Het komt nog altijd voor dat een tijdschrift in twee formats geleverd wordt, één in printvorm en één in
electronische vorm. In tegenstelling tot Aleph – dat vooral op print-materialen gericht was – is het in Alma de
bedoeling dat de administratie van beiden vormen in het bibliotheeksysteem gebeurt. Op bibliografische
niveau blijven we echter met twee verschillende records werken.

Aan elk van de formats komt een order te hangen. Deze orders worden dan met elkaar verbonden met de optie “associated PO lines”. Deze orders kunnen eventueel fictieve orders zijn, indien er voor één format niet betaald wordt. Van de andere kant biedt dit ook de mogelijkheid om de facturen – indien beide formaten met twee facturen betaald worden – aan de juiste order te hangen. Het linken van de orders is heel simpel :

Maak eerste de twee orders aan. Hou rekening met de onderstaande parameters in functie van de verschillende vormen. Deze staan hieronder beschreven. 

  • Klik bij de order in het tabblad Summary onderaan het kruisje uit bij “Additional”.
  • Zoek in het veld “Associated PO Line” de order op die je wil linken
  • Het resultaat kan men op verschillende manier zien :
  • Order / Summary / Additional : Er wordt een doorklikbare link zichtbaar die verwijst naar de gekoppelde POL.
  • Order / Associated PO lines : Hier komt een lijst met de gelinkte POL’s. De POL is ook hier een link, waarmee men de gegevens van de gelinkte order te zien kan krijgen.
Voor elk van de verschillende combinaties en vormen zijn er nu enkele elementen die in het oog gehouden moeten worden :

  • Online + free print : Voor deze vorm wordt er een online versie betaald en is de printversie hiermee verbonden. Er wordt een volledig echte order gemaakt voor de online subscription. Voor de printversie maken we een fictieve order :
  • Acquisition method : technical voor de printorder. Dit heeft als gevolg dat er geen budget ingevuld moet worden. Er moet dan ook geen geld in verbintenis gezet worden (zelfs geen 0,01 eur)
  • Reporting code : Online + free print
  • Print + free online : Dit is technisch hetzelfde als de vorige versie, alleen komt nu de fictieve order aan de onlineversie te hangen :
  • Acquisition method : technical voor de online order
  • Reporting code : Print + free online
  • Print + online paid : Hierbij wordt zowel de print-versie als de online versie betaald. Dit impliceert dat er twee facturen kunnen komen. Er worden dan twee volwaardige orders gemaakt. De facturen voor de printversie, worden aan de printorder gehangen, die voor de online order aan de onlineversie. Stel dat er toch maar één factuur komt, dan kan er van één order nog altijd een fictieve order gemaakt worden. Bij deze vorm is het zo dat in principe de twee orders onafhankelijk van elkaar zijn, maar dat het twee orders zijn voor dezelfde titel/toegang, in een ander formaat. In de reporting code wordt uiteraard aangeduid : Print + online paid.
  • Combined only : Voor deze vorm zijn de print en de online versie aan elkaar gebonden. Er worden dan ook twee echte orders gemaakt, zodat de facturen op twee plaatsen ingevoerd kunnen worden Reporting code : Combined only.