Kennisdatabase

Inhoud

Definitie en afbakening

Onder de noemer 'artikels' verstaat men onderdelen, meestal over een specifiek onderwerp, in een aflevering of nummer van een seriële publicatie zoals een tijdschrift, een jaarboek, ... Van artikels kunnen afzonderlijke bibliografische beschrijvingen worden opgesteld om op die manier de inhoud van de seriële publicatie beter te ontsluiten.

Fysieke en elektronische/digitale artikels

Ook voor artikels geldt de algemene scheiding tussen P (fysiek) en D/E (digitaal/elektronisch): als een artikel zowel beschikbaar is in fysieke vorm (als onderdeel van een gedrukt tijdschrift) als via een elektronische toegang of digitaal bestand, moeten er twee bibliografische records zijn:

• Het P-record beschrijft het fysieke artikel: deze records krijgen geen eigen inventory (holding/item). Door een verticale relatie op te bouwen via 773-tags wordt een holding/item van het host tijdschrift beschikbaar gemaakt.
  
• Het D/E-record beschrijft de elektronische/digitale variant: deze records krijgen wel eigen inventory, hetzij een portfolio met url die toegang biedt tot het artikel op een extern platform, hetzij een representation die toegang biedt tot een digitaal bestand (meestal pdf) van het artikel bewaard in Alma-D. De opbouw van de 773-tag in deze records is eenvoudiger en zorgt enkel voor display van de gegevens van de host maar brengt geen verticale relatie tussen artikel en tijdschrift tot stand.
  

Opgelet: analytische records voor elektronische of digitale artikels worden daarom enkel aangemaakt wanneer het mogelijk is om de gebruiker rechtstreeks toegang te bieden tot het beschreven artikel. Daarvoor is nodig:

• Ofwel een specifieke url die rechtstreeks naar het artikel in kwestie leidt. Er worden dus geen portfolios aangemaakt met een url die bv. naar de hoofdpagina van het tijdschrift leidt.
  
• Een digitaal bestand dat enkel de tekst van het artikel bevat. Dus geen representation met een bestand dat het hele tijdschrift(nummer) bevat
  

Om deze dubbele beschrijving efficiënt te laten verlopen, wordt een specifieke workflow voorgesteld die toelaat om heel vlot op basis van een P-record een kopie te maken en dit nieuwe record aan te passen tot een E-record waar vervolgens een portfolio of representation aan gekoppeld kan worden. Deze workflow is beschreven op volgende pagina: Een record maken voor een D/E-artikel op basis van het record van de fysieke versie.

Ook met deze workflow blijft het aanmaken van analytische records voor elektronische/digitale artikels een hele opdracht waarvoor soms meer efficiënte en duurzamere alternatieven kunnen gevonden worden. Zo kan aan de uitgever van een tijdschrift gevraagd worden of het mogelijk is om de metadata van de artikels ter beschikking te stellen via CDI of de Community Zone. Als je hierover vragen hebt, contacteer dan de LIBISnet-helpdesk.

Verticale relaties (773) opbouwen

Verschillende situaties, verschillende configuraties

Binnen de bibliografische beschrijving van een artikel - die voor het overige weinig bijzondere moeilijkheden biedt - moet vooral aandacht besteed worden aan het correct opstellen van de analytische link via één of meerdere 773-tags. Als deze link correct wordt opgesteld en dus correct werkt in Alma zullen in Limo twee belangrijke elementen ook juist zitten:

• In de 'Details' van het artikel zal een verwijzing naar het tijdschrift en de lokatie van het artikel in dat tijdschrift getoond worden.
  

• Aan de bibliografische beschrijving van gedrukte artikels wordt in de meeste gevallen geen inventory gekoppeld. De link met het host record zorgt ervoor dat de gebruiker verwezen wordt naar de holding(s) en item(s) die gekoppeld zijn aan de beschrijving van de seriële publicatie als geheel.
  

De juiste configuratie van de 773-tag(s) is afhankelijk van de situatie. Er zijn drie mogelijkheden:

• Er is geen beschrijving van de host seriële publicatie aanwezig in de catalogus: eerder uitzonderlijk kan het gebeuren dat een gedrukt artikel (bv. in een knipselmap) moet beschreven worden uit een seriële publicatie die niet als geheel in een bibliografisch record is beschreven. In dat geval kan er vanzelfsprekend geen link gelegd worden naar een host record. De linking blijft dan beperkt tot een 773 0_ tag die enkel zorgt voor weergave van de relatie in de 'Details' van het artikel. Dezelfde manier van werken wordt ook toegepast in records voor de elektronische en/of digitale versie van het artikel.
  

• Er wordt een algemene link gelegd naar het host item onder de host seriële publicatie: wanneer er wel een bibliografische beschrijving voor de gedrukte seriële publicatie is, wordt er altijd een combinatie gemaakt van een beknopte 773 0_ tag met een (eerste) 773 18 tag. Deze tag bevat een verwijzing naar het host bib record (via ISSN of unieke BelVLBS-sleutel uit tag 035) en een verwijzing naar het algemene host item dat aan het host bib record is gekoppeld. Een dergelijk host item moet in het Enumeration A-veld de vaste aanduiding 'host' hebben.
  

