Facturen invoeren Standing orders – boekenreeks


Boekenreeks: bestaat uit individuele delen met aparte titels die achteraf gekoppeld worden aan de bestelling van de boekenreeks via de physical item editor.

Vooraleer je facturen invoert in Alma maak je best een bibliografisch record aan voor de geleverde monografie (dmv template, externe databank) waaraan een holding en een item worden gekoppeld. Indien er reeds een bibliografisch record aanwezig is in Alma, maak je een holding en item aan. Je kan dit ook doen tijdens het facturatieproces maar dat maakt de zaak ingewikkelder.

Vooraleer je alle stappen doorloopt, kijk je eerst of de factuur al dan niet bestaat. Hiervoor selecteer je Invoices in de zoekbalk en in het invulveld tik je de factuurnummer dat vermeld staat op de factuur.

Ontvang de factuur:  Alma menu > Acquisitions > Receiving and invoicing >  create invoice

Het scherm Select invoice creation process wordt geopend. We kiezen voor Manually en we vinken handle receiving uit. Klik op Next.

Het scherm Invoice details opent zich. Vul de velden in of pas aan:

  • Invoice number: factuurnummer toegekend door leverancier
  • Total amount: totale factuurbedrag (geen gebruik van komma!)
  • Invoice date: datum van de factuur. Aandachtspunt: in dit veld staat automatisch de invoerdatum en dit moet gewijzigd worden door de juiste factuurdatum
  • Vendor en vendor account kiezen via keuzemenu
  • Payment method via keuzemenu
  • Use pro rata aanvinken indien er geen extra kosten aangerekend worden
  • VAT per invoice line: aanvinken indien er verschillende BTW tarieven worden aangerekend met hetzelfde factuur. Hierdoor kan je per lijn het gewenste tarief gebruiken.
  • VAT code: tarief kiezen uit keuzelijst. Update amount. Door hierop te klikken berekent Alma de BTW.
  • VAT type: inclusive (bedrag bij total amount is inclusief BTW) of exclusive (bedrag bij total amount is exclusief), line exclusive. Op buitenlandse facturen staat meestal geen BTW vermeld maar is dit bedrag wel verschuldigd aan de overheid. Dit bedrag moeten we dus ook invoeren in Alma. Dit doen we door Exclusive te kiezen. Alma berekent hierdoor automatisch het BTW bedrag en voegt dit toe aan de Total amount. Daardoor staat  in het veld Payment amount een hoger bedrag dan vermeldt op de factuur. In deze gevallen wil dit zeggen dat de bedragen van Total amount en payment amount/total invoices amount verschillen in waarde.
  • Line exclusive: bedrag bij total amount is inclusief BTW maar de factuurlijnen zijn zonder BTW.
  • Door expended from fund aan te vinken, zie je de BTW verdeeld per factuurlijnen. Wanneer je dit niet aanvinkt, zal er een aparte lijn met Adjustment verschijnen met BTW.
  • Payment = aanvinken prepaid. De invulvelden van payment openen zich.
  • Payment status = paid
  • Voucher amount: totale factuurbedrag (geen gebruik van komma!)
Klik op Save and create invoice lines

Invoice details opent zich opnieuw met een aantal extra tabbladen.

Automatisch kom je terecht in Invoice lines. Indien Use pro rata niet werd aangevinkt , verschijnen hier de 4 lijnen extra kosten. Verwijder de lijnen die niet nodig zijn via de Actions knop (…) delete.

Door te klikken op Add invoice line, open je een invulscherm waarin je de factuur gaat verbinden met de juiste bestellijn.

  • Type: Other
  • Po line: bestellijn van de reekstitel opzoeken en selecteren
  • Reporting code: standing order (print) of monografie: afhankelijk van toegewezen budgetcodes
  • Begin- en einddatum niet invullen
  • Check subscription date overlap: uitvinken
  • Price: verander de prijs naar het juiste bedrag. Vergeet niet te klikken op Redistribute lines. Hierdoor komt het juiste bedrag in verbintenis.
  • Fund: kies het juiste en actieve fund. Add fund
  • Additional information: facultatief (vb volumenr van de reeks of titel van het deel)
  • Note: facultatief
  • Indien het bedrag minder is dan voorzien: aanvinken Release remaining encumbrance. Op die manier wordt het teveel aan geld terug in het betreffende fund gestort.

Klik op Add wanneer je nog een bestellijn wil toevoegen. Anders klik je op Add and close.

Nadat alle lijnen zijn ingevoerd, kan je terug naar tabblad Summary voor een laatste controle. Druk op Save and continue.


Ontvangen items boekenreeks


In Alma worden standing orders niet ontvangen via Receive new material. De PO van de standing order wordt gelinkt aan het fysieke item van de deeltitel.

Open de fysical item editor van de deeltitel. In het veld Receiving date kan de ontvangstdatum ingevuld worden. In het veld PO line tik je de nummer van de PO Line (bestelnummer van de titel) of je kan de PO nummer via het vergrootglas opzoeken aan de hand van de reekstitel.

Door het linken van de bestelling aan het fysieke item, staat het item dadelijk in place en is dus uitleenbaar.

Op deze manier kan je de afzonderlijke reeds geleverde reekstitels verbinden met de overkoepelende bestelling. Het bibliografisch record en bijhorende holding zijn best onderdrukt en dus niet zichtbaar in Limo.


Facturen invoeren Standing orders – losbladige werken


Losbladige werken: publicatie die de vorm heeft van een band met losse, uitneembare bladen en al dan niet een afgesloten geheel vormt. Deze vervangingsbladen verschijnen al dan niet periodiek in afleveringen.

Vooraleer je alle stappen doorloopt, kijk je eerst of de factuur al dan niet bestaat. Hiervoor selecteer je Invoices in de zoekbalk en in het invulveld tik je de factuurnummer in dat vermeld staat op de factuur.

Het invoeren van een factuur is gelijkaardig aan de manier die hierboven voor boekenreeksen werd beschreven. Enkele elementen moeten anders ingevuld worden :



Ontvangen van losbladige werken


Dit is optioneel want wegens de aard van de publicatie is het niet nodig om te ontvangen. Wil je toch een vorm van controle, dan zoek je de bestelling op. Via po line – edit – tabblad Notes – add notes kan je de gegevens van de ontvangen aflevering invoeren.