Kennisdatabase

Inhoud

Inleiding

Antilope, de collectieve catalogus tijdschriften in Belgische wetenschappelijke bibliotheken, is wellicht goed gekend. De tijdschriftencollecties van de meeste LIBISnet-partners worden ook via deze weg ontsloten. Dit gebeurt door de overdracht van metadata uit Alma naar Antilope. Er is echter geen automatische synchronisatie: om de gegevens in Antilope up-to-date te brengen, moet om de zoveel tijd een metadata-bestand aan Anet bezorgd worden.

Dit gebeurde een laatste keer in het najaar van 2019. Omdat de tijdschriftencollecties bij vele LIBISnet-partners in de laatste jaren een sterke evolutie doormaakten waarbij het bezit van vele fysieke tijdschriften wordt afgebouwd terwijl de toegangen tot e-journals sterk in aantal toenamen, is het tijd voor een herhaling. We willen deze ook op een manier aanpakken die toelaat om in de toekomst dergelijke updates vlotter te kunnen uitvoeren.

De grote lijnen van de update-operatie

Om dit te bereiken moeten we een aantal stappen zetten:

• Selectie van de aan te leveren tijdschrifttitels door de LIBISnet-partners: het staat elke LIBISnet-partner vrij om te beslissen of de eigen tijdschriftencollectie wordt opgenomen in Antilope of niet en eventueel de collectie op te splitsen in een deel dat wel naar Antilope gaat en een deel dat niet in de databank wordt opgenomen. Voor deze stap hebben we vanzelfsprekend jullie input nodig. Je leest hieronder hoe je ons kan helpen.
  
• Data-export uit Alma en verwerking door LIBIS: de metadata worden vervolgens uit Alma geëxporteerd en bewerkt naar een formaat dat import in Alma toelaat. Deze bewerking is soms complex omdat in Antilope titelwijzigingen van tijdschriften wel als afzonderlijke records worden ingevoerd terwijl in de LIBISnet-praktijk titelwijzigingen binnen 1 bibliografisch record worden opgevangen.
  
• Data-import in Antilope door Anet: het aangeleverde metadata-bestand wordt vervolgens door Anet gematched met de metadata in Antilope en geïmporteerd in de databank.
  
• Terugkoppeling Antilope-Alma door LIBIS: na de matching en import in Antilope krijgen we een bestand terug dat toelaat om de Antilope-identifiers te verwerken in Alma. Op die manier worden herhalingen van de operatie in de toekomst sterk vereenvoudigd.
  

Wat de timing betreft, willen we zo snel mogelijk van start gaan met de eerste stap waarin de LIBISnet-partners elk afzonderlijk (maar met ondersteuning door LIBIS) de tijdschriftholdings die NIET naar Antilope mogen zullen 'oormerken'. Rekening houdend met de vakantie, zouden we deze eerste fase willen afronden op 30 september 2023.

In het najaar worden de gegevens dan verwerkt door LIBIS en de collega's van Anet zodat we hopelijk voor het jaareinde weer correcte gegevens over onze tijdschriftencollectie kunnen aanbieden via Antilope.

Tijdschriften uitsluiten van export naar Antilope

Basisselectie

Het startpunt voor de export wordt per Alma Institution Zone gevormd door 2 queries of zoekopdrachten die resp. de beschikbare fysieke en elektronische tijdschriften verzamelen:

• De bovenstaande query verzamelt alle tijdschriften met LDR positie 07=s (Serial) én minstens 1 holding in de betrokken Alma Institution Zone.
  

• Deze tweede query zoekt naar dezelfde bibliografische records maar filtert deze uit op basis van de aanwezigheid van minstens 1 portfolio in de Alma IZ.
  

Als binnen een bepaalde Alma IZ wordt beslist dat alle tijdschriften naar Antilope geëxporteerd mogen worden, dan zal het resultaat van beide queries dus gebruikt worden. Opgelet: in de dataverwerking wordt natuurlijk nog in de mate van het mogelijke opgeschoond om irrelevante resultaten (foutjes) uit het exportbestand te weren.