• Optionele extra 773 18 tags voor/door bibliotheken met periodiekenbeheer: extra tags 773 18 met een meer precieze verwijzing naar een specifiek item gecreëerd in de context van periodiekenbeheer kunnen na de eerste algemene 773 18 toegevoegd worden. In deze tag wordt via herhalende subvelden g verwezen naar specifieke waarden de Enumeration- en Chronology-velden van een specifiek item gekoppeld aan de host publicatie. Specifieke prefixen zorgen voor onderscheid (zie tabel).
  

Het is erg belangrijk dat in beschrijvingen van artikels die geen eigen inventory krijgen, op de correcte manier een lokaal veld 996 aan het bib record wordt toegevoegd. Zonder dit lokale veld, zal de artikelbeschrijving niet aan de eigen Institution Zone gekoppeld worden. Hierdoor zal ook de relatie die gelegd wordt via de 773 tags niet correct werken in Alma, noch in Limo.

Stap voor stap

Een artikel beschrijf je dus best in een vaste workflow met volgende stappen:

• Stap 1: creëer een beschrijving voor het artikel.
  

• Stap 2: voer steeds een tag 773 0_ in. De opbouw van deze tag hangt af van het feit of er een host seriële publicatie is of niet.
  

• Stap 3: voer een eerste algemene 773 18 in indien de host publicatie in de catalogus aanwezig is. Deze algemene link heeft slechts één vast subveld g: $$g no:host
  

• Stap 4: voer optioneel een extra tag 773 18 toe met meerdere subvelden g die naar een specifiek item verwijzen. Opgelet: deze bijkomende 773 18 tag bevat geen $$t met de titel van het host tijdschrift
  

• Stap 5: voeg een lokale tag 996 toe (of kijk na dat deze correct uit een template werd toegevoegd. Deze tag bevat minstens $$a en $$b. Indien het artikel ook op aanwinstenlijsten moet verschijnen worden ook $$c en eventueel $$d gebruikt.
  

• Stap 6: sla het record op. Enkel artikels die zelfstandig in de catalogus worden ingevoerd en waarvan de host publicatie dus niet in de catalogus aanwezig is, krijgen eigen inventory (holding en item).
  

Controleren of een verticale relatie werkt

Het is in Alma niet mogelijk om onmiddellijk na het invoeren (of wijzigen) van een child record met één of meerdere 773-tags te controleren of de gegevens in deze tag ook werkelijk een relatie tussen child en host record tot stand brengen. Dat komt omdat slechts 1 maal per etmaal 's nachts een automatische job loopt die op zoek gaat naar nieuwe of gewijzigde records met 773-tags en de relatie tussen beide records gaat tot stand brengt. Een eventuele controle zal dus steeds de dag erop moeten gebeuren.

Deze controle doe je best als volgt:

• Zoek in Alma de artikelbeschrijving terug op.
  

• Onder het zoekresultaat staat de aanduiding Other details. Klik deze aan en eronder verschijnt een grijze zone met rechtsboven de aanduiding Related Records. Als de relatie naar behoren werkt, staat hierna een 1. Deze kan je aanklikken en leidt dan naar een zoekresultaat dat het host record toont. Dit toont dat relatie tussen beide bibliografische records werkt.
  

• Om na te gaan of via deze relatie ook de inventory van het host record beschikbaar is bij het child record, volstaat het om het overzicht van de physical inventory - de holdings - te bekijken. Als alles correct is ingevoerd, zal/zullen hier de holding(s) van het host record getoond worden. Achteraan deze lijn staat er een groen 'vinkje' gevolgd door Related.
  

Artikels uit een tijdschrift zoeken

Voor catalografen die beschrijvingen van artikels opstellen, is het erg belangrijk om op een snelle manier een overzicht te krijgen van alle artikels die voor een bepaald tijdschrift beschreven zijn. Daarvoor zijn twee methodes beschikbaar. Deze worden hieronder beide beschreven en voor- en nadelen worden afgewogen. Afhankelijk van de situatie, geven we de voorkeur aan de ene of de andere.

Zoeken via Related records

Doe het volgende:

• Zoek het bibliografisch record van het tijdschrift op in Alma. Schakel zeker over naar de Network Zone tab.
  
• Klik onderaan op Other details
  
• Er verschijnt een extra lichtgrijze kader met in de rechterbovenhoek het label Related records gevolgd door een cijfer dat het aantal records aangeeft met een werkende (!) relatie met dit tijdschrift.
  
• Klik op dit cijfer. Alma toont nu de lijst van alle related records. Dat zijn voor een tijdschrift hoofdzakelijk artikelbeschrijvingen uit dat tijdschrift.
  
• Gebruik de facets in de linkerkolom om de lijst verder te filteren. (Herhaald) toepassen van de filter op publicatiejaar maakt het bv. mogelijk om enkel de artikels uit een bepaald jaar te weerhouden.
  

