Scan On Demand: handleiding (ENKEL KU LEUVEN)


Contents


Vooraf:

  • Aantal gelijktijdige aanvragen is voorlopig onbeperkt.
  • Geen beperking op aantal aanvragen in tijd.
  • Gratis
  • Voor studenten en personeel KU Leuven + emeriti + UZ-personeel met u-nummer (andere gebruikers zien geen aanvraagknop voor scans)(De SOD-dienstverlenging is dus NIET beschikbaar voor studenten en personeel van de Associatie. Een IT- aanvraag is wel mogelijk voor hen)
    • Scan on Demand is technisch niet mogelijk voor externen. Zij kunnen via een balie kopies aanvragen tegen een kostprijs van 2 euro (per 30 pagina’s): Bibliotheekmedewerkers plaatsen de aanvraag in eigen naam, maar vermelden de naam en b/r/u-nummer van de externe. De owning library scant item, maakt de kost aan (Fee type: Document Delivery Service), stuurt naar bibliotheekmedewerker van pick up library. Deze drukt af en verwittigt de externe. Uitzondering: externen kunnen wel in Limo scanaanvragen plaatsen voor de collecties in Haasrode. De afrekening gebeurt automatisch.
  • In regel is Scan on Demand toepasbaar op alle collecties, uitgezonderd enkele specifieke deelcollecties:


    		• Collectie: Uitzonderingen
    2Bergen – Arenberg
    		Uitsluiten: WKRT, WAIT
    Bijzondere Collecties
    		Uitsluiten: BRES
    Campus KULAK
    		Uitsluiten: KOAR
    Hoger Instituut voor Wijsbegeerte
    		Uitsluiten: FHUS
    Maurits Sabbebibliotheek
    		Opnemen: Enkel items met item policy stack-no loan- requestable (geen items leeszaal).
  • Mocht er via IBL vrije aanvraag een verkapte Scan On Demand-aanvraag komen: cancel request met reason “The ILL request was cancelled because the resource was found in your institution. A local request was created instead.” (! note toevoegen) + aanvragen via SOD (studenten/personeel) of IT (externen).

Stap 1: Aanvraag via LIMO of ALMA

LIMO

De lezer plaatst een aanvraag in Limo via de knop Request Scan

Image Placeholder

Het volgende invulformulier met de voorwaarden moet goedgekeurd worden.


Image Placeholder

Bij het vervullen van de aanvraag krijgt de lezer de volgende boodschap:

Image Placeholder

De status van de aanvraag kan doorlopend door de lezer opgevolgd worden in ‘My account’, onder ‘My Requests’.


ALMA

Indien gewenst kan je als baliemedewerker rechtstreeks een digitization request in ALMA plaatsen voor een lezer


Optie 1: via item -> Klik op Request en dan verder via Patron Digitization request

Image Placeholder

Optie 2: via account lezer (Manage Patron Services) → Klik op Create request, zoek het werk op en zet 'select request type' = Digitalization request en klik op Create .

Image Placeholder


In beide opties krijg je vervolgens een invulscherm te zien (Create Request).
Vink Partial Digitization aan en vul de nodige velden in:

Image Placeholder

Belangrijke aandachtspunten:


  • Vink steeds Partial Digitization aan!
  • Wanneer je voor een lezer een SOD-aanvraag via Alma plaatst is het belangrijk dat je eventuele volume-aanduidingen in het veld Chapter/Article Author noteert. Op die manier zullen deze gegevens correct op de print slip getoond worden.
  • Vink ook steeds het veld Copyright Declaration Signed by Patron aan! Dit is in Limo voor de lezer een verplicht veld. Wordt dit in Alma niet aangevinkt, dan blijft de aanvraag hangen in Approval Request List (Tab van Fulfillment). Via de optie Work on, is het wel mogelijk om deze aanvragen alsnog goed te keuren en door te sturen naar de Pick from Shelf.

