Inhoud
Wat zijn lokale extensies?
In het LIBISnet delen we de bibliografische
records met alle partners van het
netwerk. Voor elke editie wordt er
slechts 1 bibliografisch record gemaakt in de
Network Zone (of 2 indien zowel de fysieke als
de elektronisch/digitale versie worden
beschreven) waaraan elke bibliotheek (of beter
Institution Zone) de eigen inventory kan gaan
koppelen: holding/items, representations of
portfolios.
Voor de goede werking van een aantal
functionaliteiten in Alma is het echter
belangrijk dat het systeem kan 'zien'
welke partners een bepaald bibliografisch
record 'gebruiken'. Dat is de rol van
een lokale extensie: het is als het ware een
'bijlage' die in een Institutione Zone aan een
gedeeld Network Zone bib record wordt
gekoppeld. De figuur hieronder toont dit
principe schematisch voor een NZ bib record
dat gedeeld wordt door 2 Institution
Zones.
Lokale extensies zijn heel eenvoudig herkenbaar
in Alma. Zowel wanneer je een record in
preview bekijkt vanop een zoekresultatenlijst
als in de Alma Metadata Editor wordt een
lokale extensie voorafgegaan door een icoontje
dat een tempeltje voorstelt. Dit was het
figuurtje dat de Institution Zone aanduidde in
Alma old style (nu het welbekende
blauwe huisje).
Lokale extensie vs. lokaal veld
Een lokale extensie mag niet verward worden met
een lokaal veld. Lokale velden zijn velden
(of tags) die binnen de MARC21-standaard
beschikbaar zijn voor een vrije
invulling. Op die manier kunnen
bibliotheken of netwerken voor hen relevante
gegevens een plaats geven in de
MARC21-records. Heel concreet zijn alle
9XX-tags in het datamodel voor bibliografische
en holding records lokale velden. Binnen
LIBISnet worden natuurlijk afspraken gemaakt
over welke lokale velden voor welke gegevens
gebruikt worden.
Binnen het netwerk gebruiken we inderdaad een
aantal van deze lokale velden:
- Veld 902 wordt gebruikt voor de
registratie van de hoofdsleutels voor
document- en materiaaltype, een systeem
dat specifiek is voor LIBISnet.
- Een aantal 98X velden worden gebruikt voor
specifieke administratieve gegevens.
- Het veld 996 gebruiken we voor de
registratie van een aantal gegevens die
toelaten om aanwinstenlijsten op te
bouwen.
Maar niet al deze lokale velden worden ook
effectief als een lokale extensie aan het NZ
bib record gekoppeld. Het veld 902 bv. vormt
de basis van de registratie van sleutelwaarden
in de NZ bib records en moet daarom zeker als
'gewoon' veld in het NZ bib record worden
opgenomen.
Opgelet: niet alle velden kunnen als lokale
extensie worden toegevoegd. Dit kan enkel voor
volgende tags: 77X/78X, 09X, 59X, 69X en
9XX.
Waarvoor dienen lokale
extensies?
Lokale extensies zijn cruciaal voor de goede
werking van een aantal functionaliteiten in
Alma (en Limo!). Zodra er aan een Network Zone
bib record
in jouw Institution Zone 1 lokale extensie is
toegevoegd, wordt het NZ bib record gelinkt
aan jouw IZ. De lokale extensie is dus als het
ware een anker dat het NZ bib record
vastklinkt aan jouw IZ. Dat zorgt voor het
volgende:
- Het NZ bib record zal zichtbaar worden op
de Institution Zone tab van de
Alma-zoekresultatenlijst, ook al is er
(nog) geen inventory aan het record
gekoppeld.
- Bij analytische bib records van bv.
tijdschriftartikels of boekhoofdstukken,
die geen eigen inventory hebben, is het
noodzakelijk dat het record gelinkt is aan
de eigen Institution Zone om de relatie
met het tijdschrift resp. boek correct te
laten werken. Hier is een lokale extensie
dus noodzakelijk.
