Portfolio selecteren

Zoek de portfolio op via de Persistent Search balk: zoek binnen "Electronic portfolios". Kies achter het zoekvak voor het icoontje van de Community Zone zodat je de resultaten meteen in de juiste tab krijgt.
Als er geen passende CZ portfolio aanwezig is, maak je een lokale portfolio aan.

Ken je de precieze locatie van de toegang nog niet? Maak dan een lokaal bib record aan en plaats de order voorlopig op titelniveau. Dit genereert automatisch een standalone portfolio. Later, als je de verdere toegangsinfo hebt, link je deze aan een e-collection. Maar je kan alvast aan de slag met je order administratie.

Image Placeholder

Order aanmaken

  • Wanneer je de juiste portfolio hebt gevonden of aangemaakt, klik je rechts op de knop "Order" of, als deze niet getoond wordt, op de ...-knop. De actie "Order" staat dan in het lijstje. Klik daar op deze optie.
Image Placeholder

  • Selecteer vervolgens:
    • PO line type: Electronic Journal - Subscription (staat in de recommended types)
    • PO line owner: selecteer je bibliotheek.
  • Klik op Create PO line.
  • Vul de Purchase Order Line Details in. De tab Summary volstaat met volgende info:
    • Material supplier: zoek en selecteer de facturerende vendor.
    • List price: de met de vendor afgesproken prijs.
    • Klik op Add Fund en zoek en selecteer het betreffende krediet van je bibliotheek.
    • Acquisition method: [afhankelijk van afspraken binnen je bibliotheek]
    • Material type: Journal
    • Invoice status: [afhankelijk van afspraken binnen je bibliotheek]
    • Reporting code: selecteer het type abonnement [afhankelijk van afspraken binnen je bibliotheek]
    • Cancellation restriction: vink aan als er een beperking is m.b.t. opzegging van het abonnement (uitgeverslicentie, depotafspraken, ...)
    • Cancellation restriction note: verduidelijk hier de opzeggingsbeperking
    • Identifier: ISSN
    • Manual renewal: uitvinken!
    • Subscription from date: begindatum van het abonnement
    • Subscription to date: einddatum van het abonnement. Is het een lopend abonnement, zet dan 31/12/2099. Zo wordt het niet automatisch afgesloten.
    • Renewal date: de datum wanneer je zelf het abonnement wil hernieuwd zien, of de datum opgelegd door de uitgever. Vb. 1 oktober van het lopende jaar.
    • Renewal reminder period (days): het aantal dagen voorafgaand aan de renewal date dat je wil worden verwittigd.
    • In de rubriek Additional kan je nog een Associated PO Line invullen. Vb. om een link te leggen met een eventueel print abonnement.
  • Eens je alle gegevens invulde klik je bovenaan op Order Now.

Resultaat

Als je nu de portfolio opzoekt binnen je institution tab zie je volgende
Image Placeholder
  • Bij de portfolio staat het community zone icoon uitgegrijsd (= inactief = nog niet aangeboden aan je bibliotheekgebruikers in Limo): door een order aan te maken heb je de community zone portfolio binnengehaald in je institution inventory. Logischerwijze initialiseerde je nog maar de bestelling en is het e-journal nog niet toegankelijk op het uitgeversplatform. De effectieve toegang en activering van je portfolio kan je opvolgen via de Activation tasks.
  • Je ziet dat er een order gekoppeld is: "Orders: 1". Een klik hierop brengt je naar het order. Je kan dit dan editeren en vervolgens op "Save" klikken om je aanpassingen te bewaren.
    Merk het verbodsteken op: d.w.z. dat we een cancellation restriction registreerden.
Image Placeholder