Indien gewenst kan je de lezer een mail sturen met overzicht van zijn openstaande aanvragen: via het lezersrecord > Send Requests Report.


Stap 2: Pick From Shelf

  • In ALMA komt deze aanvraag toe in de Pick from shelf(Als je vanuit Monitor Requests aanvragen wil opzoeken in de Pick From Shelf-fase moet gezocht worden op titel en niet op barcode)
  • een Patron digitization request komt uit de printer en/of in de mailbox.
Image Placeholder

Stap 3: Valideren

Controleer of de aanvraag legitiem is:


  • Is de gebruiker niet geblokkeerd? Aanvragen van geblokkeerde gebruikersb> (door boete ≥15 euro of door lost boeken) worden steeds gecanceld (Gebruik a.u.b. de afgesproken categorieën. Dit is van belang voor een correcte rapportering), met mededeling dat de aanvraag pas kan afgehandeld worden wanneer de boete betaald en/of de boeken ingeleverd zijn.
  • Is het aangevraagde niet online beschikbaar?
  • Gaat het om max. 30 pagina’s? We gaan tot max. 60 pagina’s indien we 2 bladzijden tegelijk kunnen scannen
  • Let ook op opeenvolgende aanvragen: we scannen geen volledige boeken in, verknipt in verschillende aanvragen.
    • Rode vlag: aanvragen van 30 pagina’s die niet corresponderen met een hoofdstuk/sectie
    • Door op het 1-tje te klikken in de Pick From Shelf, zie je of er een wachtrij is (Zie voor meer info de handleiding Hangende aanvragen beheren
      Hangende aanvragen beheren.)
    • Je kan eventuele vorige aanvragen opsporen in Alma via de zoekbalk “requests” > “All” (i.p.v. “active”, wat standaard ingesteld staat).
Image Placeholder

    • Kijk ook na of de lezer de aanvragen niet verdeelt over verschillende bibliotheken die het item hebben.
  • Mag het gekopieerd worden (thesis, embargo, …)?
  • Is het boek niet te fragiel/te kostbaar? -> doorverwijzen naar digitaal labo of consultatie ter plaatse (“Cannot be fulfilled”)
  • Is het volume effectief in de collectie én aanwezig? Zo niet, dan kan op de volgende manieren geannuleerd worden:
    • Physical item op missing zetten > automatisch geannuleerd met cancellation reason “Requested material is missing”; geen note mogelijk.
    • Item is vermist: “Item is missing”; evt. doorverwijzen naar IBL-dienst (Het is enkel mogelijk om aanvragen te plaatsen voor lezers met RS-bib = Alma circulation desk. Bij eigen bib: aanvraag omzetten via “Convert to Resource Sharing” is mogelijk (lezer ontvangt automatisch bericht van annulatie IT-aanvraag (“Converted to ILL request”); voor ophaling in andere bib: annuleer + mail aanvraag door naar betreffende IBL-dienst. Gebruik hiervoor niet de optie “Convert to Resource Sharing” – aanvraag wordt geannuleerd maar wordt niet doorgezet naar RS-bib en er zal dus geen verdere opvolging zijn.) in note
    • Item ontbreekt: “Cannot be fulfilled”, evt. doorverwijzen naar IBL-dienst in note
    • Klik op Convert to Resource Sharing (enkel bij aanvragers van lokale Resource Sharing- bibliotheek > automatisch geannuleerd met cancellation reason “Converted to ILL request”

Wanneer aan de vraag niet kan worden voldaan, ook bijvoorbeeld door krappe bezetting, annuleer je de aanvraag. (Dit kan via Pick From Shelf, via Monitor Requests & Item Processes, via het lezersrecord of door het item op te zoeken.) In de Confirm Request Cancellation geef je de reden van annulatie op (hanteer a.u.b. de afgesproken categorieën) plus eventueel een cancellation note. De lezer ontvangt zo een annulatieboodschap via e-mail. In dit geval stopt de aanvraag ook hier.


