Table des matières
Ce que fait la
fonction Dupliquer une
notice et quand l'utiliser?
Dupliquer la notice est une fonction de
l'éditeur de métadonnées d'Alma qui permet de créer une copie d'une notice
bibliographique
existante en un seul clic.
Bien entendu, il n'est pas dans notre intention
de dupliquer les notices bibliographiques.
Mais cette fonction est très utile lorsque
vous devez créer une nouvelle notice
bibliographique qui est similaire en de
nombreux points à une notice
existante. Vous pouvez d'abord faire
une copie, puis modifier cette nouvelle notice
de la manière nécessaire. Les métadonnées qui
ne changent pas sont, bien entendu, laissées
intactes.
Il existe plusieurs scénarios dans lesquels
cette fonction peut être appliquée.
- Décrire une nouvelle édition : vous
devez décrire une nouvelle édition d'une
publication pour laquelle une notice
bibliographique est déjà disponible pour
une édition antérieure.
- Plusieurs articles d'un même
magazine : lorsque vous devez
faire plusieurs notices analytiques pour
des articles d'un même (numéro d'un)
magazine, il est utile - après avoir
élaboré complètement la première notice -
de baser les notices suivantes en grande
partie sur cette première notice en la
copiant et en l'ajustant où cela est
nécessaire.
- Séparation des version P et D/E :
si nous voulons décrire dans le catalogue
à la fois la version physique (P) d'un
document et une version
électronique/numérique (D/E), nous devons
créer deux notices bibliographiques
différentes. Cependant, elles sont très
similaires. Avec Dupliquer la notice, vous
pouvez copier une notice P existante et
transformer la nouvelle notice en notice
D/E avec quelques ajustements mineurs
(voir ci-dessous).
Pas à pas
Le flux de travail commence à partir de la
notice bibliographique que vous voulez
copier.
- Trouvez cette notice dans Alma et ouvrez-la dans l'éditeur de métadonnées d'Alma.
- Sélectionnez Actions de la notice dans la barre de menu et cliquez sur Dupliquer la notice dans la liste.
- Alma crée maintenant une notice en double. Vous verrez maintenant les deux notices dans la colonne de navigation sur la gauche. Elles ont le même titre. La notice copiée peut être reconnue par l'indication Nouveau.
- Si vous n'avez plus besoin de la notice originale, c'est une bonne idée de débloquer cette notice maintenant. Cela vous évite de modifier accidentellement la notice originale au lieu de la notice copiée.
- Vous pouvez maintenant modifier la notice copiée où cela est nécessaire. Veillez à toujours travailler sur la notice qui porte encore l'indication Nouveau dans l'en-tête. Les points d'attention les plus importants sont énumérés ci-dessous.
- Lorsque vous avez terminé vos modifications, sauvegardez la nouvelle notice copiée.
- Vous pouvez désormais y rattacher un inventaire physique ou électronique/numérique.
Points à prendre en compte lors
de la rédaction d'une notice dupliquée
Dupliquer la notice permet de créer rapidement une nouvelle notice qui est déjà en grande partie terminée. Mais dans la plupart des cas, il y a encore du travail à faire pour modifier correctement la nouvelle notice. Veillez à prêter attention aux éléments suivants:
- Retirez toujours toutes les zones 035 de la notice copiée : ces zones contiennent des numéros et des codes qui identifient chaque notice individuellement. Il n'est donc pas question de les reproduire dans le catalogue.
- Mots-clés locaux : supprimez tous les mots clés locaux de la notice copiée (zone 650 _7), à l'exception des mots clés de votre propre Zone Institution. Si d'autres mots-clés doivent être attribués (par exemple, si vous décrivez un nouvel article qui traite d'un sujet différent), il est évident que vous devez également modifier vos propres mots-clés.
- Ajustez la clé-maîtresse pour le type de matériel dans la sous-zone 902$$m lorsque vous copiez une notice dans le scénario P<>D/E. Par exemple, si vous avez copié la description d'un livre physique, parce que vous voulez ajouter le livre électronique au catalogue, vous devez changer 902 $$m PHYSICAL en 902 $$m ELECTRONIC_DIGITAL. Lors de la sauvegarde de la fiche copiée, un certain nombre d'autres éléments de la fiche sont alors automatiquement ajustés.
- Ayez l'œil pour les détails : assurez-vous d'ajuster la notice copiée dans tous les points qui diffèrent. Un exemple : vous décrivez une nouvelle édition de 2022 en copiant la notice d'une édition de 2018. Veuillez noter que l'année de publication doit être modifiée non seulement dans la zone 264 $$c mais aussi dans la zone 008 ! Il y a souvent plus de points de différence entre les deux notices qu'on ne le pense à première vue.
Colophon
Dernière modification: 04.05.2022