Kennisdatabase

• Digitize Item: SOD kreeg Scan In maar werd nog niet verder afgehandeld > handel verder af of annuleer met de juiste cancellation reason. Rond aanvragen bij voorkeur af via Deliver Digital Documents.
  
• Document Delivery: SOD werd verwerkt via Manage In Process Items maar werd nog niet afgerond > rond af (bestand opladen/Done) of annuleer met de juiste cancellation reason. Rond aanvragen bij voorkeur af via Deliver Digital Documents.
  
• Undefined: SOD-aanvragen in wachtrij
  
• Aanvragen met een request date van meer dan een dag geleden zijn ‘verdacht’. In veel gevallen werden er meerdere scanaanvragen geplaatst op een item door dezelfde lezer die onnodig lang blijven hangen. Let op: het kan hier ook gaan om SODs op items die in Transit zijn of op een Hold Shelf staan.
  
• Activeer aanvragen via keuzemenu enkel indien er
  
• enkel SOD-aanvragen voorhangen of
  
• als er geen aanvragen meer voorhangen (de eerste PickFromShelf-aanvraag werd dan al afgehandeld)
  
• Verwerk aanvragen (zonder te activeren) via Digital Document Delivery op Request ID indien actieve aanvraag (nog) in je eigen bib aanwezig is (als item reeds op Hold Shelf staat is Activate uberhaupt niet mogelijk): klik enkel op Edit om de aanvraagdetails te zien.
  
• Meer uitgebreide informatie over aanvragen in wachtrij
  


• Pick From Shelf: voor SOD-aanvragen die nog niet uitgehaald/verwerkt zijn en die langer dan normaal (1 werkdag) deze status hebben. Opgelet: via zoeken via Monitor requests moet in de pick from shelf-fase gezocht worden op titel en niet op barcode! Mogelijk zijn deze aanvragen al verwerkt en werd er geen Scan In gedaan.
  

• De volgende status binnen Workflow Step [WEKELIJKS]
  
• Pick From Shelf: Contacteer de Owning Library als de request date al enkele dagen in het verleden ligt. Mogelijk zijn deze aanvragen overigens al verwerkt en werd er geen Scan In gedaan.
  
• Het kan hier ook gaan om eigen items die via Pick From Shelf [DAGELIJKS] worden opgevolgd, namelijk magazijnaanvragen of eigen items met Process Type “Move Permanently/Temporarily” of “Restore item” (temporary items waarbij de due back-date is verstreken). Ook hier zijn deze aanvragen mogelijk al verwerkt en werd er geen Scan In gedaan
  
• Opgelet: via zoeken via Monitor requests moet in de pick from shelf-fase gezocht worden op titel en niet op barcode!
  
• Transit: hier kunnen verschillende zaken spelen
  
• Dit kunnen In Transit-aanvragen zijn: contacteer de Owning Library als de request date al ruim langer dan een week in het verleden ligt.
  
• Is item zoekgeraakt onderweg?
  
• Is eigen/pickup bib vergeten scan in te doen bij terugkomst(check in rek / Hold Shelf/of werd item mee gegeven met de aanvrager?)
  
• Werd er per ongeluk elders een scan in gedaan van jullie barcode (check in rek). Ter info: deed je dit per ongeluk zelf, dan kun je de Owning Library contacteren of werken via Bulk Scan In om het item weer correct beschikbaar te maken.
  
      → Mogelijk is de zending vertraagd omdat er niet dagelijks verzonden wordt.

• Dit kunnen bestellingen zijn (Managed by Department: [eigen bib] Acquisition Department) die ofwel geen Scan In kregen (check in rek) of waar een nieuwe beschrijving voor werd aangemaakt bij ontvangst (te wissen door catalograaf) of waar levering lang op zich laat wachten (voor acquisitiecollega: wissen of claimen)
  
• Undefined: het kan gaan om fysieke reservaties op uitgeleende boeken waarbij een langere wachttijd kan gelden (boeken in depot). Contacteer de uitlener/aanvrager of boek kan worden ingediend/aanvraag nog actueel is.
  

• De volgende status binnen Workflow Step [WEKELIJKS]
  
• Undefined: het kan gaan om fysieke reservaties op uitgeleende boeken waarbij een langere wachttijd kan gelden (boeken in depot). Contacteer de uitlener/aanvrager of boek kan worden ingediend/aanvraag nog actueel is.
  
• Transit:
  
• Om na te kijken of er boeken lang onderweg zijn naar een andere locatie = zijn zij vergeten scan in te doen of is item zoekgeraakt?
  
• Om na te kijken er boeken van jou lang terug onderweg zijn naar jou = eigen bib is vergeten scan in te doen (check in rek / Hold Shelf) of zoekgeraakt? Of werd er per ongeluk elders een scan in gedaan van jullie barcode (check in rek). Ter info: deed je dit per ongeluk zelf, dan kun je de owning library contacteren of werken via de Bulk Scan In om het item weer correct beschikbaar te maken.
  
• Hier kunnen ook (nieuwe) aanwinsten tussen (Managed by: [bib] Acquisition Department] zitten. Deze krijgen een Scan In als item volledig verwerkt is en beschikbaar wordt voor lezer/in Limo. Als de modification date niet heel recent meer is (afhankelijk van verwerkingsduur) zijn deze boeken mogelijk reeds beschikbaar in het en dient hier nog een Scan In te gebeuren. Het kan ook zijn dat er bij ontvangst van de bestelling een nieuwe beschrijving werd aangemaakt (te wissen door catalograaf) of waar levering lang op zich laat wachten (voor acquisitiecollega: wissen of claimen)
  

2. Fulfillment > Pick From Shelf

• Handel af of annuleer met de juiste cancellation reason.
  