- Door de lokale extensie 'weet' Alma dat
het bib record in gebruik is binnen een
specifieke Institution ZOne. Daardoor kan
het niet per ongeluk verwijderd worden
door collega's in andere Institution
Zones.
- Lokale extensies zijn ook alleen zichtbaar
in de Institution Zone waar ze werden
ingevoerd. Ze kunnen dus ook alleen maar
in die Institution Zone bewerkt/verwijderd
worden.
- In velden die als lokale extensie worden
ingevoerd, kunnen de keuzelijstjes
Institution Zone-specifiek (dus enkel met
waarden die relevant zijn in die
Institution Zone) worden opgemaakt. In het
keuzelijstje op veld 996 $$a dat als
lokale extensie moet worden ingevoerd,
vind je dus enkel de bibliotheekcodes van
de bibliotheken in jouw Institution
Zone.
Welke velden worden als lokale
extensies ingevoerd?
In het LIBISnet-datamodel worden slechts een
beperkt aantal velden als lokale IZ-extensie
aan het bib record toegevoegd. De meeste
gegevens in het bib record zijn immers
relevant voor alle partners-gebruikers van het
bib record en moeten dus ook gewoon in het NZ
bib record worden ingevoerd.
Volgende tags worden echter als lokale extensie
ingevoerd:
- 699: dit
veld bevat een lokale groepstitel
en wordt enkel gebruikt binnen de context
van het beheer van (erf)goedcollecties om
bib records te clusteren die deel uitmaken
van een specifieke
herkomstcollectie.
- De velden 981, 982 en 983: deze
lokale velden zijn bedoeld voor de
registratie van administratieve gegevens
van resp. bibliotheken van de KU Leuven
(981), bibliotheken van de Associatie KU
Leuven (982) en bibliotheken van andere
LIBISnet-partners (983). Het is zeker nog
geen algemene praktijk om deze als lokale
extensie toe te voegen maar eigenlijk
heeft dit alleen maar voordelen: de
gegevens blijven zo afgeschermd binnen de
eigen IZ en kunnen dus ook niet per
ongeluk aangepast of verwijderd worden in
andere Institution Zones.
- 996: dit
veld, dat in elke IZ moet worden
toegevoegd wanneer een nieuw bib record
wordt gemaakt of een bestaand record 'in
gebruik wordt genomen', dient steeds als
lokale extensie te worden toegevoegd. Op
die manier wordt de noodzakelijke lokale
'verankering' van het NZ record
verzekerd.
Hoe voeg je lokale extensies
toe?
Er zijn drie methodes om een lokale extensie
aan een NZ bib record toe te voegen maar één
ervan is niet aan te raden.
- via een template: je kan in
een template
al voorzien dat een bepaald veld als
lokale extensie moet worden toegevoegd.
Dat doe je door achteraan het veld $$9 local toe te voegen.
Wanneer je daarna de template gebruikt om
een nieuw record of via Expand from
template, zal dat subveld $$9
local vervangen zijn door het
tempel-icoontje voor de tag.
- via het menu van de MDE of
sneltoets:
kies
in de Metadata Editor voor menu Editing
Actions > Add local
extension.
Het kan nog sneller met de toetsencombinatie Ctrl + L. In het
record
wordt een volledig nieuw veld
ingevoegd
met vooraan een tempel-icoontje. Het
gaat
ook hier dus niet om een gewoon
NZ-veld
maar om een lokale extensie. Invoer
van
tag en gegevens gebeurt natuurlijk wel
zoals bij gewone velden.
- Omzetten van een NZ 996 tag naar een
lokale extensie: als je in een
reeds opgeslagen bibliografisch record
toch nog een NZ 996 tag aantreft (zonder
tempeltje) die thuishoort in jouw IZ, ga
dan als volgt te werk:
- selecteer en kopieer de inhoud van de
NZ 996 tag
- maak een nieuwe 996 tag als lokale
extensie via Ctrl+L (zie 2)
- plak de gekopieerde inhoud in deze
nieuwe 996 tag
- verwijder de foute NZ 996 tag
- sla het record op
Colofon
Laatst gewijzigd op 02.06.2023