Factuur invoeren via create from PO

Alma menu > Acquisitions > Receiving and invoicing > create invoice (from PO)

Alma menu > Acquisitions > Receiving and invoicing >  Create invoice

Vooraleer je alle stappen doorloopt, kijk je eerst of de factuur al dan niet bestaat. Hiervoor selecteer je Invoices in de zoekbalk en in het invulveld tik je de factuurnummer in dat vermeld staat op de factuur.

  • Ontvang de factuur : Acquisitions > Receiving and invoicing > Create invoice
  • Het scherm Select invoice creation process wordt geopend.
We kiezen voor from PO bij een volledig geleverde en gefactureerde PO. Door Handle Receiving aan te vinken kunnen we onmiddellijk ook het materiaal ontvangen. Klik op next.
         
Tik het deel (autocompleet) of het volledige nummer van de bestellijst in of indien deze nummer niet gekend is, klik je op de keuzelijstknop en dan worden alle nog openstaande bestellingen getoond en kan de juiste bestellijst worden aangeklikt. Klik op Save.


Automatisch opent zich het tabblad van Invoice lines. Alle bestellingen die vasthangen aan de bestellijst (PO) worden getoond, inclusief de regels voor bijkomende kosten. Klik op het tabblad Summary.


Opgepast:  in het veld Invoice number wordt de PO nummer overgenomen en de factuurdatum staat op vandaag. Dit moet allemaal worden aangepast volgens de gegevens van de factuur. Dus niet vergeten om de nummer van de bestellijst te overschrijven met de factuurnummer, de invoice datum te overschrijven met de factuurdatum.

Sommige gegevens worden automatisch opgehaald uit de bestelling. Ook hier de nodige aanpassingen doen aan de hand van de factuurgegevens.

  • Invoice number: factuurnummer toegekend door leverancier
  • Total amount: totale factuurbedrag (geen gebruik van komma maar van punt)
  • Invoice date: datum van de factuur. Aandachtspunt: in dit veld staat automatisch de invoerdatum en dit moet gewijzigd worden door de juiste factuurdatum.
  • Vendor en vendor account
  • Payment method
  • Use pro rata aanvinken indien er geen extra kosten zijn.
  • VAT per invoice line: aanvinken indien er verschillende BTW tarieven worden aangerekend met dezelfde factuur. Hierdoor kan je per lijn het gewenste tarief gebruiken.
  • VAT code: tarief kiezen uit keuzelijst. Update amount. Door hierop te klikken berekent Alma de BTW.
  • VAT type: inclusive (bedrag bij total amount is inclusief BTW) of exclusive (bedrag bij total amount is exclusief), line exclusive. Op buitenlandse facturen staat meestal geen BTW vermeld maar is dit bedrag wel verschuldigd aan de overheid. Dit bedrag moeten we dus ook invoeren in Alma. Dit doen we door Exclusive te kiezen. Alma berekent hierdoor automatisch het BTW bedrag en voegt dit toe aan de Total amount.Daardoor staat  in het veld Payment amount een hoger bedrag dan vermeldt op de factuur.In deze gevallen wil dit zeggen dat de bedragen van Total amount en payment amount/total invcoices amount verschillen in waarde.
  • Line exclusive: bedrag bij total amount is inclusief BTW maar de factuurlijnen zijn zonder BTW. Door expended from fund aan te vinken, zie je de BTW verdeeld per factuurlijnen. Wanneer je dit niet aanvinkt, zal er een aparte lijn met Adjustment verschijnen met BTW.
  • Payment = aanvinken prepaid. De invulvelden van payment openen zich.
  • Payment status = paid
  • Voucher amount: totale factuurbedrag (geen gebruik van komma)

Klik op het tabblad Invoice lines. Alle bestellingen die vasthangen aan de bestellijst (PO) worden getoond. Bestellijnen die niet gefactureerd worden, worden verwijderd via Action knop (… ). Delete. Bevestig de verwijdering.  Vandaar dat je best Manual kiest bij nog onvolledig gefactureerde bestellingen. Ook onnodige factuurlijnen voor extra kosten verwijderen.

Klik op de Action knop (…) om de bestellijn te editeren. Er worden gegevens automatisch overgenomen van de bestelling . Aanpassen waar nodig.

  • Invoice line details : worden automatisch overgenomen van de bestelling
  • Invoice line charges
  • Prijs wijzigen indien nodig. Enter of klik in een willekeurig veld. Alma bewaart de ingegeven prijs.
  • Hoeveelheid en reporting code worden opgehaald uit de bestelbon. Aanpassen indien dit niet klopt.
  • Note: facultatief in te vullen veld.
  • Funding :  het budget kiezen door te klikken op Add fund  - het juiste actieve budget kiezen – nogmaals bevestigen via Add fund.
  • Release remaining encumbrance aanvinken indien het gefactureerde bedrag lager is dan op de bestellijn. Op deze manier komt het verschil tussen encumbrance (bedrag toegekend bij bestelling) en  disencumbrance (bedrag dat gefactureerd werd) terug terecht bij het te besteden budget (available balance).  Vergeet niet te klikken op Redistribute lines. Hierdoor komt het juiste bedrag in verbintenis.

