Let op : Alle handelingen in de workflow dienen best uitgevoerd te worden vanuit Acquisition department.  Aan dit department zijn de vendors en funds verbonden.


De budgetten zijn opgenomen in Alma en de vendors zijn aangemaakt (zie Acquisitie infrastructuur). Het volgende onderdeel is het opzoeken van de publicatie.


Opzoeken publicatie


Je kan in Metadata editor eenvoudig zoeken of geavanceerd aan de hand van een keuze uit verschillende parameters in combinatie met booleaanse operatoren.

Afhankelijk van het zoekresultaat zijn er 3 mogelijke manieren om een bestellijn aan te maken.

  1. Zoekresultaat bevindt zich in tabblad Institution : de publicatie is aanwezig in de eigen bibliotheek. Bestelformulier openen via Action (…) knop en je kiest Order.
  2. Zoekresultaat bevindt zich in tabblad Network : de publicatie is niet aanwezig in de eigen bibliotheek maar wel in een bibliotheek van het Libis netwerk. Je klikt op de knop Order om het bestelformulier te openen.

Het ISBN-nummer dat als eerste gerangschikt staat in het bibliografisch record verschijnt op de bestellijn. Indien dit niet het gewenste is, dan plaats je het gewenste ISBN-nummer als eerste in het bibliografisch record ofwel pas je dit nummer in de bestellijn aan.

3. Indien de zoekopdracht geen resultaat oplevert, maak je zelf een bibliografisch record in  Metadata editor.  Je hebt 2 manieren om een nieuw bibliografisch record aan te maken: importeren vanuit een externe databank of zelf aanmaken aan de hand van een template. Kijk eerst  of de nieuw aangemaakte records en templates zullen worden bewaard in Netwerk.

Dit kan je doen via File > Options en vink voor beide Network aan.
  • Importeren van een externe databank :
  • Alma menu > Resources > Cataloging >Search resources : selecteren van een externe databank (oa OCLC, Vlacc) en je tikt een aantal zoekingangen in Any field of specifieke zoekingangen in het betreffende zoekveld. Je klikt op search en de zoekopdracht wordt gestart. De zoekopdracht geeft een aantal resultaten die via de knop View raadpleegbaar zijn.
  • Indien een record  goed is voor opname in Alma, kan je het record importeren via de knop Import. Het record kan je verder catalograferen volgens de regelgeving van Metadata (verwijderen, invoegen of aanpassen velden)
  • Via Edit – enhance the record  kies je de juiste materiaalsoort (Enhance – Print book) en de bijhorende kenmerkende velden worden aangepast in het record. Je geeft het bibliografisch record de status Precata (via keuzemenu in tag 900$$a). Deze status wordt verwijderd tijdens het catalografisch proces na ontvangst van het bestelde werk.
  • Nieuw record aanmaken = Open metadata editor : aanmaken van een bibliografisch record volgens de regelgeving van Metadata. Je gebruikt hiervoor best een template en je geeft het bibliografisch record de status Precata (via een keuzemenu in tag 900$$a). Deze status wordt verwijderd tijdens het catalografisch proces na ontvangst van het bestelde werk.   

In beide gevallen bewaar je het bibliografisch record vooraleer je via de bestelknop (icoon winkelwagen) een bestelformulier opent.


Aanmaken bestellijn


Via de verschillende opties (knop Order, knop winkelwagen) opent Alma nu de PO line owner and type.

Per titel wordt een bestellijn (PO line of POL) aangemaakt. Nadat alle bestellijnen zijn aangemaakt, worden deze automatisch of manueel via packaging samengevoegd tot een bestelling of  bestellijst (PO).

  • PO line type:
Hier kies je welk bestelformulier je wenst te gebruiken, bv. print book – one time.

Alma geeft een aantal ‘recommended types’ aan, afhankelijk van de soort publicatie. Via ‘other’ krijg je het volledige keuzemenu van bestelformulieren. 

Indien je het bestelformulier verkeerd kiest, dan moet in sommige gevallen de bestelling opnieuw worden ingevoerd en de verkeerde worden vernietigd.

Het is van groot belang dat het juiste besteltype wordt gekozen omdat dit het verdere administratieve proces in Alma bepaalt. Ook in het kader van analytische dataverzameling is het aangewezen om slechts een beperkte set van besteltypes te gebruiken.

Je kan een beperkte set bestelformulieren beschikbaar maken in jouw eigen instelling. Neem hiervoor contact op met Libis.

Meer informatie over de purchase types vind je op deze pagina : Purchase types
  • PO Line owner= naam eigen campusbibliotheek 
  • Load from template = laatst gebruikte templates of lijst met alle reeds aangemaakte templates

Even tussendoor : Aanmaken van een template

Indien je eerst een template wenst aan te maken zodat bij elke nieuwe bestelling alleen nog de specifieke gegevens per titel ingevoerd  moeten worden, klik je ook op Create PO Line. Je vult alleen maar de algemene gegevens in, je duidt de manier van samenvoegen (packaging) van de bestellijnen aan en je kiest

Save as template. 

Hier kan je een naam geven aan jouw template (Leverancier, acroniem bibliotheek, acroniem collectie, aard materiaal).

Bij de eerstvolgende bestelling kies je dan Load from template.

  •  Generate barcode using sequence = de bestellijn wordt gekoppeld aan een barcode volgens de parameters van je eigen instelling
  •  Assign inventory manually =  je krijgt een bestelling waaraan geen holding en item worden gekoppeld

 Klik na het invullen op  Create PO Line.

Indien er reeds eerdere bestellijnen aanwezig zijn in Alma, wordt dit getoond in een boodschap. Confirm.

 Automatisch kom je terecht in het tabblad Summary van de bestellijn.

 

Even tussendoor : Aanmaken van een template

Indien je eerst een template wenst aan te maken zodat bij elke nieuwe bestelling alleen nog de specifieke gegevens per titel ingevoerd  moeten worden, klik je ook op Create PO Line. Je vult alleen maar de algemene gegevens in, je duidt de manier van samenvoegen (packaging) van de bestellijnen aan en je kiest

Save as template. 

Hier kan je een naam geven aan jouw template (Leverancier, acroniem bibliotheek, acroniem collectie, aard materiaal).

Bij de eerstvolgende bestelling kies je dan Load from template.

We overlopen nu even de verschillende tabbladen op het scherm :


Als alle nodige informatie in de verschillende tabbladen/velden is ingevoerd, heb je een aantal mogelijkheden om verder te klikken. Deze mogelijkheden worden op deze pagina verder uitgelegd : Opties voor een bestellijn tijdens het bestelproces


Hierna krijg je volgende scherm:  PO Line : POL-…., with title: … : XXX (afhankelijk van de gekozen optie). Wanneer je dit krijgt is het ok en kan je door naar de volgende stap in het bestelproces.