Inhoud
Wat is Duplicate Record en
wanneer gebruik je deze functie?
Duplicate Record is een functie in de
Alma Metadata Editor die het mogelijk maakt om in 1 klik een kopie te maken van een
bestaand
bibliografisch record.
Het is natuurlijk niet de bedoeling dat we
bibliografische records gaan verdubbelen. Maar
deze functie is wel zeer handig wanneer je
een
nieuwe bibliografische beschrijving moet
maken
die op vele punten gelijkt op een al
bestaande
beschrijving. Je kan dan eerst een
kopie maken
en dit nieuwe record vervolgens op de
noodzakelijke punten aanpassen. De metadata
die niet veranderd, laat je natuurlijk
ongemoeid.
Er zijn verschillende scenario's waar deze
functie dus kan toegepast worden.
- Een nieuwe editie beschrijven: je
moet een
nieuwe editie beschrijven van een
publicatie waarvan voor een eerdere editie
al een bibliografisch record beschikbaar
is.
- Meerdere artikels uit eenzelfde
tijdschrift(nummer): ook wanneer
je
verschillende analytische records moet
maken voor artikels uit hetzelfde (nummer
van) een tijdschrift, is het handig om -
nadat je het eerste record volledig hebt
uitgewerkt - de volgende records
grotendeels te baseren op dat eerste
record door dit te kopiëren en aan te
passen waar nodig.
- Opsplitsen van P en D/E: wanneer
we in de
catalogus zowel de fysieke (P) versie van
een document als een
elektronische/digitale versie (D/E) willen
beschrijven, dan moeten we hiervoor twee
verschillende bibliografische records
maken. Deze lijken echter sterk op elkaar.
Met Duplicate Record kan je bv. een
bestaand P-record kopiëren en het nieuwe
record met enkele kleine aanpassingen (zie
verder) veranderen in een
D/E-record.
Stap voor stap
De workflow start bij het bibliografische
record dat je wil gaan kopiëren.
- Zoek dit record op in Alma en open het in
de Alma Metadata Editor
- Kies in de menubalk voor Record
Actions en klik in de lijst op Duplicate Record
- Alma maakt nu een duplicaatrecord aan. Je
ziet in de navigatiekolom links nu beide
records staan. Ze hebben dezelfde titel.
Het gekopieerde record is herkenbaar aan
de aanduiding New.
- Als je het originele record verder niet
meer nodig hebt, is het een goed idee om
dit record nu al te releasen. Zo vermijd
je dat je per ongeluk het originele en
niet het gekopieerde record verder gaat
aanpassen.
- Je kan het gekopieerde record nu waar
nodig aanpassen. Let er dus steeds op dat
je werkt op het record dat ook in de
hoofding voorlopig nog de aanduiding New heeft. De belangrijkste
aandachtspunten hierbij worden hieronder
opgelijst.
- Als je klaar bent met de aanpassingen, sla
je het nieuwe gekopieerde record op.
- Je kan er nu ook fysieke of
elektronische/digitale inventory aan
koppelen.
Aandachtspunten bij de redactie van
een gedupliceerd record
Duplicate Record maakt het mogelijk om
heel snel een al grotendeels afgewerkt nieuw
record te maken. Maar in de meeste gevallen is
er toch nog wel wat werk om het nieuwe record
correct aan te passen. Let zeker op volgende
zaken:
- Verwijder steeds alle 035-tags uit het
gekopieerde record: deze tag bevat
immers nummers en codes die elk record
individueel identificeren. Het is dan ook
niet de bedoeling dat deze verdubbeld
worden in de catalogus. Het is erg belangrijk dat je deze 035-tags verwijderd vóór je het gedupliceerde record een eerste keer opslaat in Alma. Doe je dit niet, dan bestaat het risico dat origineel en gedupliceerd record in Limo onterecht gededupliceerd worden.
- Lokale trefwoorden (tags 650 _7): verwijder alle
lokale trefwoorden uit het gekopieerde
record behalve de trefwoorden voor je
eigen IZ. Als er andere
trefwoorden moeten worden toegekend (bv.
wanneer je een nieuw artikel beschrijft
dat een ander onderwerp behandelt), dan
verander je vanzelfsprekend ook je eigen
IZ-trefwoorden.
- Pas de sleutelwaarde voor materiaaltype
in 902 $$m aan wanneer je een record
kopieert in het
P<>D/E-scenario. Heb je bv.
de beschrijving van een fysiek boek
gekopieerd, omdat je het e-book aan de
catalogus wil toevoegen, dan moet je 902
$$m PHYSICAL aanpassen naar 902 $$m
ELECTRONIC_DIGITAL. Bij opslaan van het
gekopieerde record, worden dan automatisch
een aantal andere elementen in het record
aangepast.
- Heb oog voor detail: zorg ervoor
dat je het gekopieerde record aanpast op
alle punten die verschillen. Een
voorbeeld: je beschrijft een nieuwe editie
uit 2022 door het record van een editie
uit 2018 te kopiëren. Let erop dat het
jaar van publicatie niet alleen moet
gewijzigd worden in tag 264 $$c maar ook
in tag 008! Er zijn vaak meer punten van
verschil tussen beide records dan je op
eerste zicht zou denken.
Colofon
Laatst gewijzigd: 04.05.2022