Inhoud
Wat verandert er?
Er zijn eigenlijk drie zaken die
veranderen:
- De rol die elke persoon of
corporatie had
in de totstandkoming van het document
wordt vanaf nu ingevoerd in subveld $$e
i.p.v. in $$4.
- In plaats van een code van drie letters
wordt deze rol nu ingevoerd als een
volledige (Engelstalige)
formulering (1 of
enkele woorden).
- Het subveld $$e is herhaalbaar. Als
een
persoon of corporatie meerdere rollen had,
worden in de tag meerdere subvelden $$e
toegevoegd met de relevante termen. Het
gebruik van het subveld $$3 om een
bijkomende 'documentgebonden' rol toe te
voegen, vervalt dus.
De onderstaande screenshots tonen
het verschil tussen het oude en nieuwe
datamodel.
verandert naar
Waarom veranderen?
De RDA-beschrijvingsstandaard mijdt het gebruik
van afkortingen: codes vervangen door
volledige termen brengt ons dus dichter bij de
standaard. Bovendien is in Primo VE het beheer
van deze termen eenvoudiger dan codes (met
bijhorende omzettingen om volledige termen te
tonen in Limo).
Deze verandering heeft ook een voordeel in
Alma. Anders dan de codes in subveld $$4 zijn
de termen in $$e wel volledig doorzoekbaar via
een speciale index Relator. Je kan dus
via Advanced Search zoekopdrachten
opstellen op dit subveld. Het screenshot
hieronder toont een voorbeeld.
Impact op de workflow
Gecontroleerde invoer via keuzelijst
Om ervoor te zorgen dat catalografen vlot en
foutloos gegevens kunnen invoeren in $$e is in
Alma het volgende gedaan:
- Er is een keuzelijst beschikbaar met de relator terms die
gebruikt kunnen worden in het subveld
$$e voor tags 100, 110, 700 en
710. Deze keuzelijst is
doorzoekbaar op de Engelstalige term maar
ook op a) de Nederlandse vertaling, b) de
Franse vertaling en c) de oude code uit
$$4. Het volstaat om een aantal letters in
te tikken in het subveld om de lijst te
filteren. Je kan dan eenvoudig een term
kiezen door erop te klikken.
- Net zoals het $$4 vroeger is het $$e een
verplicht subveld. Elke tag 100, 110, 700
of 710 moet dus minstens 1 subveld $$e met
een rol hebben. Ontbreekt dit subveld,
dan zal Alma een fout (error) melden en kan je het nieuwe of gewijzigde
record niet opslaan tot je het ontbrekende
subveld hebt toegevoegd.
- De keuzelijst is ook een gesloten
lijst: enkel de invoer van waarden uit
de lijst is toegelaten. Op die
manier voorkomen we tik- en andere
invoerfouten. Als je toch een afwijkende
waarde zou invoeren zal je ook een
foutmelding krijgen die het bewaren van
het record blokkeert tot je de fout
verbeterd hebt.
$$e in records op basis van een
template
In de gedeelde NZ-templates worden subvelden
$$e voorzien in plaats van $$4. Denk
eraan om ook in je eigen private templates
deze aanpassing door te voeren.
$$e in records via copycat
Bij het importeren van records uit externe
catalogi worden aanwezige subvelden $$e
overgenomen. Dat is een startpunt maar er zijn
een aantal zaken waarop je moet letten en die
je waar nodig moet aanpakken.
- Als het geïmporteerde record een of
meerdere tags 100, 110, 700 of 710
bevat zonder subveld $$e, dan zal je
deze moeten toevoegen. Anders zal
je bij het opslaan van het record een
foutmelding krijgen.
- Als er in het geïmporteerde record wel al
subvelden $$e voorzien zijn maar deze waarden komen niet voor op de
keuzelijst, dan moeten deze vervangen
worden door een waarde uit de lijst
die zo goed mogelijk aansluit bij de
geïmporteerde waarde. Je kan deze
controle en verbetering systematisch doen
bij het uitwerken van het record of je kan
dit uitstellen tot wanneer je een record
opslaat. Als je dan een foutmelding krijgt
die wijst op een ongeldige waarde in $$e
kan je die alsnog verbeteren.
Colofon
Laatst gewijzigd op 1.02.2022