Image Placeholder

Kan er wél aan de aanvraag worden voldaan: ga naar stap 4.


Stap 4: Scans maken

Kan er wél aan de aanvraag worden voldaan -> Scan de documenten in en doe een kwaliteitscontrole:


  • Scans gelukt?
  • Alle gevraagde pagina’s gescand?

Scantips

Op de Ricoh-copier kan je via ‘device functions’ (i.p.v. het snelmenu ‘scan’) de afmetingen van je boek ingeven, zodat je niet met lelijke zwarte randen zit die vaak erg storend zijn en het bestand onnodig groot maken.


  • Device functions
  • Scanner
  • Via mail: scan to me (maar dan is de grootte van je document beperkt) of naar USB
  • Scan settings
  • Scan size
  • Custom size
  • Geef de lengte en breedte in, die kan je aflezen van de meetlat naast de glasplaat
  • Druk ok en begin te scannen

Een lijvige PDF kan je kleiner maken via online tools (al dan niet gratis). Bijvoorbeeld:

Let wel! Er is sinds 27/01/2022 geen limiet meer wat betreft de grootte van het bestand.

Stap 5: Versturen van scans

Optie 1: snelle afhandeling (toevoegen van note niet mogelijk; check op wachtrij niet mogelijk)

  • Ga naar Fulfillment > Deliver Digital Documents (tip: voeg dit toe aan je Quick links menu voor snelle toegang)
  • Scan de request ID (op formulier/uit mail “Resource Request Slip”) of geef deze in cijfers in (na opzoeking via Monitor Requests)
  • Sleep of laad bestand(en) op en check de status onderaan op de pagina.
  • Bij status = uploaded, klik Done.
Image Placeholder

Een paar aandachtspunten:

  • De lezer krijgt een brief met een link die enkel toegankelijk is na aanmelden met personeels- of studentennummer. Bij PhD-studenten is het dus belangrijk dat zij zich aanmelden met het nummer waarop zij de aanvraag plaatsten in Limo. De link is 30 dagen toegankelijk
  • URL invullen is niet nodig (en werkt ook niet momenteel): er is geen limiet voor grootte of aantal bestanden omdat de lezer een mail krijgt met een (door Alma gemaakte) link en niet meer met een bijlage.
  • Eventuele aanvragen in de wachtrij zijn via deze optie niet zichtbaar of op te volgen. Gebruik hiervoor nog altijd de “Pick from Shelf” (enkel vóór het inscannen van Request ID; klik op “1” bij Requests) of “Monitor Requests”.
  • Een note plaatsen bij aflevering van het document is (nog) niet mogelijk. Gebruik hiervoor de oude manier (via Scan In > Manage In Process Items) of vermeld de note in de naamgeving van het bestand.

Optie 2: lange afhandeling (check in wachtrij mogelijk; plaatsen note mogelijk)

Scan de barcode van de aanvraag in via Fulfillment > Scan in Items. Je ziet hier meteen of er nog aanvragen voor hetzelfde item in de wachtrij staan (Place in Queue).

Ga hierna verder naar Manage In Process Items.

Image Placeholder

In ‘Manage In Process Items’ klik je via het menu op Next Step, en hierna op Attach Documents.

Image Placeholder
Image Placeholder

Via Add Attachment laad je het bestand op.

