Het bestellen van tijdschriften verloopt in grote mate gelijk aan deze met monografieën. Er zijn echter enkele elementen waaraan we extra aandacht moeten besteden. Zo zullen er geen items aangemaakt worden bij de bestelling en zal een bestelling gekoppeld zijn aan een holding in plaats van aan een item.

Je vertrek van een bibliografische beschrijving van een gedrukt tijdschrift. Als je een nieuw record maakt, let er dan op dat je geen holdings/items aanmaakt, want een holding wordt automatisch gemaakt samen met de order.

Via de verschillende opties (knop Order, knop winkelwagen) opent Alma nu de PO line owner and type.

Per titel wordt een bestellijn (PO line of POL) aangemaakt. Nadat alle bestellijnen zijn aangemaakt, worden deze automatisch of manueel via packaging samengevoegd tot een bestelling of  bestellijst (PO).

  • PO line type: Print Journal - Subscription. Meer informatie over de purchase types vind je op deze pagina : Purchase types
  • PO Line owner= naam eigen campusbibliotheek 
  • Load from template = laatst gebruikte templates of lijst met alle reeds aangemaakte templates
  •  Generate barcode using sequence = de bestellijn wordt gekoppeld aan een barcode volgens de parameters van je eigen instelling
  •  Assign inventory manually =  je krijgt een bestelling waaraan geen holding en item worden gekoppeld

 Klik na het invullen op  Create PO Line.

Indien er reeds eerdere bestellijnen aanwezig zijn in Alma, wordt dit getoond in een boodschap. Confirm.

Automatisch kom je terecht in het tabblad Summary van de bestellijn om de ordergegevens in te vullen. De informatie hiervan vinden we grotendeels terug bij de Workflow bestelling van een print boek. Hieronder sommen we enkel de punten op die nieuw zijn in vergelijking met het bestelling van een monografie, of die punten die extra aandacht verdienen.                                                                       

  • Expected receipt after ordering : Voor tijdschriften is dit het aantal dagen dat kan verlopen tussen de bestelling en de ontvangst van het eerste nummer.
  • Expected receipt date : de verwachte ontvangstdatum van het eerste nummer (na de bestelling).
  • Subscription interval : Het aantal dagen dat mag verstrijken tussen de ontvangst van twee nummers. Op basis van dit getal wordt beslist of een tijdschriftnummer geclaimd wordt of niet. Als de periode verstreken is, komt het tijdschrift in de lijst met te claimen items terecht. In tegenstelling tot Aleph wordt het claimproces voor tijdschriften dus bepaald op orderniveau en niet op itemniveau
  • PO line details : Hier moet natuurlijk het juiste materiaaltype en de juiste reporting code aangeduid worden.
  • Manual renewal : Indien dit aangevinkt wordt, creëert Alma een lijst met te hernieuwen abonnementen. Er wordt dan geen informatie vernieuwt, tenzij dit manueel wordt aangepast. Als dit uitgevinkt is, wordt de informatie wel aangepast bij het verstrijken van de renewal date.
  • Subscription from en to date : De periode waarvoor het abonnement loopt
  • Renewal date : Datum waarop het abonnement verlengd gaat worden
  • Renewal reminder period : Het aantal dagen dat de operator verwittigd wordt voordat het abonnement vervalt.

 Als alle informatie ingevuld is, klik je op een van de opties die Alma je voorschotelt. De order wordt nu aangemaakt.

Als de bestelling aangemaakt is moeten er nog enkele handelingen gebeuren :

  • Aanpassen van de gegevens in de holding (vb. tag 541 en 866). Dit is natuurlijk afhankelijk van de afspraken die er binnen de bibliotheken gemaakt worden.
  • Aanmaken van een item met de overkoepelende bezitnotatie.