Fysieke tijdschriften

Per Alma IZ kan beslist worden om bepaalde groepen van fysieke tijdschriften uit te sluiten van export. Het is best dat de beslissingen hierrond per Alma Institution Zone goed overlegd worden en dat de hieronder beschreven workflow ook zoveel mogelijk door 1 coördinator/verantwoordelijke worden uitgevoerd.

Anders dan bij vorige Antilope-rondes kunnen de LIBISnet-partners deze stap volledig zelf uitvoeren door de holdings die niet naar Antilope mogen, een herkenningsteken te geven. Dit gebeurt door met een eenvoudige job een speciale tag 970 $$a exclude_from_Antilope aan de holdings toe te voegen. Daarvoor zet je volgende stappen.

De uit te sluiten holdings/items verzamelen in een query & set

• Vertrekkend van de bovenstaande basisquery kan je een zoekopdracht opstellen die uit te sluiten holdings verzameld. Belangrijk daarbij: om het invoeren van de speciale tag correct uit te voeren, is het best om de query op te stellen die zoekt naar physical items. In het voorbeeld willen we binnen de Alma KU Leuven IZ de tijdschriftholdings die bewaard worden in de location Biomedische Ethiek en Recht uitsluiten. We vullen daarom de basisquery aan met een zoekcriterium op de permanent physical location GBER. Die ziet er zo uit.
  

• De query levert een zoekresultaat op van een aantal items (in het voorbeeld 10). Bewaar dit resultaat als een set door bovenaan rechts op de knop Save query te klikken en de set met een duidelijke naam op te slaan.
  

De uit te sluiten holdings 'oormerken' met een tag 970

• Ga naar het Alma-menu Admin (in de linkerkolom) en kies voor Run a job [het is mogelijk dat je Alma-account hiervoor nog geen autorisatie heeft, contacteer dan even de LIBISnet-helpdesk].
  
• Zoek met het zoekvakje bovenaan de lijst van jobs naar de job met Name (!) Change holdings information. Klik het bolletje voor deze job aan en klik daarna op Next.
  

• Met het zoekvakje bovenaan het volgende scherm kan je op zoek naar de set die je in de vorige stap maakte. Klik opnieuw het bolletje voor de set aan en daarna rechtsboven op Next.
  

• In een volgende scherm worden de parameters van de job ingevoerd. Vink de checkbox achter Correct the data using normalization processes aan en kies in het keuzelijstje daarachter voor Exclude from Antilope. Klik daarna weer op Next.
  

• Op het volgende en laatste scherm krijg je een samenvatting van de job die zal uitgevoerd worden. Klik bovenaan rechts op Submit om de job te starten.
  

De job loopt nu automatisch alle holdings af waar items uit de set aan gekoppeld zijn en voegt de tag 970 $$a exclude_from_Antilope toe (als deze nog niet ingevoerd is!).

Elektronische tijdschriften

De export van elektronische tijdschrifttitels naar Antilope wordt beperkt tot records waarin een ISSN beschikbaar is, hetzij in tag 022$$a, hetzij in 776$$x (ISSN van de printversie). 

Aanpassing plaats Antilope-identifiers in Alma records

De Antilope-update 2023 wordt ook gebruikt om een nieuwe workflow uit te werken die de jaarlijkse herhaling van deze update-operatie een stuk vlotter moet laten verlopen. Het meest zichtbare deel van deze aanpassing is een herlocatie van de Antilope-identifiers in de bibliografische records in Alma die met 1 of meerdere Antilope-records konden gematched worden.

Huidige situatie

Nu worden de overeenkomende Antilope-identifiers toegevoegd in een subveld $$6 aan de titel in tag 245 of 247 waarmee ze gematched worden. Anders dan in Alma worden in Antilope immers verschillende records gemaakt wanneer een tijdschrift van titel veranderd.

Het screenshot hieronder geeft een voorbeeld: dit tijdschrift veranderde al enkele keren van titel. Het resultaat is een record met 1 245-tag voor de huidige titel en 4 tags 247 met de verschillende voorgaande titels. Slechts 1 van deze titels (de meest recente voorgaande titel) kon gekoppeld worden aan een Antilope-record. Deze tag 247 heeft dan ook een subveld $$6 met de identifier van dat Antilope-record.