Image Placeholder

Een paar aandachtspunten:

  • Er is sinds 27/01/2022 geen limiet meer wat betreft de grootte van het bestand. Alma zal ook via deze werkwijze een mail met link genereren.
    • Opgelet! Er kunnen meerdere bestanden worden opgeladen met een totale grootte >25MB, maar de bestanden zelf mogen op dit moment niet groter zijn dan 25MB. Deze tegenstrijdigheid werd reeds gesignaleerd bij ExLibris en kan hopelijk snel opgelost worden. Voor bestanden >25MB kan momenteel dus alleen de eerste methode gebruikt worden of je moet het bestand kleiner maken (zie stap 4) [Stand van zaken: 31/01/2022]
  • Gebruik aub de URL-optie (met link van Belnet of WeTransfer) niet meer! De lezer krijgt in dat geval een mail met niet-werkende link.
  • De lezer krijgt een brief met een link die enkel toegankelijk is na aanmelden met personeels- of studentennummer. Bij PhD-studenten is het dus belangrijk dat zij zich aanmelden met het nummer waarop zij de aanvraag plaatsten in Limo. De link is 30 dagen toegankelijk
  • Eventuele aanvragen in de wachtrij zijn via deze optie wel zichtbaar.
  • Een note plaatsen bij aflevering van het document is hier wel mogelijk.

De upload-status is eerst ‘pending’. Klik op Save om het bestand effectief op te laden en ga opnieuw naar ‘Attach documents’b> (of korter nog, klik gewoon op het blauwe titelveld ‘upload status’. Soms moet je meerdere klikken voor de status verandert): de upload status is dan ‘uploaded’.

  • Indien je meerdere bestanden wil opladen: herhaal deze stappen.
  • Indien je wil versturen: klik op Done. Via ALMA wordt het bestand en een notification letter naar de lezer verzonden. Deze handeling sluit de aanvraag af in ALMA.

Opgelet! Klik niet enkel op ‘Save’, dan sla je alleen op en verstuur je de mail met scan niet!

Opgelet! Sla ‘Save’ niet over, je mail komt dan mogelijks niet aan bij de lezer!


Image Placeholder

***Eens de aanvraag in verwerking is (vanaf ‘Scan in Items’ tot versturen van de scan) verschijnt in Limo de boodschap dat het werk in behandeling is als ‘digitization request’. Het blijft intussen opvraagbaar.

Image Placeholder

Optie 3: Mail

Mocht een aanvraag niet via Alma kunnen worden afgehandeld via een van deze flows, mail dan de scans. Verstuur dan zeker het bestand met informatie over auteursrechtelijke beperkingen (1 document in NL en ENG). De aanvraag zelf dient dan te worden geannuleerd met cancellation reason “Request switched”.

Wat indien de lezer annuleert?

  • Item is nog niet uitgehaald/gescand: geen verdere actie nodig.
  • ndien aanvraag reeds in verwerking via “Scan In > Manage In Process Items” -> doe nogmaals “Scan In”.
    Toelichting: Indien je de aanvraag afhandelt via de oude route van “Scan In > Manage In Process Items” en de aanvraag al in de fase na “Scan In” of “Next Step” is, krijgt het item Process Type: “Patron digitization request (IN_PROCESS)” of “Patron digitization request (NEW)”. Aanvragen met deze status zijn niet te vinden in Monitor Requests én het item is in Alma niet beschikbaar. Om het item weer beschikbaar te maken en de aanvraag juist af te handelen, dien je nog eens “Scan In” te doen.

Aanvragen in de wachtrij

Wees alert voor achterliggende aanvragen: zie handleiding Hangende aanvragen beheren

Aanvragen opvolgen

Aanvragen zijn te bekijken (en eventueel te annuleren bij opties 1-4) via:

  1. Pick From Shelf (enkel in fase vóór triage/verwerken/annuleren)
  2. Via Manage Patron Services > Requests
  3. Via Physical Items > Barcode/titel/plaatsingscode
  4. Via Monitor Requests, zie handleiding Hangende aanvragen beheren
    Let op! Als je vanuit Monitor Requests aanvragen wil opzoeken in de Pick From Shelf-fase moet gezocht worden op titel en niet op barcode.
  5. Alma Analytics > Document Delivery DB - SODIT (NZ)

Contactinformatie bibliotheken

Zie bestand Contactadressen


Colofon

Laatst gewijzigd op 03.04.2025