Inhoud
Wat kan/mag je doen met bestaande
authority records?
Authority records zijn essentieel voor de
goede werking van de catalogus. We werken
daarom ook voortdurend aan het verbeteren van
de authority records. Catalografen van
Bibliotheekdiensten - Documentverwerking
bekijken alle nieuw gecreëerde authority
records: in verschillende stappen worden deze
desnoods verbeterd en zeer vaak aangevuld en
verrijkt met bijkomende gegevens. Een
volledige beschrijving van dit
consolidatieproces vind je op de pagina Authority records
consolideren. Om ervoor te zorgen dat
deze geconsolideerde records ook nadien goed
blijven werken, zijn er enkele regels en afspraken
i.v.m. wat je wel en niet mag doen met
geconsolideerde authority records.
Neem deze eerst eens door voor je aan
bestaande authority records begint te
sleutelen.
Authority records editeren vanuit de
Metadata Editor
Dat een bepaald authority record voor
verbetering vatbaar is, zal je meestal merken
wanneer je werkt aan een bib record en via de
F3-functionaliteit op zoek ging naar een
authority record. Via de View-knop achter elke
hoofdvorm en verwijzingsterm op de F3-lijst,
kan je -zoals bekend- het authority record in
kwestie bekijken. Onder de metadata van het
authority record staan twee knoppen die het
mogelijk maken om het authority record te
openen en te bewerken:
Add record to editing list: klik op deze knop om het authority record 'achter de schermen' te openen in de Metadata Editor. Er verandert niets aan het scherm maar het authority record wordt geopend en je kan het terugvinden in de navigatiebalk aan de linkerkant van het scherm. Je kan eerst de selectie van de juiste waarde op de F3-lijst afronden en daarna het authority record bewerken, opslaan en releasen.
Edit: door op deze knop te klikken, wordt het record meteen zichtbaar geopend in de Metadata Editor. Het scherm blijft in split screen met links de F3-lijst maar rechts wordt het authority record nu bewerkbaar getoond. Je kan de nodige aanpassingen uitvoeren en vervolgens bij voorkeur via Save & Release het record opslaan en weer vrijgeven. Daarna kan je verdergaan met het werk aan het bib record.
OPGELET: de Alma Metadata Editor vertoont een
soms vervelende bug. Wanneer je via de
Edit-knop probeert om meerdere authority
records te bewerken, gebeurt het vaak dat bij
het tweede of volgende authority record niet
dat record maar het eerste authority record
dat je opende, opnieuw wordt getoond. De
voorlopige oplossing hiervoor bestaat erin om
even het F3-scherm te verlaten en terug te
keren naar het bib record en daarna opnieuw
via de F3-knop terug te keren om het juiste
authority record te openen.
Authority records zoeken
Meestal zal je authority records on the
fly editeren zoals hierboven
beschreven. Maar het kan ook voorkomen dat je
een bepaald authority record echt wil gaan
zoeken, nakijken en eventueel aanpassen en
verbeteren. Network Zone authority records
zijn eenvoudig opzoekbaar via de
Persistent Search zoekbalk bovenaan het
Alma scherm. Het is natuurlijk wel
nodig dat je vooraan kiest om te zoeken naar
Authorities. Authority records kan je zoeken
via de algemene Keywords-index maar ook via
een aantal specifieke indices. Aangezien alle
authority records in de Network Zone (moeten)
worden bewaard, kan je achter het zoekvak ook
kiezen om de zoekresultaten meteen in de
Network Zone tab te bekijken.
De zoekresultatenlijst kan je desnoods verder
verfijnen met de facets in de linkerkolom of
door de zoekopdracht zelf te verfijnen en
opnieuw uit te voeren. De knop 'Edit record'
opent het authority record in de Metadata
Editor.
Verwijzingstermen toevoegen
Een verwijzingsterm toevoegen is eenvoudig.
