Kennisdatabase

Inhoud

Een nieuwe representation creëren

• Vanuit het Alma Menu>Resources>Add Digital Representation.
  
• Vanuit een zoekresultatenlijst van bibliografische records. Klik bij het bibliografische record waar je een representation aan wil koppelen op de ...-knop en vervolgens op de optie 'Add representation'
  
• Vanuit een in de Metadata Editor geopend bibliografisch record. Zorg dat het bibliografisch record waaraan je de representation wil koppelen, getoond wordt in het editeerscherm. Staan er 2 records in split screen, check dan dat het record waar je de representation aan wil koppelen, geactiveerd is (infobalk bovenaan is blauw). Klik nu op 'Add inventory' en vervolgens onderaan op 'Add representation'. Je kan ook de sneltoetscombinatie Alt+R gebruiken.
  

De gegevens van de representation invoeren

• Collection: hier wordt ingevoerd in welke collection het bibliografisch record wordt opgenomen. Met de eerste knop rechts van het invoervak roep je een pop-up scherm op waarin alle collections in jouw IZ worden opgelijst. Je kan de juiste collection zoeken via de zoekbalk bovenaan het scherm. Klik op de gezochte collection en de naam wordt overgenomen in het invoervak. De tweede knop rechts van het invoervak toont de collections die je recent gebruikte en is dus vaak een snellere weg om de juiste collection te selecteren.
  
• Title: de titel wordt automatisch overgenomen uit de tag 245 van het bibliografisch record.
  
• Remote: om een non-remote representation te maken waarbij digitale bestanden worden opgeslagen in de Alma Amazon Cloud mag het keuzevakje niet aangevinkt zijn.
  
• Active/Inactive: hier bepaal je of de nieuwe representation beschikbaar wordt in Limo of niet. Deze instelling is vergelijkbaar met het suppressen van holdings. Een representation die op inactive wordt gezet, zal dus niet getoond worden in Limo.
  
• Usage type: hier kan in principe een onderscheid worden gemaakt tussen een master copy en een derivative copy waarbij de eerste dan meestal een bewaarkopie is in hoge kwaliteit en de tweede een afgeleide van lagere kwaliteit. We kiezen hier echter steeds voor 'Master'.
  
• Library: net zoals holdings (via de tag 852 $$b) worden ook representations toegewezen aan een bepaalde bibliotheek en haar collecties. De twee knoppen rechts van het invoervak laten toe om a) in een lijst de bibliotheek te zoeken en te selecteren en b) de bibliotheek te selecteren uit een lijstje van vaak ingevoerde waarden.
  
• PO Line: de representation kan aan een PO Line worden gekoppeld door deze met de knop achteraan het invoerveld op te zoeken en te selecteren.
  
• Label: dit representation label wordt in Limo ook getoond aan de eindgebruiker. Het moet daarom ook betekenisvol en duidelijk zijn. Een aantal afspraken en tips hierover vind je op de pagina met afspraken over representations in Alma-D.
  
• Note: hier kan een interne noot worden neergeschreven. Deze wordt niet getoond in Limo.
  
• Public note: deze noot wordt wel getoond in Limo en kan een verduidelijking bevatten m.b.t. (de beperking van) de raadpleegbaarheid van de bestanden bevatten.
  
• Access Rights Policy: via dit vak is het mogelijk om de toegang tot de digitale bestanden van de representation te beperken tot welbepaalde groepen. Deze groepen moeten op voorhand geconfigureerd worden. Vragen hierover stuur je naar de LIBISnet helpdesk.
  
• Entity type: via een kort keuzelijstje kan gekozen worden om de representation te 'typeren' als bv. een artikel of een hoofdstuk wat dan toelaat om labels in een vaste vorm te genereren. Deze functionaliteit wordt niet gebruikt in Alma LIBISnet.
  

Digitale bestanden opladen

• Selecteer 'Upload'
  
• Klik op de knop 'Add files'. De Windows Verkenner wordt geopend zodat je naar de locatie kan gaan waar de op te laden bestanden bewaard worden. Selecteer deze (meerdere tegelijk vanop dezelfde locatie is mogelijk) en klik in de Windows Verkenner op 'Openen'. De bestanden worden nu opgeladen naar de Alma Amazon Cloud. Afhankelijk van het aantal en de omvang van de bestanden en de snelheid van je netwerkverbinding kan dit even tijd vragen.
  
• De opgeladen bestanden verschijnen in tabelvorm met in opeenvolgende kolommen: de niet meer aan te passen bestandsnaam, het voorlopige label dat overeenkomt met de bestandsnaam, de bestandsgrootte en achteraan een 'Delete'-knop waarmee je eventueel overbodig opgeladen bestanden weer kan verwijderen.
  
• Je kan de labels aanpassen. Wanneer het slechts over 1 bestand gaat, kies je best voor een sterk ingekorte versie van de titel. Wanneer meerdere bestanden in één representation worden samengebracht (bv. verschillende uitgaves van een jaarboek), is het belangrijk dat de labels duidelijk en sorteerbaar zijn. Meer uitleg en tips hierover op de pagina met afspraken over representations in Alma-D.
  
• Met de (nauwelijks zichtbare) pijltjes net voor 'File Name' en 'Label' in de bovenbalk van de bestandstabel kan je de oplopend of aflopend sorteren. Opgelet: deze sortering is niet definitief. Om te bepalen in welke volgorde meerdere bestanden in 1 representation in de viewer aan de gebruikers zullen getoond worden, is een nabewerking nodig. Deze wordt beschreven in de workflow over bewerken van representations in Alma-D.
  
• Ging er iets helemaal fout bij het toevoegen van bestanden, dan kan je met de knop 'Start over' de lijst weer leegmaken en opnieuw beginnen
  

Een representation opslaan en nakijken in Alma

• Afhankelijk van het formaat van het opgeladen bestand of bestanden, zal er automatisch een thumbnail worden gegenereerd.
  
• Bij de inventory tabs onderaan staat er een groene bol voor 'Digital' dat ook gevolgd wordt door '(1)' of een hoger getal indien er meerdere representations aan het bib record werden gekoppeld.
  
• Als je op 'Digital' klikt worden de gegevens van de representation(s) getoond: het label, usage type, repository (Alma voor non-remote representations), aantal bestanden in de repository en een hyperlink om de bestanden in de viewer te bekijken.
  
• Ook achter de inventory tab 'Collections' staat er '(1)' en als die tab wordt aangeklikt, zie je in welke collection het bib record werd opgenomen.
  

• Links een inhoudstafel van de representation. Deze wordt enkel getoond wanneer de representation meer dan 1 bestand bevat (dus niet in bovenstaand screenshot). De gebruiker kan kiezen tussen twee weergaves met grote of kleine thumbnails.
  
• In het midden worden de bestanden weergegeven. De viewer kan momenteel slechts een beperkt aantal bestandsformaten weergeven: jpg, gif, png en pdf. In sommige browsers kunnen ook al Word-documenten getoond worden. Wanneer een bestand in een formaat is opgeslagen dat niet kan weergegeven worden, wordt een standaard thumbnail getoond. De gebruiker kan het bestand dan wel downloaden en openen op de eigen computer.
  
• Rechts een kolom met een beknopte selectie van metadata die rechtstreeks wordt opgehaald uit het bibliografisch record in Alma.
  
• Een aantal knoppen laten toe om een deelbare link op te halen, het bestand te downloaden (indien toegelaten), op een volledig scherm te raadplegen of af te drukken.

Colofon