Het voordeel van deze methode is dat deze zoekmethode (anders dan de volgende) geen problemen heeft met titelwijzigingen van het tijdschrift. Via deze methode vind je alle artikels, ook diegene uit een periode dat het tijdschrift nog een andere titel had (en dus een andere titel in 773 18 $$t). Het nadeel is dat je via deze methode enkel artikelbeschrijvingen zal vinden waar de relatie met het succesvol is opgebouwd. Dat betekent dat je volgende artikels niet zal 'vangen':

• Artikels met een fout in de tag(s) 773 18 waardoor Alma de relatie niet kan opbouwen.
  
• Artikels die op de dag zelf werden ingevoerd. Relaties in Alma worden opgebouwd via een overnight job en recente beschrijvingen van de dag zelf, zijn dus (nog) niet terug te vinden.
  
• D/E-artikels. Aangezien de 773-tag in een records van een D/E-artikel enkel gericht is op display en geen verticale relatie met de host tot stand brengt, zijn deze records op deze manier niet vindbaar.
  
• 
  

Deze methode is daarom vooral aan te raden als je op zoek gaat naar tijdschriften waarvan je weet dat er titelwijzigingen gebeurd zijn.

Zoeken via de index Content related data

Doe het volgende:

• Open Advanced Search en kies voor de index Content Related Data. Via deze index is de inhoud van tag 773 $$t doorzoekbaar. Kies voor de zoekmethode Contains phrase en voor een zoekopdracht in de Network Zone.
  
• Voer als zoekterm de titel van het tijdschrift in en voer de zoekopdracht uit.
  

• Alma toont nu een resultatenlijst met alle records die in 773 $$t de gezochte tijdschrifttitel bevatten. Opnieuw gaat het in hoofdzaak om artikels (maar bv. ook een gerelateerd tijdschrift kan op de lijst staan).
  
• Opnieuw kan je de facets gebruiken om het resultaat te verfijnen: kies onder de facet Resource Type voor Serial component part om de artikels uit te filteren en/of gebruik de filter op publicatiejaar om artikels van een specifieke periode/jaar op te lijsten.
  

Het voordeel van deze methode is dat in Alma de relatie tussen artikel en tijdschrift (nog) niet gelegd moet zijn. Ook de artikels die door jou of een collega in een andere bibliotheek op dezelfde dag al werden gemaakt, zullen dus op de lijst staan. Het nadeel is dat enkel artikels met de gezochte tijdschrifttitel gevonden zulen worden. Artikels uit een periode dat het tijdschrift een andere titel droeg, ontbreken.

Deze methode is dus vooral aan te raden voor catalografen die artikels uit nieuwe nummers willen beschrijven en absoluut zeker willen zijn dat ze geen dubbel werk zullen doen.

Modelrecords

• 9927418700101471: tijdschriftartikel met algemene en specifieke 773-tag naar host publicatie
  

Aandachtspunten

De onderstaande tabel bevat een overzicht van de tags die in een 'standaard'-beschrijving van een artikel (kunnen) voorkomen. Het gaat dus om een selectie van tags die zeer frequent (maar niet altijd) voorkomen in beschrijvingen van artikels. Het is echter niet onmogelijk dat je op een bepaald moment bijkomende kenmerken van de publicatie die niet binnen het onderstaande datamodel passen, wilt of moet toevoegen aan de beschrijving. Bijkomende tags zijn terug te vinden in het Alma LIBISnet basismodel voor bibliografische records en het nog meer uitgebreide Overzicht van tags voor bibliografische records.

In deze tabel wordt gebruik gemaakt van kleuren om een aantal belangrijke zaken te signaleren:

• Tag 902: deze tag bevat de twee hoofdsleutels voor documenttype en materiaaltype. De catalograaf is verplicht deze in te voeren. Op basis van deze hoofdsleutels worden de sleutelwaarden in het record automatisch ingesteld.
  

• Cellen die gevuld zijn met oranje: deze cellen bevatten een vaste sleutelwaarde. Deze tags zijn dan ook verplicht aanwezig in het record. De waarden in deze cellen worden bij het opslaan van het record automatisch nagekeken en waar nodig aangevuld/gewijzigd op basis van de hoofdsleutels die zijn aangebracht in tag 902 $$r [documenttype] en $$m [materiaaltype]
  

• Tags waarvoor de eerste kolom groen is ingekleurd: dit zijn tags waaraan je voor dit documenttype extra aandacht moet besteden, hetzij omdat deze tag gegevens bevat die cruciaal zijn om de beschrijving volledig te maken, hetzij omdat het gebruik en de invulling van deze tag voor dit documenttype afwijkt van de normale praktijk.
  

Omwille van het belang van de 773 tag(s) voor de correcte opbouw van de relatie tussen artikel en host seriële publicatie wordt deze in de tabel uitgelicht. Voor elk van de bovenstaande drie mogelijkheden wordt de juiste configuratie van deze tags getoond.

Tabel

Colofon