Een LOC authority record kopiëren naar de Network Zone

Inhoud

Wanneer gebruik je deze workflow?

Bij het zoeken naar beschikbare authority records (zie hiervoor de pagina Authority records selecteren via F3) wordt gezocht in twee authority bestanden: de eigen LIBISnet Network Zone authority records - te herkennen aan de toevoeging '(Network Zone)' in de F3-zoekresultatenlijst - én de authority records van de Library of Congress zonder toevoeging.

Wanneer je voor een bepaalde persoon, corporatie of titel enkel authority headings vindt zonder de toevoeging '(Network Zone)' betekent dit dat er wel een authority record van de Library of Congress bestaat maar nog geen LIBISnet Network Zone authority record. Je moet dan een nieuw authority record maken. Hiervoor moet je niet van nul beginnen. Onderstaande workflow beschrijft hoe je in dergelijke gevallen het LOC authority record kan kopiëren, aanpassen en opslaan in de LIBISnet Network Zone.

In het voorbeeld dat hieronder verder wordt uitgewerkt, werd gezocht naar een authority record voor de Nederlandse vertaler Floris Van den Broecke. De F3-zoekopdracht levert het onderstaande resultaat op. In de tab met authority headings staat de heading 'Van den Broecke, Floris'. Het gaat echter om een verwijzingsterm (geen ster) uit een LOC authority record (geen toevoeging '(Network Zone)'). Dit LOC authority record mag dus niet rechtstreeks geselecteerd worden maar kan wel gekopieerd worden naar de Network Zone.

Terug naar boven

Stap voor stap

Om een LOC authority record te kopiëren en aan te passen tot een correct NZ authority record worden volgende stappen gezet:

Het LOC authority record naar de Network Zone kopiëren

Hoofdvorm (en verwijzingstermen) aanpassen volgens de LIBISnet regels

Het gekopieerde record opslaan en releasen

1. Het LOC authority record naar de Network Zone kopiëren

Klik op de View-knop achter de heading van het authority record dat je wil kopiëren. Je krijgt in split screen rechts het authority record te zien met bovenaan rechts twee knoppen: 'Copy' en 'Copy to network'. Klik op de knop 'Copy to network' en nooit op de knop 'Copy'. Via die laatste knop kopieer je het LOC authority record immers naar je eigen Institution Zone.

Vervolgens wordt er een kleine pop-up getoond. Je kan hier nog de workflow afbreken door op 'Cancel' te klikken maar anders klik je op 'Continue' zonder aan de veldjes achter 'Vocabulary Code' en 'Originating system' te raken.

De Metadata Editor keert terug naar de split screen. Rechts zie je nu niet meer het LOC authority record maar de (nog niet opgeslagen) kopie in de Network Zone. Dit nieuwe record is meteen ook geopend om verder te editeren.

2. Hoofdvorm (en verwijzingstermen) aanpassen volgens de LIBISnet regels

Het nieuwe LIBISnet authority record is een exacte kopie van het originele LOC record en bevat meestal heel wat bijkomende tags: systeemnummers (010 en 035) en tags met informatie (3XX en 6XX). Al deze tags blijven ongewijzigd. De systeemnummers zijn belangrijke sleutels om deze authority records te verbinden met externe informatiebronnen. De tags met informatie maken het later eenvoudiger om te oordelen of het authority record wel degelijk de gezochte persoon, corporatie of titel betreft.

We moeten wel de nodige aandacht besteden aan de hoofdvorm in het nieuwe authority record. Deze moet conform de LIBISnet-regelgeving zijn. De regels die bepalen hoe je correct een hoofdvorm moet opstellen vind je terug op de volgende pagina's: regels voor hoofdvormen van personen, voor corporaties en voor titels.

Afhankelijk van de hoofdvorm en verwijzingstermen die al in het LOC authority record aanwezig zijn, voer je deze aanpassing op verschillende manieren door. Er zijn drie mogelijke scenario's:

De hoofdvorm van het authority record komt al overeen met de hoofdvorm zoals deze volgens de LIBISnet-regels zou moeten worden opgesteld.

Voorbeeld: het LOC authority record bevat tag 100 1_ $$a Dupont, Andrée $$d 1906-1928. Deze tag is volledig conform de LIBISnet-regels en vraagt dus geen verdere aanpassing.

>> In dit scenario hoef je dus helemaal niets aan te passen.

Het LOC authority record bevat een verwijzingsterm die overeenkomt met de hoofdvorm zoals we deze volgens de LIBISnet-regels zouden noteren.

Voorbeeld: het LOC authority record bevat tag 100 1_ $$a Walle, Willy vande maar ook tag 400 1_ $$a Vande Walle, Willy. Die laatste tag komt overeen met de gewenste hoofdvorm.

>> Verwissel 100 en 400 zodat hoofdvorm en verwijzingsterm van status wisselen.

Noch de hoofdvorm, noch de verwijzingstermen van het LOC authority record komen overeen met de gewenste LIBISnet hoofdvorm.

Voorbeeld: het LOC authority record bevat enkel een tag 100 1_ $$a Brassard, Daniel J. $$q (Daniel Joseph), $$d 1953-. Deze tag bevat wel alle gegevens om de juiste hoofdvorm op te bouwen: 100 1_ $$a Brassard, Daniel Joseph $$d 1953-.

>> In dit geval wordt manueel (via Edit>Add Field of F8) een nieuwe tag ingevoegd. Deze wordt uitgewerkt tot de nieuwe hoofdvorm (1XX). De bestaande LOC hoofdvorm wordt veranderd in een verwijzingsterm door de tag van 1XX naar 4XX aan te passen.

Merk op dat in geen enkel scenario een tag uit het LOC authority record verdwijnt! Deze blijven steeds nuttig i.f.v. opzoekbaarheid én op deze manier worden in de F3-zoekresultatenlijst alle headings uit de originele LOC authority records weggedrukt door de eigen LIBISnet authority headings.

Het gekopieerde authority record voor de Nederlandse vertaler is een voorbeeld van het tweede scenario. Het bevat immers al de LIBISnet hoofdvorm maar dan als verwijzingsterm. Hier volstaat het dus om de 100 tag aan te passen tot een 400 tag en het omgekeerde te doen voor de verwijzingsterm.

3. Het gekopieerde authority record opslaan en releasen

Nadat je de nodige aanpassingen hebt ingevoerd, kan je het record in 1 beweging opslaan en releasen via Save & Release (Ctrl + Alt + R). Het authority record wordt opgeslagen in de Network Zone en gesloten. Het bibliografische record wordt weer over de volledige breedte van het editeerscherm getoond.

Het nieuwe authority record is ook meteen beschikbaar. Keer terug naar de tag in het bibliografisch record vanwaar je begon en klik op F3. De LOC authority heading is nu verdwenen. Je ziet dezelfde heading maar deze wordt gevolgd door '(Network Zone)'. Het is dus een heading uit het nieuwe LIBISnet Network Zone authority record die je via de Select-knop kan overnemen