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Table des matières

Introduction

Antilope, le catalogue collectif des revues des bibliothèques scientifiques belges, est probablement bien connu. Les collections de revues de la plupart des partenaires de LIBISnet sont également accessibles par ce canal. Pour ce faire, les métadonnées sont transférées d'Alma vers Antilope. Il n'y a toutefois pas de synchronisation automatique : pour mettre à jour les données dans Antilope, un fichier de métadonnées doit être livré à Anet de temps en temps.

C'est ce qui s'est produit une dernière fois à l'automne 2019. Comme les collections de revues de nombreux partenaires de LIBISnet ont connu une forte évolution ces dernières années, avec la disparition progressive des revues physiques tandis que les accès aux revues électroniques ont considérablement augmenté en nombre, il est temps de répéter l'opération. Nous souhaitons également aborder ce projet de manière à ce que les mises à jour de ce type se fassent plus facilement à l'avenir.

L'opération dans ses grandes lignes

Pour y parvenir, nous devons prendre un certain nombre de mesures:

• Sélection des titres de revues à fournir par les partenaires LIBISnet : chaque partenaire LIBISnet est libre de décider si sa propre collection de revues sera incluse dans Antilope ou non et éventuellement de diviser la collection en une partie qui ira à Antilope et une partie qui ne sera pas incluse dans la base de données. Pour cette étape, nous avons évidemment besoin de votre contribution. Vous pouvez lire ci-dessous comment vous pouvez nous aider.
  
• Exportation des données d'Alma et traitement par LIBIS : les métadonnées sont ensuite exportées d'Alma et éditées dans un format permettant l'importation dans Antilope. Cette édition est parfois complexe car, dans Antilope, les changements de titre des revues sont saisis dans des notices séparées alors que, dans LIBISnet, les changements de titre sont saisis dans une seule notice bibliographique.
  
• Importation des données dans Antilope par Anet : le fichier de métadonnées fourni est ensuite mis en correspondance par Anet avec les métadonnées d'Antilope et importé dans la base de données.
  
• Feedback Antilope-Alma par LIBIS : après l'appariement et l'importation dans Antilope, nous recevons un fichier qui permet de traiter les identifiants Antilope dans Alma. De cette manière, les répétitions de l'opération sont grandement simplifiées à l'avenir.
  

En termes de calendrier, nous aimerions commencer dès que possible avec la première étape dans laquelle les partenaires LIBISnet vont chacun individuellement (mais avec le soutien de LIBIS) " réserver " les fonds de magazines qui ne peuvent PAS aller à Antilope. En tenant compte des congés, nous aimerions terminer cette première phase pour le 30 septembre 2023.

En automne, les données seront traitées par LIBIS et les collègues d'Anet afin que nous puissions à nouveau offrir des données correctes sur notre collection de revues via Antilope avant la fin de l'année.

Exclure des revues d'exportation vers Antilope

Sélection de base

Le point de départ de l'exportation est constitué, pour chaque zone institution Alma, de deux queries ou recherches qui rassemblent les revues physiques et électroniques disponibles, respectivement :

• La recherche ci-dessus recueille toutes les revues avec LDR position 07=s (Serial) ET au moins 1 notice de fonds dans la zone Alma concernée.
  

• Cette deuxième recherche porte sur les mêmes notices bibliographiques mais les filtre sur la base de la présence d'au moins un portfolio dans l'Alma IZ.
  

Ainsi, si dans une Alma IZ donnée, il est décidé que toutes les revues peuvent être exportées vers Antilope, le résultat des deux requêtes sera utilisé. Attention : lors du traitement des données, un nettoyage est bien entendu effectué dans la mesure du possible afin d'exclure les résultats non pertinents (erreurs) du fichier d'exportation.

Revues physiques

Par Alma IZ, il peut être décidé d'exclure certains groupes de revues physiques de l'exportation. Il est préférable que les décisions à ce sujet soient bien réfléchies par zone institutionnelle Alma et que le flux de travail décrit ci-dessous soit également exécuté, dans la mesure du possible, par un seul coordinateur/responsable.

