Table de matières
Que sont les extensions locales
?
Dans le cadre de LIBISnet, nous partageons
les notices bibliographiques avec tous les
partenaires du réseau. Pour chaque
édition, une seule notice bibliographique est
créée dans la Zone Réseau (ZR) (ou 2 si les
versions physique et électronique/numérique
sont décrites) à laquelle chaque bibliothèque
(ou mieux chaque Zone Institution (ZI)) peut
lier son propre inventaire : notices de
fonds(holdings)/exemplaires, représentations
ou portfolios.
Cependant, pour que certaines
fonctionnalités d'Alma fonctionnent
correctement, il est important que le
système puisse "voir" quels partenaires
"utilisent" une notice bibliographique
particulière. C'est le rôle d'une
extension locale : il s'agit en quelque sorte
d'une "annexe" qui est jointe dans une Zone
Institution à une notice bib de Zone Réseau
partagée. La figure ci-dessous illustre ce
principe de manière schématique pour une
notice ZR partagée par 2 Zones
Institution.
Les extensions locales sont très faciles à
reconnaître à Alma. Tant lors de la
prévisualisation d'une notice à partir d'une
liste de résultats de recherche que dans
l'éditeur de métadonnées d'Alma, une extension
locale est précédée d'une icône
représentant
un petit temple. Il s'agissait de la
petite
figure qui indiquait la Zone Institution à
Alma à l'ancienne (maintenant une
petite maison bleue).
Extension locale vs. zone locale
Une extension locale ne doit pas être confondue
avec une zone locale. Les zones locales
sont des zones (ou champs) qui peuvent
être interprétées librement dans le cadre
de la norme MARC21. Cela permet aux
bibliothèques ou aux réseaux de donner aux
metadonnées qui leur sont pertinentes une
place dans les notices MARC21. Plus
précisément, toutes les zones 9XX du modèle de
données pour les notices bibliographiques et
les notices de fonds sont des zones locales.
Au sein de LIBISnet, des accords sont bien sûr
passés pour déterminer quelles zones locales
sont utilisées pour quelles metadonnées.
En effet, nous utilisons certains de ces zones
locales :
- La zone 902 est utilisée pour enregistrer
les clés maîtresses pour le type de
document et de matériel, un système
spécifique à LIBISnet.
- Un certain nombre de zones 98X sont
utilisées pour des données administratives
spécifiques.
- Le zone 996 est utilisée pour enregistrer
des données qui permettent de construire
des listes d'acquisition.
Mais tous ces zones locales ne sont pas
effectivement liées à la notice bib en
tant
qu'extension locale. La zone 902, par
exemple,
constitue la base de l'enregistrement des
valeurs clés dans les notices bib du Zone
Réseau et doit donc certainement être incluse
comme une zone "normale" dans la notice
bib.
Remarque : toutes les zones ne peuvent pas être
ajoutées en tant qu'extensions locales. Ceci
n'est possible que pour les zones suivantes :
77X/78X, 09X, 59X, 69X et 9XX.
A quoi les extensions locales
servent-elles ?
Les extensions locales sont essentielles au bon
déroulement d'un certain nombre de fonctions
dans Alma (et Limo!). Une fois qu'une
extension locale est ajoutée à un notice
bibliographique dans votre Zone Institution,
la notice est liée à votre ZI. L'extension
locale est donc une sorte d'ancre qui
relie la notice du ZR à votre ZI. Cela
garantit ce qui suit :
- La notice bibliographique deviendra visible dans l'onglet Institution de la liste des résultats de la recherche
Alma, même si aucun inventaire n'est
(encore) lié à la notice.
- Pour les notices analytiques, par
exemple les articles de revues ou les
chapitres de livres, qui ne disposent pas
de leur propre inventaire, il est
nécessaire que la notice soit liée à sa
Zone Institution pour que la
relation avec la revue ou le livre
fonctionne correctement. Ici, une
extension locale est donc
nécessaire.
