Inhoud


Opslaan van een nieuw authority record

Wanneer je een nieuw authority record aanmaakt, hetzij rechtstreeks in de Network Zone via 'Create authority record', hetzij door een LOC authority record naar de NZ te kopiëren wordt bij het opslaan van het nieuwe record een normalisatieproces gestart. Het nieuwe record wordt nagekeken en er worden enkele tags toegevoegd:

  • Net als bij bibliografische records wordt het unieke MMS ID van een nieuw authority record gekopieerd van tag 001 naar tag 035 waar het voorzien wordt van het prefix (BeLVLBS).
  • In originele Network Zone records (dus niet in de LOC-kopieën) wordt de tag 040 $$a BeLVLBS toegevoegd. Deze duidt juist aan dat het om een authority record waarvan de originele versie in de LIBISnet Network Zone werd gemaakt.
  • Aan alle nieuwe authority record wordt een tag 900 toegevoegd. De exacte inhoud van deze tag varieert naargelang het type authority record (persoon, corporatie of titel) en de manier waarop het authority record werd gemaakt (origineel NZ of LOC kopie).
Deze tags zijn bestemd voor de verdere opvolging en consolidatie en mogen niet gewist of gewijzigd worden.

Consolideren van nieuwe authority records

Er wordt gewerkt aan een proces waarin gespecialiseerde medewerkers de nieuw aangemaakte authority records zullen nakijken en verrijken. Op die manier streven we naar een coherent en efficiënt werkend authority bestand. Dit consolidatieproces zal drie belangrijke elementen bevatten:

  • Controle op duplicaten: nakijken of nieuwe authority records niet een persoon, corporatie of titel betreffen waarvoor al een NZ authority record beschikbaar was. Soms kan het gebeuren dat door de beknoptheid van de bestaande records (beperkt aantal verwijzingstermen) en een groot aantal mogelijke varianten van de naam, een bestaand authority record niet gevonden wordt. In dergelijke gevallen moet er opgeruimd worden: het overbodige authority record wordt geschrapt en het bestaande authority record verrijkt met informatie en verwijzingstermen die fouten moeten helpen voorkomen.
  • Verrijking met systeemnummers van externe authority bestanden: er wordt nagekeken of voor de persoon, corporatie of titel in kwestie een authority record bestaat in één van de leidende internationale authority bestanden (VIAF - Virtual International Authority File en/of ISNI - International Standard Name Identifier). Als dat zo is, worden de systeemnummers toegevoegd in tags 035. Dit is vooral bedoeld om op termijn de NZ records te verrijken met gegevens uit externe bronnen.
  • Verrijken van hoofdvorm en verwijzingstermen: de hoofdvorm wordt getoetst aan de LIBISnet-regels en eventueel aangevuld met bijkomende informatie afkomstig uit VIAF of ISNI. Noodzakelijke verwijzingstermen die nog niet zouden zijn ingevoerd, worden ook toegevoegd.

De Alma-job Authorities - Link BIB headings

Dagelijks wordt in de Network Zone een job opgestart die op zoek gaat naar headings in bibliografische records die overeenkomen met headings uit authority records. Als dergelijke 'koppels' gevonden worden, wordt de 'relatie' tussen bib record en authority record vastgelegd. In se doet deze job dus hetzelfde als een catalograaf die via F3 vanuit een bib heading op zoek gaat naar een passend authority record. Het verschil is dat de catalograaf steeds maar 1 bib record per keer koppelt, terwijl deze Alma-job veel verder reikt. Enkele dagelijkse scenario's tonen dit aan:

  • Je voert in een bib record correct een tag in die je via F3 koppelt aan een bestaand authority record. Het bib record bevat dus de hoofdvorm van het authority record.

    >> de Alma-job zal deze ingreep bevestigen en de relatie tussen het bib record en het authority record vastleggen. Dat is belangrijk voor de volgende fase: de publishing naar Limo.
  • Je maakt een nieuw authority record aan met een hoofdvorm en enkele verwijzingstermen.