Contrairement aux cycles Antilope précédents, les partenaires de LIBISnet peuvent effectuer cette étape entièrement par eux-mêmes en donnant un identifiant aux fonds qui ne doivent pas être envoyés à Antilope. Cela se fait en utilisant un simple job pour ajouter une étiquette spéciale 970$a exclude_from_Antilope aux notices de fonds. Pour ce faire, procédez comme suit.

Collecter les notices de fonds/exemplaires à exclure dans un jeu

• A partir de la requête de base ci-dessus, vous pouvez créer une requête qui collecte les fonds à exclure. Important : pour effectuer correctement la saisie de la zone 970, il est préférable de configurer une requête qui recherche les exemplaires physiques. Dans l'exemple, nous voulons exclure de l'Alma IZ KU Leuven les notices de fonds de revues conservés dans la collection Biomedische Ethiek en recht. Nous complétons donc la requête de base par un critère de recherche sur la localisation physique permanente GBER. Voici ce que cela donne.
  

• La requête produit un résultat de recherche d'un certain nombre d'exemplaires (10 dans l'exemple). Enregistrez ce résultat en tant qu'un jeu en cliquant sur le bouton Enregistrer la requête en haut à droite et en enregistrant le jeu avec un nom clair.
  

Marquer les exploitations à exclure avec une zone 970

• Allez dans le menu Alma (colonne de gauche) à Admin > Exécuter un traitement [votre compte Alma n'a peut-être pas encore l'autorisation pour cela, veuillez contacter le LIBISnet-helpdesk].
  
• Utilisez le champ de recherche en haut de la liste des traitements pour rechercher le traitement avec Nom ( !) Changer les informations des holdings. Cliquez sur la puce de ce travail et cliquez ensuite sur Suivant.
  

• Le champ de recherche situé en haut de l'écran suivant vous permet de rechercher le jeu que vous avez créé à l'étape précédente. Cliquez à nouveau sur la puce, puis cliquez sur Suivant dans le coin supérieur droit.
  

• Dans un écran suivant, les paramètres du traitement sont saisis. Cochez la case située derrière Corriger les données à l'aide des processus de normalisation et, dans la liste déroulante située derrière, choisissez Exclude from Antilope. Cliquez ensuite à nouveau sur Suivant.
  

• L'écran suivant, le dernier, présente un résumé du traitement qui sera effectué. En haut à droite, cliquez sur Soumettre pour lancer le traitement.
  

Le travail passe maintenant automatiquement en revue tous les notices de fonds auxquels les exemplaires du jeu sont liés et ajoute la zone 970 $$a exclude_from_Antilope (si elle n'a pas déjà été saisie !).

Revues électroniques

L'exportation des titres de revues électroniques vers Antilope sera limitée aux notices où un ISSN est disponible, soit dans la zone 022$$a, soit dans la zone 776$$x (ISSN de la version imprimée).

En outre, ces notices ne seront exportées que depuis les Zones Institutions où la collection de revues électroniques dépasse 1.000 titres. LIBIS a depuis contacté ces partennaires pour savoir si elles souhaitaient également publier cette partie de leur collection dans Antilope.

Ajustement des identifiants d'Antilope dans les notices Alma

La mise à jour 2023 d'Antilope est également utilisée pour élaborer un nouveau flux de travail qui devrait rendre la répétition annuelle de cette opération de mise à jour beaucoup plus fluide. La partie la plus visible de cet ajustement est un déplacement des identifiants Antilope dans les notices bibliographiques d'Alma qui pouvaient être mises en correspondance avec 1 ou plusieurs notices d'Antilope.

Situation actuelle

Désormais, les identifiants Antilope correspondants sont ajoutés dans une sous-zone $$6 de la zone 245 ou 247 avec laquelle ils sont appariés. En effet, contrairement à Alma, des notices différentes sont créées dans Antilope lorsqu'une revue change de titre.

La capture d'écran ci-dessous en donne un exemple : ce magazine a déjà changé de titre plusieurs fois. Le résultat est une notice avec 1 zone 245 pour le titre actuel et 4 zones 247 avec les différents titres précédents. Seul 1 de ces titres (le titre précédent le plus récent) a pu être lié à une notice Antilope. Cette zone 247 comporte donc une sous-zone $$6 contenant l'identifiant de la notice Antilope correspondante.

