Kennisdatabase

• Receiving note: hier kan je een boodschap tikken dewelke zichtbaar wordt via een pop-up bij ontvangst van de publicatie.
  
• Routing during receiving: aanvinken indien er interested users zijn die het werk na ontvangst wensen in te kijken.
  
• Binding during receiving: bij ontvangst verschijnt een boodschap dat het item moet ingebonden worden.
  

Je kan in het invulveld de naam van de material supplier intikken en Alma vult automatisch verder aan. Je kan de laatst gebruikte vendor nemen (icoon gedraaid pijltje) of je kan via de lijst van alle actieve vendoraccounts (pijltje icoon liniaaltjes) de juiste selecteren. Je kan in deze lijst een vendor opzoeken op vendor code, vendor name, account code en account description. Aanvinken en selecteren.

Als je klikt op View vendor opent zich de leveranciersfiche. Je kan hier nog de nodige aanpassingen doen. Bewaar of cancel om terug te keren naar de bestellijn.

 De inhoud van de velden Expected receipt after ordering en Claiming grace period is afkomstig van de leveranciersfiche en worden automatisch ingevuld door Alma.

Bij reeksen en losbladige werken is het, gezien de onregelmatige verschijningsperiode, aangewezen om te opteren voor een langere periode zoals een kwartaal (120), een jaar (360) of langer.

 Indien je wenst om een exacte leverdatum in te geven, dan plaats je een datum in het veld Expected receipt date door gebruik te maken van de kalender.

•  List price invullen. Vooraleer je een nieuw veld invult, bewaart Alma eerst de prijs. Het is belangrijk om met een punt te werken voor komma-getallen. Wanneer je toch een komma gebruikt, zal je een foutmelding krijgen.
  
• Munteenheid wordt automatisch ingevuld en is afkomstig van de leveranciersfiche.
  
• Quantity for pricing: standaard op 1. Niet vergeten aan te passen wanneer je de number of items to create hebt aangepast. Het aantal in ordered items wordt niet automatisch aangepast bij de pricing.
  
• Discount: percentage wordt automatisch ingevuld en is afkomstig van de leveranciersfiche. De prijs op de bestelling  wordt automatisch  aangepast. Bij sommige uitgevers varieert de korting per product (bvb. Handleiding aan 30%; werkschriften aan 50%; …). Dan voer je het kortingspercentage telkens per bestellijn in en niet in de leveranciersfiche.
  

Via Add Fund kan jevia de lijst van de laatst gebruikte (icoon gedraaid pijltje) of via de lijst van alle actieve funds (icoon liniaaltjes) het juiste budget selecteren. Bevestigen door op de blauwe knop Add Fund te klikken. Alma bewaart.

De mogelijkheid bestaat om de aankoopprijs te verdelen over meerdere budgetten aan de hand van percentages. Op de factuur worden al deze budgetten getoond.

Bij het geselecteerde krediet kan je het percentage wijzigen. Bevestigen door op de blauwe knop Add fund te klikken. Het fund komt in de bestellijn te staan en via Add fund kan je een nieuw fund selecteren voor het resterende bedrag dat nog moet betaald worden. Je past desgewenst het percentage aan en bewaar. Het bedrag is nu verdeeld over verschillende fondsen.

In plaats van percentages te wijzigen, kan je ook opteren om het bedrag te wijzigen. Na bewaring van het eerste fund zal in het tweede fund automatisch het saldo staan.

Alma geeft een foutmelding als de bedragen of percentages niet kloppen.

• Aquisition method: naar gelang wat je aanduidt, zijn bepaalde velden al dan niet verplicht in te vullen. Standaardoptie is purchase. Met Purchase wordt de bestelling naar de leverancier verstuurd na afronding van de volledige workflow. Andere opties zijn Approval plan, Depository, Exchange, Gift,  Technical, Purchase at vendor system.
  
• Invoice status: no invoice (standard). Na betaling zal de invoice status (print book – standing orders) komen te staan op Partially invoiced. De bestellijn heeft de status Waiting for renewal tot het moment dat de bestellijn wordt afgesloten of geannuleerd.
  
• Rush: kan worden aangevinkt indien het een zeer dringende bestelling is.
  
• Cancellation restrictionen Cancellation restriction note: indien er bepaalde voorwaarden gelden bij de stopzetting van de bestelling, kan je dit hier aanduiden.
  
• Material type: uitgebreide keuze van materiaalsoorten, oa loose leafe, book.
  
• Reporting code: diversificatie volgens eigen keuze (oa loose leaves, serial, monograph). Het is verplicht om 1 reporting code aan de duiden maar het is mogelijk om 3 reporting codes toe te kennen.
  
• Manual packaging:  als je dit aanvinkt, kan je zelf bestellijnen bij elkaar voegen via Package.  Indien je dit niet aanvinkt, krijgt de leverancier automatisch de bestelling via mail. Dit proces wordt aangestuurd vanuit Libis en gebeurt dagelijks.
  
• Identifier/Proposed identifier: ISSN van de reeks, ISBN van het losbladig werk. Veld is afkomstig van het bibliografisch record.
  

• Vendor reference number/Vendor reference number type:  contractnummer,  referentienummer, abonneenummer, artikelnummer, abonnementennummer, UBK-code…
  
• Note to vendor: promotiecode, bestelcode, referentie offerte, verzoek, …
  

• Manual renewal: Alma verwittigt automatisch dat het abonnement bijna afloopt.  Indien aangevinkt, en bij een abonnementsverlenging, pas je de renewal date aan voor een volgende verwittigingsdatum. Indien je dit niet aanvinkt, past Alma automatisch de renewal date aan.
  
• Subscription from en to date: begindatum van het abonnement; de einddatum zet je zo ver mogelijk in de toekomst (31/12/2099). Deze datum wordt aangepast bij de stopzetting van het abonnement.
  
• Renewal date:datum waarop het abonnement opnieuw wordt verlengd. Op die datum komt de publicatie terecht in een lijst met te hernieuwen orders.
  
• Renewal reminder date: datum die zich in tijd situeert voor de renewal date. Meestal is dit ca 4 maanden voor de stopzetting van een abonnement. Deze periode is afhankelijk van de modaliteiten van uitgever of leverancier.
  

•  Associated PO Lines: je kan hier een link leggen met een andere bestelling.
  
• Additional po line reference: begeleidend material, …