Deze situatie is echter om een aantal redenen problematisch:

• $$6 is volgens de MARC21-standaard niet bedoeld voor dit gebruik. Dit subveld is bedoeld om velden met transcripties aan elkaar te koppelen (bv. een veld 245 met een titel in Chinese karakters en de transcriptie in pin yin in een veld 880) [al maken we binnen LIBISnet hier voorlopig geen gebruik van].
  

• Het 'kale' Antilope-recordnummer in $$6 is moeilijk te onderscheiden van andere identifiers door het ontbreken van een prefix.
  

• Het invoeren van nieuwe en gewijzigde Antilope-nummers aan het einde van de update-cyclus is op deze manier een vrij complexe zaak.
  

Nieuwe situatie

Om deze problemen op te lossen, zullen de volgende aanpassingen gebeuren:

• De Antilope-recordnummers verhuizen naar het veld 035 $$a en voor de recordnummers wordt het prefix (ANTIL) geplaatst zodat ze duidelijk herkenbaar zijn.
  
• In de tags 245 en 247 wordt i.p.v. $$6 vanaf nu $$8 gebruikt. Dit subveld zal niet langer het Antilope-recordnummer bevatten maar een 'tekenreeks' die als volgt is opgebouwd:
  
• Vast prefix (ANTIL)
  
• Network Zone MMS ID (eindigend op 1471) van het Alma record
  
• Een volgnummer voor de tags 245 en 247 oplopend van de onderste tag 247 (die krijgt 1) tot de tag 245 waarvan het volgnummer natuurlijk afhangt van het aantal tags 247
  
• Een vaste aanduiding (MARC21) van het zogenaamde link type: \x
  
• Diezelfde aanduiding uit $$8 wordt in de tags 035 aan het juiste Antilope-recordnummer gekoppeld, ook daar in subveld $$8.
  

Het onderstaande screenshot (klik erop om te vergroten) toont hetzelfde record als hierboven maar dan in de nieuwe situatie:

• Het Antilope-nummer dat gekoppeld kon worden aan de meest recente voorgaande titel is nu te vinden in tag 035 $$a met prefix (oranje).
  
• Elke tag 245 en 247 heeft een $$8 met de hierboven beschreven structuur (geel + groen).
  
• Het subveld $$8 van de matchende titel in tag 247 is ook opgenomen in 035 $$8 met het Antilope-recordnummer.
  

Wie doet wat? Regels voor de catalografen

De aanpassing van de bestaande records en het latere beheer van de tags 035 met Antilope-identifiers en de subvelden $$8 in de tags 245 en 247 wordt volledig opgenomen door medewerkers van LIBIS.

In juni 2024 zullen in een aantal opeenvolgende weekends de bestaande records worden aangepast. We gebruiken de weekends zodat we de gewone manuele catalografie doorheen de week niet doorkruisen. De totale werktijd is moeilijk te berekenen want afhankelijk van de performantie van Alma. Aangepaste records zullen nadien snel herkenbaar zijn: naast de nieuwe tag 035 en de aanpassingen in de titeltags 245 en 247 zal ook in elk record een statustag 900 worden ingevoerd met vaste waarde ANTILOPE_CONSOLIDATED.

Nadien wordt een jaarlijkse update-cyclus uitgevoerd waarbij de nodige aanpassingen en aanvullingen gebeuren in de voor Antilope geselecteerde bibliografische records. Ook deze gebeuren via batch ingrepen door LIBIS-medewerkers.

Ook wanneer een record de status ANTILOPE_CONSOLIDATED heeft, mogen (en moeten) er nog catalografische aanpassingen gebeuren indien dat nodig is. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een nog lopend tijdschrift (nogmaals) van titel veranderd of wanneer er een nieuwe uitgever moet geregistreerd worden. Er geldt eigenlijk maar 1 regel: er mogen geen manuele wijzigingen worden doorgevoerd aan de tags 035 met Antilope-recordnummmers en ook de $$8 in tags 245 en 247 moeten ongewijzigd blijven. Deze tags mogen niet geschrapt, gewijzigd of toegevoegd worden.

Colofon

Laatst gewijzigd: 14.05.2024