Stel je krijgt een bestelling, waarvan je niet zeker bent of je deze bestelling mag/kan bestellen. Of er moet eerst toestemming gevraagd worden om de publicatie te bestellen. Dan kan je toch al de gegevens toevoegen aan Alma . Je verzendt echter de bestelling niet, maar stelt ze uit .

Alma verstuurt de bestellingen automatisch. Je kan dit omzeilen door bij de bestelling te kiezen voor Defer. Het moment waarop je de bestelling wel wil laten versturen, plaats je via de Reactivate knop de bestelling terug in de normale workflow.

Werkwijze:

  • Je maakt een bestelling (Zie bestelling maken. 
  • TIP : Wanneer je meteen wil zien waarom deze bestelling is uitgesteld, is het handig om de reden te vermelden bij de Receiving note (tijdens de bestelling). Dan moet je niet verder doorklikken voor meer informatie. Andere bibliotheken (binnen de instelling) zien deze informatie ook. Je kiest de optie Defer. Klik op Go.
  • In het volgende scherm kan je een datum invullen wanneer je terug aan deze bestelling wil herinnerd worden (Deferral reminder). Je kan ook een reden aanduiden waarom de bestelling wordt uitgesteld. Extra informatie kan je in het note veld vermelden.
  • Klik op Defer.
  • Daarna krijg je een boodschap dat je bestelling uitgesteld is.
  • Wanneer je de bestelling nu opzoekt is duidelijk zichtbaar dat de bestelling uitgesteld is. De status van de bestelling is gewijzigd in Deferred. Als je de Receiving note in de bestelling hebt ingevuld, zie je ook dadelijk de reden van uitstel.
  • Wanneer de defer datum verstreken is, komt de bestelling in de jouw Task list te staan: Order lines > deferred > assigned to you.
  • Wanneer je nog extra informatie wil toevoegen aan deze bestelling, kan je de bestelling opzoeken. Hier kan je niet onmiddellijk aanpassingen maken maar wanneer je op Go to task list klikt, kom je op het scherm Review Deferred. Dit scherm kan je ook bereiken door in het Alma menu Acquisitions > Purchase order lines >  Review deferred aan te klikken.
  • In dit scherm staan alle bestellijnen met status Deferred. Bestellingen die je zelf hebt uitgesteld zijn Assigned to me. Hier kan je via de Edit knop nog extra informatie toevoegen aan de bestelling. Na het aanpassen van de gegevens kan je kiezen tussen Save en Reactivate. Als je kiest voor Save blijft de bestellijn op de Review deferred PO lines pagina.
  • Reactivate: wanneer je voor Reactivate kiest, komt de bestelling terug in workflow waar de bestelling was, toen de bestelling werd uitgesteld. Alma vraagt een bevestiging. Confirm. De bestelling gaat naar Autopackaging en zal dus automatisch door Alma verstuurd worden.