- Grâce à l'extension locale, Alma "sait"
que la notice bibliographique est utilisée
dans une Zone Institution spécifique. Par
conséquent, il ne peut pas être
supprimé accidentellement par des
collègues d'autres zones.
- Les extensions locales sont également
visibles uniquement dans la ZI où elles
ont été saisies. Elles ne peuvent donc
être modifiées/supprimées que dans
cette Zone Institution.
- Dans les zones saisies en tant
qu'extensions locales, les listes
déroulantes peuvent être spécifiques à
la ZI (c'est-à-dire ne comporter
que des valeurs pertinentes pour cette
zone). Ainsi, dans la liste déroulante du
champ 996 $$a à saisir comme extension
locale, vous ne trouverez que les codes
des bibliothèques de votre Zone
Institution.
Quelles zones sont saisies en tant
qu'extensions locales ?
Dans le modèle de données LIBISnet, seul un
nombre limité de zones est ajouté à la
notice
bib en tant qu'extension locale de la
ZI. En
effet, la plupart des données sont pertinentes
pour tous les utilisateurs partenaires de la
notice de bib et doivent donc être simplement
saisies dans la notice de bib ZR.
Cependant, les zones suivantes sont
saisies comme une extension locale :
- 699: cette
zone contient un titre de groupe local et
n'est utilisée que dans le contexte de la
gestion des collections patrimoiniales
pour regrouper les notices qui font partie
d'une collection de provenance
spécifique.
- Les zones 981, 982 en 983: ces
zones locales sont destinées à
l'enregistrement des données
administratives des bibliothèques de la KU
Leuven (981), des bibliothèques de
l'Association KU Leuven (982) et des
bibliothèques d'autres partenaires
LIBISnet (983), respectivement. Il n'est
certes pas encore courant de les ajouter
en tant qu'extensions locales, mais cela
ne présente que des avantages : les
données restent ainsi protégées dans la
propre ZI et ne peuvent donc pas être
modifiées ou supprimées accidentellement
dans d'autres institutions.
- 996: cette
zone, qui doit être ajoutée dans chaque ZI
lors de la création d'une nouvelle notice
bibliographique ou de la "mise en service"
d'une notice existante, doit toujours être
ajoutée comme une extension locale. Cela
permet d'assurer l'indispensable "ancrage"
local de la notice bibliographique.
Comment ajoutez-vous des extensions
locales ?
Il existe trois méthodes pour ajouter une
extension locale à une notice bibliographique,
mais l'une d'entre elles n'est pas
recommandée.
- par un modèle: vous pouvez
déjà
prévoir dans un modèle qu'une zone
doit être ajoutée en tant qu'extension
locale. Pour ce faire, vous ajoutez
$$9 local à la fin de cette zone.
Lorsque vous utilisez ensuite le
modèle pour créer une nouvelle notice
ou via la fonction Développer à partir
d'un modèle, la sous-zone $$9 locale
sera remplacée par l'icône du temple
devant la zone.
- par le menu MDE ou un raccourci
clavier:
dans l'éditeur de métadonnées, choisissez
le menu Actions de modification >
Ajouter un champ local (terminologie un
peu malheureuse). C'est encore plus rapide
avec la combinaison de touches Ctrl + L.
Une zone complètement vide est insérée
dans la notice avec une icône en forme de
temple devant. La saisie des données dans
cette zone se fait, bien entendu, comme
pour les zone ordinaires.
- Conversion d'une zone 996 en extension locale : si vous trouvez encore une zone 996 dans une notice bibliographique déjà sauvegardée qui n'est pas précédée d'un petit temple mais qui appartient à votre IZ, procédez comme suit :
- sélectionner et copier le contenu de la zone 996
- créer une nouvelle zone 996 en tant qu'extension locale via Ctrl+L (voir 2)
- coller le contenu copié dans cette nouvelle zone 996
- supprimer la zone 996 erronée (sans petit temple)
- sauvegarder la notice
Colophon
Dernière modification: 02.06.2023