Uitleg vooraf


In deze werkwijze maken we één enkel Item Record aan, dat de te ontvangen aflevering representeert. Eenmaal dit aangemaakt is, zijn we nog steeds op de pagina ‘Received Items List’ en is het Item reeds geregistreerd voor ontvangst.

De ‘Building Blocks’ methode zal voornamelijk gebruikt worden voor de volgende gevallen:

  • Het tijdschrift verschijnt zo onregelmatig dat het niet makkelijk te voorspellen is, hoeveel en welke afleveringen verwacht kunnen worden.
  • Het tijdschrift verschijnt slechts éénmaal of tweemaal per jaar. In dat geval is de ‘Predicted Items‘ methode te omslachtig en te tijdrovend. Het is efficiënter om de aflevering ‘On-the-fly’ aan te maken.

Procedure


Alma menu > Acquisitions > Receiving and invoicing > Receive > Tabblad continuous

Zoek het tijdschrift waarvan je een nummer wilt ontvangen op via het zoekveld (vb. zoeken op ISSN geeft een acuraat en snel resultaat)

Je start vanop de pagina ‘Received Items List’ van het abonnement waarvoor je een aflevering wil registreren.

  • Klik op ‘Receive New Items’. Je komt terecht op de pagina ‘Receive New Items’. 
  • Onder de hoofding ‘Last received item Details’ zie je de Nummering (Enumeration) and tijdsaanduiding (Chronology) waarden staan van het laatst ontvangen nummer.

MERK OP! Dit is niet noodzakelijk de aflevering die onmiddellijk voorafgaat aan de aflevering die je wenst te ontvangen! Stel: Je ontving nummer 1 van de jaargang, dan kwam nummer 3 binnen en ontving je die. Dan kwam nummer 2 binnen en ontving je die. Nu komt nummer 4 binnen. Onder de hoofding ‘Last received item Details’ zal je nu de waarden zien staan van nummer 2, want dat is het laatste item waar je een ontvangst voor hebt gedaan. Dus je zal daar niet de waarden van nummer 3 zien, die eigenlijk net voorafgaat in de volgorde van afleveringen aan nummer 4.

  • Druk op ‘Duplicate’. De waarden die in de velden onder de hoofding ‘Last received item Details’ staan worden nu gekopieerd naar de velden onder de hoofding ‘New items details’.
  • Pas de waarden aan zodat ze overeenkomen met de aflevering die je wenst te ontvangen.
  • Pas het Description veld aan (of druk op de knop Generate).

OPGELET! De knop Generate genereert alleen een Description uitgaande van de velden Enumeration A, Enumeration B en Chronology I ! Dat is doorgaans genoeg om er voor te zorgen dat de items correct gerangschikt worden in de ‘Received Items List’. Maar als je wil dat de gegevens van Chronology J (of andere velden) ook in het ‘Description’ veld staan, zal je ze zelf moeten toevoegen.

  • Druk rechtsboven op de knop ‘Create and Receive’ : Als de Description afwijkt van wat de knop ‘Generate’ gegenereerd heeft, krijg je een tussenvenstertje ‘Confirmation Message’. Daar klik je op ‘Confirm’.
  • Het nieuwe item is nu aangemaakt, geregistreerd als ontvangen en er is een Barcode voor gegenereerd. Maar er ontbreken nog gegevens.
  • Druk in de regel van het nieuw aangemaakt item op de actieknop (…) en kies ‘Edit Inventory Item’. (Alternatief: je rechtsklikt ergens op de regel en kiest uit het snelmenu: ‘Edit Inventory Item’).
  • Je bent nu op de pagina ‘Physical Item Editor’. De meeste benodigde gegevens zijn automatisch ingevuld. (Barcode, Material type, Receiving date, Receiving Operator).
  • Klik in het veld ‘Item Policy’ op het pijltje en kies de uitleenstatus die aan deze aflevering moet toegekend worden. ALMA onthoudt de statussen die je het meest gebruikt.
  • Vul andere velden in volgens de afspraken voor jouw bibliotheek/locatie.
  • Druk rechtsboven op ‘Save’ (En zonodig op ‘Confirm’ op het Confirmation Message venster).

Variant : werken met description templates


Het is mogelijk om de building blocks methode de beschrijving van het item automatisch te laten invullen door Alma op basis van vooraf bepaalde rules.

Vb. Als ik een Engelstalig tijdschrift ontvang met twee niveau's --> eerste niveau gaat Vol. als benaming krijgen, tweede niveau krijgt Iss. als benaming.
Deze rules worden aangemaakt op basis van verschillende parameters : Chronology / Enumeration / Library / Language / Material type

Er wordt een volgorde vastgelegd in de rules, ondermeer om lege veld te vermijden.

Vb. Ik heb een franstalig tijdschrift met twee niveau's --> alle rules die niet franstalig zijn worden overgeslagen --> daarna worden alle rules met één niveau overgeslagen --> de eerste Franstalige template met twee niveau's gaat gebruikt worden.
Maar let wel op :

  • De templates zijn geldig voor de hele institution, maar Library (binnen de institution) is wel een parameter
  • De bibliotheken kunnen deze templates zijn niet aanmaken. Indien een bibliotheek hierin geïntereseerd is, moet Libis gecontacteerd worden met duidelijk geformuleerde wensen (vb. output, aantal niveau's)