 Indien alles in orde is, klikken op SAVE.

 Openen van een volgende factuurlijn: add invoice line.

Nadat alle factuurlijnen zijn afgewerkt, kan ter controle nogmaals tabblad Summary geopend worden voor een laatste nazicht of je kan rechtstreeks klikken op SAVE AND CONTINUE.

Je komt automatisch terecht bij RECEIVE.

 

Materiaal ontvangen


Voor deze actie is het vooral van belang dat er gewerkt wordt vanuit het Acquisitie departement en niet vanuit het Circulatie departement (Balie).

Reden: bij het ontvangen van items vanuit Circulatie departement (balie) komt het item dadelijk in place. Het item is dadelijk zichtbaar in Limo en is beschikbaar voor ontlening.

Als je ontvangt vanuit Acquisitie departement komt het item in transit te staan en is het nog niet beschikbaar in de bibliotheek. In Limo blijft het boek ook in transit staan. Nadat alle nodige handelingen verricht zijn, stuur je het item vanuit het Acquisitie departement naar het Circulatiedepartement (zie post-receiving proces).

Alma opent na Save and continue van de factuur automatisch het tabblad van de vorige verwerking in Receive. Dit impliceert dat je er best voor zorgt dat dit het tabblad One Time is. Indien het tabblad Continuous opent, dien je manueel in het tabblad One Time de items op te zoeken (via vb factuurnummer) want dan is de link verbroken tussen factuur en levering.

  • Receive new material: status moet staan op All (except closed)
  • Zoeken op bestellijn of rechtstreeks de bestellijnen aanvinken in de resultatenlijst – klikken op receive. De ontvangen boeken komen nu in Transit.

Als je op de bestellijn de receiving note hebt ingevuld, verschijnt deze boodschap bij de ontvangst.

NOOIT gebruik maken van receive all want dan zal Alma alle nog openstaande bestellingen ontvangen.

Nazicht via Search for PO Line: status closed/closed.

 Je kan vanuit het scherm Receive aanpassingen doen aan de items door via de Actions knop (…) te klikken op Manage items. Je komt dan terecht in het Received item list. Als je klikt op de titel kom je terecht in het scherm Record view en kan je editeren. Via de Back knop kom je terug terecht op het Receive scherm. 


Manueel facturen invoeren

 

Alma menu > Acquisitions > Receiving and invoicing > create invoice (manually)


Indien er slechts een deel van de PO wordt gefactureerd, is het aangewezen om te opteren voor een manueel aangemaakte factuur.

  • Ontvang de factuur : Acquisitions > Receiving and invoicing > Create invoice
  • Het scherm Select invoice creation process wordt geopend.
  • We kiezen voor Manually. Door Handle Receiving aan te vinken kunnen we onmiddellijk ook het materiaal ontvangen. Klik op next.
  • Automatisch opent zich Invoice lines dat uit slechts 1 leeg tabblad bestaat dat ingevuld moet worden. Er worden geen gegevens automatisch opgehaald vanuit de bestellijst. Het invullen van het algemene scherm is gelijkaardig als hierboven beschreve
Om een nieuwe factuurlijn aan te maken, klik op Save and create invoice lines.


Het tabblad Add invoice lines opent zich opnieuw met een aantal extra tabbladen. Automatisch kom je terecht in het tabblad Invoice lines. Indien Use pro rata niet werd aangevinkt, verschijnen hier de 4 lijnen extra kosten. Verwijder de lijnen die niet nodig zijn via de Actions knop (…). Selecteer Delete. Door te klikken op Add invoice line, open je een invulscherm waarin je de factuur gaat verbinden met de juiste bestellijn. Via het icoontje (liniaalregels) open je alle nog openstaande bestellingen van de leverancier. Je selecteert de gewenste titel. Of je tikt het volledige nummer in PO line. Alle gegevens van de bestellijn worden  automatisch ingevoerd in de factuurlijn.

 

  • Type factuur is Regular (keuzelijst). Controleren of aanpassen van de prijs, toekennen van het juiste krediet (Add fund).  Als er het gefactureerde bedrag kleiner is dan het bedrag uit de bestelling, vink dan Redistribute lines aan. Op deze manier komt het vrijgekomen bedrag terug in het te alloceren krediet terecht. Aanduiden van de gewenste reporting code (monograph). Het notes veld is een vrij in te vullen veld volgens de noden van jouw instelling (interne referentienummers ed).
  •  Add. Indien er meerdere lijnen zin, kies je voor Add – Add invoice line. Bij het laatste item: Add and close
  •  Nadat alle lijnen zijn ingevoerd, kan je desgewenst terug naar tabblad Summary  voor een laatste controle.
  •  Save and go to receiving.  

 Het ontvangen van materialen is gelijkaardig als hierboven beschreven.