Deze werkwijze is aangewezen als het materiaal geleverd wordt voor de ontvangst van de factuur.

Voor deze actie is het vooral van belang dat er gewerkt wordt vanuit het Acquisitie departement en niet vanuit het Circulatie departement (Balie).

Reden: bij het ontvangen van items vanuit Circulatie departement (balie) komt het item dadelijk in place.  Het item is dadelijk zichtbaar in Limo en is beschikbaar voor ontlening.

Als je ontvangt vanuit Acquisitie departement komt het item in transit te staan en is het nog niet beschikbaar in de bibliotheek. In Limo blijft het boek ook in transit staan. Nadat alle nodige handelingen verricht zijn, stuur je het item vanuit het Acquisitie departement naar het Circulatiedepartement (zie post-receiving proces).

 

Ontvangen van materiaal


Alma menu > Acquisitions > Receiving and invoicing >receive

Via Manage column display kan je aangeven welke velden je wil tonen in de resultatenlijst van bestellingen (icoon tandwiel). Status bestellijn op All (except close).

Je kan via verschillende zoekingangen de bestelling opzoeken, zoals PO of  PO Line.  Zoeken op factuurnummer is hier niet van toepassing aangezien er nog geen factuur verwerkt is. Of je kan rechtstreeks in de resultatenlijst de geleverde bestellijnen aanvinken.

De geleverde bestellijnen aanvinken en klikken op Receive. Als je in de bestellijn Receiving note hebt ingevuld, verschijnt de informatie op het scherm.

De ontvangen titels komen nu in Transit.

Je kan vanuit het scherm Receive aanpassingen doen aan de items door te klikken op Manage items. Vanuit het physical item editor scherm is het mogelijk om Metadata Editor te openen. Hiervoor dubbelklik je op de titel.  Via de Back knop in het editeerscherm kom je terug terecht op het Receive scherm.

NOOIT gebruik maken van receive all want dan zal Alma alle nog openstaande bestellingen ontvangen.


Factuur verwerken 



Alma menu > Acquisitions > Receiving and invoicing > create invoice

Als je de factuur verwerkt, wordt handle receiving niet aangevinkt. Voor de verdere informatie, zie Zie factuur ontvangen en verwerken