Electronic collection selecteren
Voor databanken is de afspraak dat we steeds
gebruik maken van een lokale e-collectie (van het
type "Databank"). Nadat je ze
aanmaakt kan je deze electronic collection
opzoeken in de institution inventory.
Order aanmaken
- Wanneer je de juiste e-collectie hebt gevonden, klik je rechts op de knop "Order" of, als deze niet getoond wordt, op de ...-knop. De actie "Order" staat dan in het lijstje. Klik daar op deze optie
- Selecteer vervolgens:
- PO line type: "Electronic
Collection - Subscription" of
"Electronic Collection - One
Time" (beide staan in de recommended types) naargelang het gaat om een abonnement of eenmalige aankoop.
- PO line owner: selecteer je
bibliotheek.
- PO line type: "Electronic
Collection - Subscription" of
"Electronic Collection - One
Time" (beide staan in de recommended types) naargelang het gaat om een abonnement of eenmalige aankoop.
- Klik op Create PO line.
- Vul de Purchase Order Line Details in. De tab Summary volstaat met volgende info:
- Material supplier: zoek en
selecteer de facturerende
vendor.
- List price: de met de
vendor afgesproken prijs.
- Klik op Add Fund en zoek en
selecteer het betreffende
krediet van je
bibliotheek.
- Acquisition method:
[afhankelijk van afspraken binnen
je bibliotheek]
- Material type:
Database
- Invoice status:
[afhankelijk van afspraken binnen
je bibliotheek]
- Reporting code: selecteer
het type
abonnement [afhankelijk van
afspraken binnen je
bibliotheek]
- Cancellation restriction:
vink aan als er
een beperking is m.b.t.
opzegging van het abonnement
(uitgeverslicentie,
depotafspraken, ...)
- Cancellation restriction
note: verduidelijk hier de
opzeggingsbeperking
- Manual renewal:
uitvinken!
- Subscription from date:
begindatum van het
abonnement
- Subscription to date:
einddatum van het abonnement. Is
het een lopend abonnement, zet
dan 31/12/2099. Zo wordt het
niet automatisch afgesloten.
- Renewal date: de datum
wanneer je zelf het abonnement wil
hernieuwd zien, of de datum
opgelegd door de uitgever.
Vb. 1 oktober van het lopende
jaar.
- Renewal reminder period
(days): het aantal dagen
voorafgaand aan de renewal date
dat je wil worden
verwittigd.
- Material supplier: zoek en
selecteer de facturerende
vendor.
- Eens je alle gegevens invulde klik je
bovenaan op Order Now.
Resultaat
Als je nu de e-collectie opzoekt binnen je
institution tab zie je volgende: 
- Bij het aanmaken van de order werd er een
"e-activation task" aangemaakt. De
effectieve toegang van je electronic
collection kan je opvolgen via de Activation tasks.
- Je ziet dat er een order gekoppeld is: "Orders: 1". Een klik hierop
brengt je naar het order. Je kan dit dan
editeren en vervolgens op "Save" klikken
om je aanpassingen te bewaren.