Kennisdatabase

Claims worden automatisch per mail verstuurd op de dag van de expected receipt date wanneer de grace periode 0 is. Deze gegevens heb je bij de vendoraccount ingegeven bij Delivery and claim information. Op de bestelling vind je deze gegevens terug bij Vendor information.  

Wil je opzoeken of Alma herinneringsbrieven heeft verstuurd, dan zoek je de bestelling op. Dit kan je doen via titel en klikken op het cijfer dat naast Orders staat of je kan kiezen voor PO-Line en de bestelnummer ingeven. Via Edit ga je naar het bestelblad en je neemt het tabblad Communications  Hier zie je wanneer de claim is verstuurd. Als je klikt op Start Communication krijg je een invulblad met een aantal keuzemogelijkheden waaronder Claim. De gegevens die je intikt in Subject komen in het onderwerpsveld van de mail terecht. De body bevat automatisch alle bestelgegevens. Je kan deze informatie naar eigen goeddunken aanpassen. Via add attachment is het mogelijk om externe bestanden mee te sturen. Let wel: deze externe bestanden worden niet door Alma bijgehouden.

Na het versturen van de mail, automatisch of manueel, komt deze terecht in het tabblad Communications. Via de actions knop heb je volgende keuzemogelijkeden: edit, reply, add a response en close.

• Add a response: de antwoorden van de leverancier worden niet automatisch door Alma toegevoegd. Via deze knop kan je het antwoord  via knip en plak in de body plaatsen, je kan een bijlage toevoegen. Je klikt op Response en Alma bewaart de informatie.
  
• Reply: je stuurt een repliek op het antwoord. Dit wordt automatisch door Alma toegevoegd aan de gesprekken.
  
• Close: je sluit alle communicatie. Je kan via de filter Closed of All reeds afgesloten communicatie oproepen. Normaal staat de filter Active actief .
  
• Edit: in dit tabblad krijg je alle gesprekken bij elkaar en kan je via de knoppen Reply en Add a response de nodige communicatie verzorgen.
  

Naar gelang het antwoord van de leverancier kan je de expected receipt  date in de bestelling aanpassen. Op die manier kan Alma automatisch een nieuwe claim versturen na de nieuwe datum. Je zoekt hiervoor de bestelling op en bij Vendor information pas je de datum aan. In het tabblad Notes kan je de reden toevoegen.

Claims worden semi-automatisch verstuurd

Wanneer er niets werd ingegeven bij Delivery and claim information van de vendoraccount, wanneer je na de eerste automatische claim, het antwoord van de vendor niet aanvult en de datum niet  verandert, blijft de bestelling bij Claim staan.

1. Opzoeken via Alma menu > Acquisitions > Purchase order lines > Claim of via Tasks > Order lines with claims
   
2. Er zijn verschillende facets waarmee bestellingen kunnen gesorteerd worden: besteltype, leverancier, bibliotheek, bestelmethode.
   
3. Wanneer je in de resultatenlijst Select all aanvinkt, kan je in één beweging al de rappeldata van deze selectie veranderen door te klikken op Change expected date.
   
4. Dan krijg je een pop-up scherm waar je de Expected receipt date kan veranderen en een nota toevoegen.
   
5. Door deze datum aan te passen, kan Alma na deze dag opnieuw een claim versturen.
   

Claims worden manueel verstuurd

1. Opzoeken via Alma menu > Acquisitions > Purchase order lines > Claim of via Tasks > Order lines with claims  > facet purchase type: print book one time.
   
2. Dit is dezelfde methode als semi-automatisch met het verschil dat er geen rechtstreekse communicatie mogelijk is tussen Alma en jouw instelling.
   
3. De resultatenlijst van de claims kan verder verfijnd worden door gebruik te maken van de facets: besteltype, leverancier, bibliotheek, bestelmethode.
   
4. De gewenste resultaten kunnen worden geexporteerd via Excell en na aanpassing via je eigen mailprogramma worden verstuurd naar de leverancier.
   

 Het is ook mogelijk om via een lijst met Alma Analytics te werken. Hiervoor moet echter een rapport op maat van de instelling/bibliotheek gemaakt worden. Neem hiervoor contact op met Libis.