Voeg een nieuwe lege tag toe en vul de tag in
met 400, 410 of 430 alnaargelang het type
authority record dat je bewerkt. Voeg daarna
de verwijzingsterm zelf in in $$a. Een goed
authority record bevat alle nodige maar
geen overbodige verwijzingstermen. Let
daarom op volgende zaken:
Varianten van de naam (andere talen, andere spelling, andere volgorde van de onderdelen van de naam, pseudoniemen) zijn meestal nodige en nuttige verwijzingstermen.
Voer liever geen verwijzingsterm in die bestaat uit de achternaam gevolgd door de initialen van de voornaam. Deze vorm wordt al automatisch aangemaakt bij publishing naar Limo. Bovendien bestaat zo het risico dat bestaande bib records die nog niet onder authority control werden geplaatst aan het verkeerde authority record worden gekoppeld door de Alma job Authorities - Link BIB Headings
Nadat je de verwijzingsterm hebt toegevoegd,
kan je met Save and Release de aanpassing
opslaan en meteen terugkeren naar het bib
record waar je aan bezig was. De nieuwe
verwijzingsterm zal ook meteen via de
F3-functionaliteit opzoekbaar zijn.
De hoofdvorm aanpassen
Een goed geformuleerde hoofdvorm is erg
belangrijk om vergissingen te vermijden. De
toevoeging van biografische data in $$d en/of
een (zeer bondige) beroepsaanduiding in $$g
zijn een grote hulp om personen of corporaties
met gelijkluidende namen te onderscheiden. Het
is niet altijd evident om die gegevens meteen
op te zoeken bij het on the fly creëren van
authority records. Daarom kan het soms nodig
zijn om de hoofdvorm achteraf te verbeteren of
aan te vullen.
Het is ook heel belangrijk dat alle ooit
gebruikte hoofdvormen in het authority
record aanwezig blijven als
verwijzingsterm. Het zijn immers deze
hoofdvormen die als heading zijn overgenomen
worden in bib records en die er dus voor
zorgen dat bib en authority record aan elkaar
gekoppeld zijn. Ga daarom steeds op de
volgende manier te werk:
Ga naar de hoofdvorm van het record en kopieer deze zodat je twee identieke tags 1XX krijgt.
Verander één van deze hoofdvorm in een verwijzingsterm door de tag van 1XX te veranderen in 4XX (dus 100 wordt 400, 110 wordt 410, ...)
Pas de overblijvende hoofdvorm nu aan zoals je dat nodig acht: corrigeer de gegevens of vul aan.
Sla het record op
Vanaf nu zal in bibliografische records de
nieuwe verwijzingsterm worden opgenomen. Het
authority record blijft echter opzoekbaar via
de oude hoofdvorm en de al bestaande relaties
tussen bib records en het authority record
blijven intact.
Triggers voor authority records
Het meer complexe onderhoud van de authority
records wordt overgelaten aan enkele
gespecialiseerde medewerkers. Maar door het
invoeren van een trigger in een authority
record kan iedereen wel vastgestelde
problemen signaleren. Volgende
triggers zijn beschikbaar:
Authority record controleren: deze trigger voer je in wanneer je wenst dat er nog eens grondig gekeken wordt naar het authority record in kwestie, bv. omdat je twijfelt aan de correctheid van de hoofdvorm.
Authority record ontdubbelen: vooral bij oudere authority records stel je soms vast dat de lijst van gelinkte bibliografische records wel heel divers is. Dat komt voor wanneer meerdere auteurs dezelfde naam hebben en er slechts één algemeen authority record bestaat. In dat geval moeten eerst de nodige nauwkeurige authority records worden aangemaakt en vervolgens moeten de bibliografische records worden gelinkt aan de juiste authority records.
Authority record verwijderen - duplicaat: wanneer je vaststelt dat er voor een bepaalde persoon, corporatie of titel twee of meerdere authority records bestaan, voeg je deze trigger in in minstens 1 van deze authority records. Er wordt dan voor gezorgd dat er slechts 1 authority record meer overblijft maar ook dat alle relevante records aan dit authority record gelinkt worden of blijven.
Een trigger wordt ingevoerd in tag 901
$$a. Een keuzelijstje helpt je om steeds
de juiste triggertekst (belangrijk!) in te
voeren.