als de leveranciersfiche niet meer in gebruik is, kan je deze op inactief plaatsen. Dit is ten zeerste aangeraden als er al bestellingen en facturen gekoppeld zijn. Als dit niet het geval is, kan je overwegen om de leverancier te verwijderen uit Alma via de actions (…) knop achter de leveranciersnaam. Je kiest dan voor Delete. De resultatenlijst van de leveranciers kan worden gefilterd op status active of inactive. Bij het plaatsen van een bestelling krijg je bij de keuze van de leverancier een resultatenlijst met alle statussen.
  
• Liable for VAT: als de leverancier BTW-plichtig is, vink je dit aan. Indien dit niet werd aangevinkt, krijg je bij de invoer van facturen met BTW steeds een waarschuwingsmelding
  
• Currency : via een keuzelijst. Meerdere currencies zijn mogelijk
  
• Language : via een keuzelijst. Dit is van belang voor de communicatie die vanuit Alma vertrekt.
  
• Libraries : de ganse instelling of via verfijning deelbibliotheken of collecties. De keuzelijst is afhankelijk van de structuur die werd opgezet door Libis in samenspraak met je instelling
  
• Vendor type : afhankelijk van het materiaal dat geleverd wordt, kies je bij gedrukte materialen voor Material supplier/Subscription agent, bij elektronische bronnen voor access provider of licensor
  
• Accounts : verplicht bij het aanvinken van Material supplier. Je kan opteren voor 1 leverancier per account of je kan opteren voor meerdere accounts per leverancier. Dit is afhankelijk van de structuur van je eigen instelling. Of indien je bij dezelfde leverancier een verschillend klantnummer hebt voor boeken en voor periodieken.
  

2. Add om een account aan te maken

• Account description : omschrijving van de account code
  
• Account code : uniek referentienummer van de leverancier (klantnummer, abonneenummer). Deze nummers staan meestal vermeld op facturen. Deze klantnummers verschijnen op de afgedrukte bestelling.
  
• Status = active. Bij het inactief zetten van de leverancier (tabblad Summary), is het noodzakelijk dat de account eerst inactief wordt.
  
• Libraries : de ganse instelling of via verfijning deelbibliotheken of collecties. De keuzelijst is afhankelijk van de structuur die werd opgezet door Libis in samenspraak met je instelling
  
• Account discount percent : korting. Dit verschijnt in de bestellijn en verrekent automatisch het bedrag. Ook wordt het percentage vermeldt op de afgewerkte bestelling. Invoer in de vendor account is dus alleen aangewezen indien je steeds dezelfde korting krijgt van de leverancier maar is minder aangewezen bij een tijdschriftenaggregator die verschillende kortingen hanteert. Dan opteer je beter om in de bestelling van het abonnement de korting op te nemen en niet in de vendor account
  
• Note : vrij in te vullen
  
• Payment methods : vrij te kiezen afhankelijk van de situatie in je eigen instelling. De gekozen methode heeft een invloed op de verdere workflows
  
• Delivery and claim information : in te vullen naar eigen goeddunken. Deze gegevens worden gebruikt bij de aanmaak van claimlijsten. Je bepaalt het aantal dagen tussen bestelling en levering, of het aantal  extra dagen volgend op de geschatte leveringsdag vooraleer de bestelling terecht komt in de claimlijst. Het is minder aangewezen bij een tijdschriftenaggregator want dan gebruik je beter de invulvelden in de bestellijn.
  

Wanneer alles is ingevult, klik je op Save. Daarna kan de volgende informatie nog ingevuld worden :

• Contact information : Adresgegevens (fysiek en elektronisch) kan je ingeven door te klikken op de actions (…) knop.
  

• Contact people: optioneel. Persoonlijke contactgegevens van de leveranciersvertegenwoordiger(s)
  
• EDI information: afhankelijk van de situatie van je instelling
  
• Usage data, invoices, PO lines, analytics: worden automatisch door Alma aangemaakt
  
• Communications: add communications. Alleen van toepassing als Alma rechtstreeks met de leverancier communiceert. Alma vertrekt automatisch van degene die zich heeft ingelogd, je selecteert een bestelling, in de velden subject en body plaatst je de nodige informatie in een tekstveld en je verstuurt automatisch een mail naar het geprefereerde mailadres.