Krediet of Budget


In Alma spreekt men van Ledger (overkoepelend budget) en Funds (onderliggende budgetten). Je kan tussen de funds een hiërarchie aanbrengen door gebruik te maken van Summary funds en Allocated funds. De bedragen van allocated funds vormen samen het bedrag van een summary fund dat op zijn beurt dan weer het bedrag vormt van de ledger.


Ledger en funds vormen een boomstructuur: 

  • De overkoepelende ledger (het ganse bibliotheekbudget voor een lopend fiscaal jaar)
  • Summary funds =  bevat verschillende allocated funds
  • Allocated funds = werkingskrediet of toegewezen bedragen


Aanmaken van funds en ledgers


Je vertrekt bij de invoer steeds van het algemene naar het specifieke, dus van de ledger naar de funds.

Alma  > Acquisitie department > Acquisitions > Acquisition infrastructure  >Funds and ledgers

De ledger wordt aangemaakt door te klikken op Add  ledger. Summary details opent zich en bevat 2 tabbladen: summary en funds.

 1.  Summary : bevat de onderdelen general, reports en rules

  • General  : Naam en bijhorende code: de naam is aanpasbaar bij elke overdracht naar een volgend fiscaal jaar, dit in tegenstelling tot de code. Het is dus niet aangewezen om een jaartal op te nemen in de code maar te kiezen voor een generieke code (vb Collectie – materiaaltype). Indien er toch een jaartal - of een verwijzing naar een jaartal - wordt opgenomen, moet er wel op gelet worden om dit jaarlijks aan te passen.
  • Owned by : je eigen instelling
  • Available for: de betreffende instelling of via het keuzemenu de gewenste deelbibliotheek wanneer het budget niet voor de hele instelling van toepassing is. Klik voor de keuzelijst op het omgekeerde driehoekje. Klik op de gewenste instelling of deelbibliotheek.
  • Status : active
  • Currency : munteenheid van het budget
  • Fiscale periode : de periode waarin de ledger actief is
  • Reports : selecteren type rapport via Alma of via Analytics
  • Rules : percentage voor een bedrag of aantal dagen waarin het budget mag overschreden worden of waarin het fund langer geldig is. Het is aangewezen om de einddatum met 31 dagen te overschrijden om nog facturen van een vorig fiscaal jaar te kunnen betalen.
2. Funds

Hierin komen automatisch alle funds die deel uitmaken van de ledger.  Als Summary is ingevuld, klik je op Activate.

Zoek de ledger terug op, klik op Edit en ga naar tabblad Funds. Je kan een fund aanmaken door te klikken op Add fund. Een aantal velden komen automatisch over van de ledger.

Kies voor summary of allocated fund.

  • Afhankelijk van de situatie in jouw instelling kies je voor overkoepelende funds (summary funds) met daaronder allocated funds die toegekend zijn aan bepaalde onderdelen en waarmee er transacties gebeuren.
  • Of je kan alleen allocated funds voorzien. Bij een allocated fund hoort het bedrag voor één specifiek onderdeel.

Als je opteert voor summary funds wordt het totale bedrag aangemaakt tijdens de invoer van de onderliggende allocated funds. Dus het summary fund bevat het totale bedrag van alle daaraan verbonden allocated funds.

Je kan alleen een fund aan een actieve ledger koppelen waarvan de einddatum van de fiscale periode nog niet voorbij is.

Bij de naamgeving zorg je best dat de koppeling met de ledger duidelijk is, in het veld Available for kan je verfijnen door overbodige bibliotheken te verwijderen.

Als je meerdere funds koppelt aan een ledger of aan een summary fund, kan je via Duplicate een nieuw fund aanmaken en de nodige aanpassingen aanbrengen vooraleer je bewaart.

Via het tabblad Transaction kunnen bedragen worden toegekend aan de funds via Add transaction. Selecteer Allocate Funds en geef het gewenste bedrag in en klik op add allocation transaction. 

Er gebeuren alleen onderlinge transacties met de allocated funds (bestellen, betalen, overzetten van het ene naar het andere fund via Transfer funds). In het tabblad Transactions kan het verloop van het budget worden opgevolgd. Via dit tabblad kan je budgetverschuivingen doen via Transfer funds. Je vertrekt vanuit het budget waarvan je het bedrag afhaalt. Je klikt op Transfer funds en een popup venster opent zich. Het ‘vertrek’budget staat al ingevuld en via een keuzemenu selecteer je het gewenste doelbudget. Je vult het bedrag is, je kan bijkomende informatie invoeren via Transfer note. Niet vergeten om de juiste reporting code (boekhoudpost) te selecteren.


Jaarafsluiting


Bij het einde van een fiscaal jaar worden de ledger en de onderliggende funds afgesloten en worden de funds voor een volgend fiscaal jaar aangemaakt.

De benaming van de funds of kredieten kan dan gewijzigd worden maar niet deze van de codes. Daarvoor is het van belang om geen jaartallen in de codes op te nemen

Vóór het begin van een nieuw fiscaal jaar worden de nieuwe budgetten klaargezet via Rollover ledger.

De afsluiting van de budgetten gebeurt rond einde januari-begin februari. Daarom is het van belang om bij de rules van een fund de overschrijdingsperiode met 31 dagen te verlengen.

Werkwijze :

  • Controle van de openstaande bestellingen. Nog niet geleverde/betaalde bestellingen: overzetten encumbrance vorige fiscale periode naar volgende fiscale periode. Indien de structuur van je instelling dit toelaat, kan je dit in één beweging doen via rollover po lines. Voor meer info, contacteer Libis
  • Nazicht budget: encumbrance moet op 0 staan (tabblad Summary). Dit betekent dat er geen enkele nog openstaande bestelling gelinkt is aan een budget van een af te sluiten fiscaal jaar.
Opmerking hierbij : Dit is strik genomen enkel nodig indien de funds in Alma gebruikt worden als een afspiegeling van de echte kredieten (bv. in het ERP systeem). Indien de kredieten in Alma gebruikt worden als dummy kredieten, dan moet dit niet strikt gevolgd worden.

Terminologie 

  • Fund :
  • Allocation: toegekend budget
  • Encumbrance : bedrag toegekend bij bestelling (wordt afgetrokken van allocation)·       Bedrag encumbrance = bedrag disencumbrance
  • Disencumbrance : wanneer gefactureerd wordt, gaat bedrag dat in encumbrance staat, naar disencumbrance
  • Expenditure : reëel uitgegeven bedrag (is daarom niet gelijk aan encumbrance)
  • Transfer : overzetten van het ene naar het andere budget binnen eigen collectie
  • Balance :
  • Allocated balance : toegekend budget
  • Expended balance :reeds uitgegeven bedrag, berekend aan de hand van betaalde facturen
  • Encumbered balance : bedrag dat is vastgezet bij het aanmaken van een bestelling zodat toekomstige facturen van die bestelling kunnen worden betaald, bedragen in verbintenis
  • Available balance :nog vrij te besteden bedrag, staat niet in verbintenis. In feite het verschil tussen het budget waarvan de reeds uitgegeven en de te verwachte uitgave zijn afgetrokken.
  • Cash balance :optelling van encumbered (vastgeklikte bedragen) en available (vrije bedragen)