Invloed van de Purchase types
Voor
rapportering is het aangewezen om slechts een beperkt aantal types te
gebruiken. Alma beidt een grote keuze aan besteltypes aan. Contacteer Libis
indien een gecontroleerde keuzelijst gewenst is voor jouw instelling.
Een Purchase type is ofwel fysiek ofwel
elektronisch. Ze kunnen één van onderstaande continuïteiten hebben.
- One Time
- Continuous
- Standing
order
One
time
Deze
bestellijn wordt automatisch afgesloten bij de ontvangst via Receive en
bij verwerking van facturatie. Er wordt door Alma 1 holding aangemaakt per
bestellijn, onafhankelijk van het aantal bestelde items op die bestellijn. Per
item maakt Alma automatisch een barcode aan. Te gebruiken bij het bestellen van
gedrukte monografieën.
Voor
elektronische bronnen wordt een portfolio aangemaakt en een activatie- taak
wordt aangemaakt wanneer de PO verstuurd is.
Wordt
gebruikt voor éénmalige bestellingen, ongeacht het materiaaltype.
De
bestelling blijft open tot ze geannuleerd of afgesloten wordt. Er wordt door
Alma slechts 1 item aangemaakt met bijhorende holding. Dit item wordt het
overkoepelend item van het tijdschrift, de issues worden aangemaakt aan de hand
van een voorspelmechanisme (zie tijdschriften).
Ontvangst
van item of van facturen hebben een invloed op de status van de bestelling. De
status blijft tijdens de abonnementsperiode Waiting for renewal. Het sluiten
van de bestelling is afhankelijk van de beslissing van de bibliotheek tot
stopzetting van het abonnement. Als gevolg hiervan wordt de einddatum van het
abonnement aangepast in de bestellijn, de status van de bestellijn wordt na
bewaring manueel aangepast in Closed of Cancelled. Hierdoor zullen er geen
items meer kunnen ontvangen worden op deze bestelling.
Indien
je one time voor periodieken gebruikt, dan zal bij de ontvangst van de factuur
de bestelling automatisch worden afgesloten en kunnen er geen items meer worden
ontvangen op deze bestelling.
Deze purchse type wordt
gebruikt voor tijdschriftabonnementen.
De
bestelling blijft open tot ze geannuleerd of afgesloten wordt. Er wordt bij de
aanmaak van de bestellijn geen item en bijhorende holding aangemaakt. Bij de
levering van de aparte onderdelen, wordt vanuit elk onderdeel een koppeling met
de bestelling aangemaakt (zie standing orders) en wordt vanuit het aparte
onderdeel een barcode aangemaakt. Er gebeuren geen ontvangsten op deze
bestelling via Receiveen facturen worden
handmatig aangemaakt voor elk onderdeel.
De
status blijft tijdens de abonnementsperiode Waiting for renewal. Het sluiten
van de bestelling is niet afhankelijk van levering en/of facturatie maar van de
beslissing van de bibliotheek tot stopzetting van het abonnement. Als gevolg
hiervan wordt de einddatum van het abonnement aangepast in de bestellijn, de
status van de bestellijn wordt na bewaring manueel aangepast in Closed of
Cancelled.
Wordt
gebruikt bij reeksen, lidmaatschappen, losbladige werken.