Cette situation est toutefois problématique pour plusieurs raisons:

• $$6 n'est pas destiné à cet usage selon la norme MARC21. Cette sous-zone est destinée à relier des zones avec des transcriptions (par exemple une zone 245 avec un titre en caractères chinois et la transcription en pin yin dans une zone 880) [bien qu'au sein de LIBISnet nous ne l'utilisions pas pour l'instant].

• Le numéro de notice " brute " d'Antilope dans $$6 est difficile à distinguer des autres identifiants en raison de l'absence de préfixe.

• La saisie automatisée des nouveaux numéros d'Antilope et des numéros modifiés à la fin du cycle de mise à jour est donc assez complexe.
  

Nouvelle situation

Pour résoudre ces problèmes, les ajustements suivants seront effectués :

• Les numéros de notice Antilope seront déplacés à la zone 035 $$a et le préfixe (ANTIL) sera placé devant les numéros de notice afin qu'ils soient clairement identifiables.
  
• Dans les zones 245 et 247, on utilisera désormais $$8 au lieu de $$6. Cette sous-zone ne contiendra plus le numéro de notice Antilope mais une " séquence " structurée comme suit :
• Préfixe fixe (ANTIL)
• MMS ID de la Zone Réseau (se terminant par 1471) de la notice Alma
  
• Un numéro de série pour les zones 245 et 247 allant de la zone 247 la plus basse (qui reçoit 1) à la zone 245 dont le numéro de série dépend bien sûr du nombre de zones 247
  
• Une désignation fixe (MARC21) du type de lien : \x
  
• Cette même séquence de la sous-zone $$8 est liée au numéro correct de la notice Antilope dans les zones 035, également dans la sous-zone $$8.

La capture d'écran ci-dessous (cliquez dessus pour l'agrandir) montre la même notice que ci-dessus mais dans la nouvelle situation :

• Le numéro Antilope qui pourrait être lié au titre précédent le plus récent se trouve maintenant dans la zone 035 $$a avec le préfixe (orange).
• Chaque zone 245 et 247 possède un $$8 avec la structure décrite ci-dessus (jaune + vert).
• La sous-zone $$8 du titre correspondant dans la zone 247 est également incluse dans la zone 035 $$8 avec le numéro de la notice Antilope (vert).

Qui fait quoi ? Règles pour les catalographes

L'adaptation des notices existantes et la gestion ultérieure des zones 035 avec les identifiants Antilope et des sous-zones $$8 dans les zones 245 et 247 seront entièrement prises en compte par le service LIBIS.

En juin 2024, les notices existantes seront mises à jour sur plusieurs week-ends consécutifs. Nous utilisons les week-ends pour ne pas interférer avec la catalographie manuelle régulière tout au long de la semaine. Le temps de travail total est difficile à calculer car il dépend de la performance d'Alma. Les notices ajustées seront rapidement reconnaissables par la suite : outre la nouvelle zone 035 et les ajustements des zones de titre 245 et 247, une zone 900 avec la valeur fixe ANTILOPE_CONSOLIDATED sera introduite dans chaque notice.

Ensuite, un cycle annuel de mise à jour sera effectué au cours duquel les ajustements et les ajouts nécessaires seront apportés aux notices bibliographiques sélectionnées pour Antilope. Ces opérations sont également effectuées par le personnel de LIBIS par le biais d'opérations en mode batch.

Même lorsqu'une notice a le status ANTILOPE_CONSOLIDATED, des ajustements catalographiques peuvent (et doivent) encore être effectués si nécessaire. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un magazine encore en diffusion change (à nouveau) de titre ou lorsqu'un nouvel éditeur doit être enregistré. Une seule règle s'applique en fait : aucune modification manuelle ne peut être apportée aux zones 035 avec les numéros de notice Antilope et les $8 dans les zones 245 et 247 doivent également rester inchangés. Ces zones ne peuvent être ni supprimées, ni modifiées, ni ajoutées.

Colophon

Dernière modification: 16.05.2023