Kennisdatabase

• Number of items to create : aantal invullen (standaard op 1). Afhankelijk van het aantal, creëert Alma barcodes volgens parameters van je eigen instelling.  Opgelet! Wanneer je het aantal verandert naar een ander getal, dan verandert de prijs NIET automatisch mee! Tenzij je ook Quantity for pricing verandert.
  
• Library/Location invullen via een keuzemenu. De locatie kan gewijzigd worden via de Actions knop (…) Edit. Het scherm physical item editor opent zich en hier kan je de locatie wijzigen of een leentermijn toevoegen. Bewaren en je krijgt een confirmatiescherm dat je moet bevestigen vooraleer terug te keren naar de bestelling. Een extra locatie kan je toevoegen via Add location.
  
• Receiving note: hier kan je een boodschap tikken dewelke zichtbaar wordt via een pop-up bij ontvangst van de publicatie.
  
• Routing during receiving: aanvinken indien er interested users zijn die het werk na ontvangst wensen in te kijken.  
  

Je kan in het invulveld de naam van de material supplier intikken en Alma vult automatisch verder aan. Je kan de laatst gebruikte vendor nemen (icoon gedraaid pijltje) of je kan via de lijst van alle actieve vendoraccounts (pijltje icoon liniaaltjes) de juiste selecteren. Je kan in deze lijst een vendor opzoeken op vendor code, vendor name, account code en account description. Aanvinken en selecteren.

Als je klikt op View vendor opent zich de leveranciersfiche. Je kan hier nog de nodige aanpassingen doen. Bewaar of cancel om terug te keren naar de bestellijn. 

De inhoud van de velden Expected receipt after ordering en Claiming grace period is afkomstig van de leveranciersfiche en worden automatisch ingevuld door Alma. 

Indien je wenst om een exacte leverdatum in te geven, dan plaats je een datum in het veld Expected receipt date door gebruik te maken van de kalender. 

Reclaim interval: hier kan je het aantal dagen ingeven die worden opgeteld bij de datum waarop de bestelling terecht komt op de claimlijst. Op die datum zal Alma automatisch een claim sturen naar de leverancier als het mailadres van de leverancier als preferred werd aangevinkt in de leveranciersfiche.

•  List price invullen. Vooraleer je een nieuw veld invult, bewaart Alma eerst de prijs. Munteenheid wordt automatisch ingevuld en is afkomstig van de leveranciersfiche.Het is belangrijk om met een punt te werken voor komma-getallen. Wanneer je toch een komma gebruikt, zal je een foutmelding krijgen.
  
• Quantity for pricing : standaard op 1. Niet vergeten aan te passen wanneer je de number of items to create hebt aangepast.
  
• Discount : percentage wordt automatisch ingevuld en is afkomstig van de leveranciersfiche. De prijs op de bestelling  wordt automatisch  aangepast.  Bij sommige uitgevers varieert de korting per product (bvb. Handleiding aan 30%; werkschriften aan 50%; …). Dan voer je het kortingspercentage telkens per bestellijn in en niet in de leveranciersfiche.
  

 Via Add Fund kan jevia de lijst van meest recente gebruikte (icoon gedraaid pijltje) of via de lijst van alle actieve funds (icoon liniaaltjes) het juiste budget selecteren. Bevestigen door op de blauwe knop Add Fund te klikken. Alma bewaart.

De mogelijkheid bestaat om de aankoopprijs te verdelen over meerdere budgetten aan de hand van percentages. Op de factuur worden al deze budgetten getoond.

Bij het geselecteerde krediet kan je het percentage wijzigen. Bevestigen door op de blauwe knop Add fund te klikken. Het fund komt in de bestellijn te staan en via Add fund kan je een nieuw fund selecteren voor het resterende bedrag dat nog moet betaald worden. Je past desgewenst het percentage aan en bewaar. Het bedrag is nu verdeeld over verschillende fondsen.

In plaats van percentages te wijzigen, kan je ook opteren om het bedrag te wijzigen. Na bewaring van het eerste fund zal in het tweede fund automatisch het saldo staan.

Alma geeft een foutmelding als de bedragen of percentages niet kloppen.

•  Aquisition method: naar gelang wat je aanduidt, zijn bepaalde Velden al dan niet verplicht in te vullen. Standaardoptie is purchase. Met Purchase wordt de bestelling naar de leverancier verstuurd na afronding van de volledige workflow. Andere opties zijn Approval plan, Depository, Exchange, Gift,  Technical, Purchase at vendor system.
  
• Invoice status= No invoice (standard). Na betaling zal de invoice status (print book - one time) komen te staan op Fully invoiced. Gecombineerd met de levering van het item krijgt de bestellijn de status Closed.
  
• Rush: kan worden aangevinkt indien het een zeer dringende bestelling is.
  
• Cancellation restrictionen Cancellation restriction note: indien er bepaalde voorwaarden gelden bij stopzetting bestelling, kan je dit hier aanduiden.
  
• Material type: uitgebreide keuze van materiaalsoorten, afhankelijk van het gekozen bestelformulier.
  
• Reporting code: monograph (print). Diversificatie volgens eigen keuze (oa loose leaves, serial). Het is verplicht om 1 reporting code aan de duiden maar het is mogelijk om 3 reporting codes toe te kennen.
  
• Manual packaging:  als je dit aanvinkt, kan je zelf bestellijnen bij elkaar voegen via Package.  Aan de hand van manual packaging groepeert Alma  bestellingen per besteltype, per leverancier, per munteenheid. Indien je dit niet aanvinkt, krijgt de leverancier automatisch de bestelling via mail. Dit proces wordt aangestuurd vanuit Libis en gebeurt dagelijks.
  
• Identifier/Proposed identifier: automatisch verschijnt in dit veld het eerst geplaatste ISBN uit tag 020 uit het bibliografisch record. Indien in het bibliografisch record meerdere ISBN’s voorkomen, kan je Proposed identifier aanklikken. Je krijgt een overzicht van alle ISBN-nummers uit het bibliografisch record en de je selecteert het juiste nummer. Ofwel pas je manueel in identifier het ISBN nummer aan.
  
• Er zijn 3 velden op itemniveau waarin extra informatie  kan worden geplaatst.
  

• Vendor reference number/Vendor reference number type:  contractnummer,  referentienummer, abonneenummer, artikelnummer, abonnementennummer, UBK-code…
  
• Note to vendor: promotiecode, bestelcode, referentie offerte, verzoek, …
  
• Additional : Additional staat helemaal onderaan het bestelformulier en moet opengeklapt worden door te klikken op >. 
  

• Associated PO Lines: je kan hier een link leggen met een andere bestelling (vb Tijdschrift – nieuwsbrief; Pakket van handleiding en leerboek). Via een link is het mogelijk om van de ene naar de andere bestelling te gaan. Zie ook onderdeel Gecombineerde abonnementen.
  
• Additional po line reference: begeleidend material, …