    >> de Alma-job doorzoekt alle NZ bib records. Bib records met een heading die overeenkomt met de hoofdvorm of één van de verwijzingstermen van het nieuwe authority record - ook al zijn ze al lang niet meer geopend of aangepast - worden aan het authority record gekoppeld en klaargezet om opnieuw naar Limo gepublished te worden.
  • Je voegt een extra verwijzingsterm toe aan een bestaand authority record.

    >> de Alma-job zoekt naar alle bib records met een heading die overeenkomt met de nieuwe verwijzingsterm. Gevonden bib records worden aan het authority record gekoppeld.
Wanneer de Alma-job vaststelt dat een bib heading overeenkomt met headings uit twee of meerdere authority records (bv. 700 $$a Janssens, P., een verwijzingsterm die voorkomt in de authority records van Piet, Paul en Petra Janssens), wordt er geen koppeling gelegd. Deze records worden opgelijst voor manueel nazicht.

Publishing naar Limo

De laatste stap wordt gezet wanneer een bibliografisch record vanuit Alma naar Limo wordt gebracht. Dit gebeurt een eerste keer wanneer een nieuw bibliografisch record wordt gecreëerd maar ook later in het 'leven' van een bib record wordt het regelmatig ge(re)published naar Limo:

  • Elke keer wanneer het bib record zelf wordt geopend, aangepast en weer opgeslagen.
  • Wanneer een bib record door de job Authorities - Link BIB headings aan een authority record wordt gekoppeld.
  • Wanneer een authority record waaraan het bib record eerder gekoppeld werd, wordt geopend, aangepast en weer opgeslagen.
Wat gebeurt er met de gegevens uit het bib record en de gekoppelde authority records wanneer deze uit Alma naar Limo worden gebracht? Om één en ander te verduidelijken vertrekken we vanuit het onderstaande Alma-bib record. Het bevat een tag 700 1 die overeenkomt met de hoofdvorm van een NZ authority record. De job Authorities - Link BIB headings zal dus ook de relatie tussen bib en authority record vastleggen.



Nadat het bib record naar Limo is gepublished, wordt het daar opzoekbaar. De 700 tag uit het Alma record wordt getoond in de Details achter het label Author.



Er is echter veel meer gebeurd dan enkel het overbrengen van de tag uit het bib record. Dat wordt pas zichtbaar wanneer we het zogenaamde pnx-record bekijken. Dit bevat alle gegevens die Limo gebruikt om een record op de juiste manier te tonen, opzoekbaar te maken, in te delen in de verschillende facets, enz. Het onderstaande screenshoot toont een stukje van het pnx-record. Dit toont de zoektermen waarmee het bib record gevonden kan worden.



Hier wordt duidelijk datbij publishing naar Limo niet alleen de gegevens uit het bib record maar ook die uit het gekoppelde authority record omgezet worden naar zoektermen. Het pnx-record bevat immers volgende groepen zoektermen:

  • Oranje: de heading uit het bib record zelf, die overeenkomt met de hoofdvorm uit het authority record
  • Groen: een aantal afgeleide vormen van de bib heading zoals enkel de waarde uit $$a, een vorm waarbij de voornaam wordt ingekort tot de initiaal, vormen waarbij de volgorde wordt herschikt of leestekens worden weggelaten. Deze afgeleide vormen worden aangemaakt bij publishing naar Limo en hoeven dus niet in Alma ingevoerd te worden.
  • Blauw: de verwijzingstermen uit het authority record. Wanneer een bib record in Limo wordt gepublished worden dus ook de verwijzingstermen uit de gekopelde authority records als zoektermen meegenomen.
  • Rood: een aantal afgeleide vormen van deze overgebrachte verwijzingstermen, opnieuw aangemaakt als deel van het publishing proces in Limo.
Het bovenstaande screenshot toont dus aan waarom het zo belangrijk is dat a) headings in bib records worden ingevoerd door ze aan authority records te koppelen en b) in die authority records indien nodig ook de nodige verwijzingstermen te voorzien. Op die manier wordt verzekerd dat a) steeds dezelfde naamsvorm (de hoofdvorm) getoond wordt in Limo maar dat b) het record nog op vele andere naamsvormen en -varianten opzoekbaar is.


Colofon

Laatst gewijzigd op 21.11.2018