• Aantal Requests is altijd “1” (eerste in de wachtrij) – via doorklikken zie je al snel of er effectief andere aanvragen in de wachtrij staan.
  

3. Fullfillment > Active Hold Shelf

• Opgelet: door de lezer geannuleerde aanvragen verdwijnen uit dit overzicht. Je vindt deze dan enkel nog terug op de Expired Hold Shelf
  

4. Fullfillment > Expired Hold Shelf

• Reshelve : terugplaatsing in eigen collecties of IBL
  
• Send to Library (Transit): voor IT-aanvragen die terug mogen
  
• Activate next : reservatie in wachtrij
  

Opgelet! Voor al deze acties geldt dat de aanvraag in Alma geteld wordt als een gecancelde aanvraag want “time to pick up resource has passed” of geannuleerd door de lezer. In deze gevallen dient een bepaald bedrag aangerekend te worden voor een IT (Fee type “Document Delivery Service”) of voor IBL (Fee type “Resource Sharing Receive Fee”). Als items toch geconsulteerd werden, dienen deze eerst uitgeleend en dan ingenomen worden (lokale uitzondering mogelijk: aanvragen uit eigen collectie kunnen ook geannuleerd worden via de Active Hold Shelf met reden “Consultation at library”. Volg hiervoor de richtlijnen van jouw bibliotheek.)

Indien een (vervallen) aanvraag langer op de Hold Shelf mag blijven, pas je de Expiry Date aan via “Update expiry” (enkel mogelijk voor niet geannuleerde aanvragen). De lezer ontvangt hiervan een bericht.

5. Advanced search physical items: In process/new (SOD)

Aangevraagde items die reeds via Scan In/Manage In Process Items in verwerking zijn, krijgen de Process Status “Patron digitization request (IN_PROCESS)” (na Scan In)/“Patron digitization request (NEW)” (na Next Step). Via Monitor Requests vind je deze aanvragen terug via filter Workflow Step: “Digitize Item” en “Document Delivery” en deze statussen zijn normaal zeer tijdelijk, op weg naar afronding van de aanvraag.

Als aanvragen in deze fases echter door de aanvrager/de bib worden geannuleerd behouden zij deze status en blijven de items hierdoor onterecht “not in place” in Limo. Ze dienen weer beschikbaar te worden gemaakt via Scan In, of de aanvraag (al dan niet in wachtrij) dient te worden afgerond. De geannuleerde aanvragen zijn pas na Scan In niet te vinden in de “Monitor Requests & Item Processes”.

• Library: je eigen bibliotheek
  
• Process type equals “in process”
  
• AND “In Process Type” Not equals “Acquisition technical services (BIND)” AND “No display in OPAC
  
  → Je kunt deze zoekopdracht opslaan als query om steeds het actuele overzicht voor jouw bib(s) te bekomen.
  

• Trek excel. Patron digitization request (IN_PROCESS) en Patron digitization request (NEW) op Process Type vind je in kolom K. Opgelet: ook In Process Types “WORK_ORDER_DEPARTMENT” en “(Temporary) Unavailable due to consultation” kunnen nog in dit overzicht staan.
  
• Bekijk kolom AN voor actieve aanvragen:
  
• Voor items met nog een aanvraag (kolom AN): aanvraag verder afronden. Dit kan ook een aanvraag in wachtrij zijn, waarbij de voorgaande aanvraag werd geannuleerd.
  
• Voor items zonder aanvraag: Scan In’ om item weer beschikbaar te maken. Dit kan via Bulk Scan InIn bij grote volumes.
  

6. SOD: Approval Requests list (= niet balie-afhankelijk)

7. Mail bibmailbox: Annulering van aanvraag

• Het kan gaan om een annulatie van de eerste/enige aanvraag of van een aanvraag in een wachtrij. In het eerste geval zijn aanvragen niet meer niet meer terug te vinden op Pick From Shelf.
  
• Geannuleerde aanvragen zijn niet altijd terug te vinden in Monitor Requests and Process Items (eerst actie (Scan In) vereist).
  
• Afhankelijk van de status van het item (Hold Shelf, Transit) dient er soms actie te worden ondernomen, al dan niet richting een pickup location waar de aanvraag naar onderweg/aangekomen is. Het kan ook zijn dat het een reservatie betrof of een scan niet langer gewenst is. Dan is geen actie nodig.
  
• Volg de flowchart voor de mogelijke actie na een annulatie door de lezer.
  

8. Restore item

1. Manueel, item per item
   

Zoek item op via Physical Item > Edit en ga naar Temporary Location Information Kies een leeg veld (bij Temporary location/Temporary Item Policy) en/of maak Temporary call number leeg




2. In batch via excel
   
1. Plaats de barcodes die een aanpassing nodig hebben in kolom A met Header “Barcode”
   
2. Alma > Admin > Manage Sets > Create Itimized Set
   
• Set Name: geef naam in
  
• Set Content Type: Physical Items
  
• Add items to set: laad excel op
  
3. Alma > Admin > Run a Job > Change Physical items information (mogelijk op pagina 2) > vink aan > klik rechtsboven op Next
   
1. Selecteer het bestand van je set > klik rechtsboven op Next
   
2. Bij Change temporary location information
   
1. vink eerst aan Set item temporary indication to “No”
   
2. Selecteer “Clear all temporary information” (of indien gewenst, temporary location and callnumber)
   


3. Klik rechtsboven Next > controleer > Submit
   

9. No display in OPAC (Temporary Item Policy)

10. (Temporary) Unavailable due to consultation

11. IBL - Lending Requests

12. IBL - Borrowing Requests

Colofon

Laatst gewijzigd op 02.10.2024